Решения компании «Электронные архивы Украины»

«Бумажная» информатизация в Украине
По состоянию на 2011 год в Украине оцифровано около 1% архивной информации. Индексировано и обработано 0,03%. В архивных учреждениях Украины хранится не менее 5 млрд. документов. которые содержатся в 52,9 млн. единицах хранения.
Бумажный документооборот в министерствах и ведомствах занимает 70% от общего обращения информации.
На заводах и предприятиях 80% технической документации и чертежей находятся в бумажном формате.
Средний архив коммерческой организации, в зависимости от рода деятельности, за 10 лет работы накапливает более 20-30 млн. листов документов разного формата.

Затраты на бумажный документооборот
Подготовка, обработка и согласование документов занимает значительную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих украинских организациях работа с документами до сих пор ведется по-старинке – как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде, что приводит к потере важной информации, длительным согласованиям и срывам сроков выполнения заданий. Особенно остро недостатки бумажного документооборота ощущаются в организациях с территориально-распределенной структурой.
Если хотя бы часть вреда от бумажного документооборота оценить в денежном эквиваленте, то получившаяся сумма неприятно удивит любого руководителя. Например, по данным компаний Gartner и Xerox, при бумажном документообороте безрезультатно тратится 10% рабочего времени, т. е. за год организация «впустую» расходует месячный фонд оплаты труда ее сотрудников.

Компания ЭЛАУ предоставляет комплексные решения
по созданию электронных архивов
Разработка инновационных информационных систем и технологических решений, с учетом конкретных заданий Клиента.
Полный комплекс работ по сканированию, наполнению и индексации любых видов архивов предприятий и организаций всех видов собственности.
Информационная, технологическая и сервисная поддержка работы с электронными архивами на всех этапах сотрудничества, а также после завершения активной фазы проектов.

Оперативность. Искомый документ можно использовать через считанные секунды. Сотруднику не понадобится обращаться к первоисточнику во время формирования подборки документов по определенному критерию.
Упорядоченное хранение. Структурированный массив файлов, удобный механизм представления электронных образов.
Безопасность и конфиденциальность. Электронный фонд архивных дел обезопасит вас от несанкционированного доступа к документам, гарантирует наличие дополнительной копии документа, в случае безвозвратной потери (кража, изъятие, стихийные бедствие, и т.д.).
Одновременное использование. Электронную копию документа могут просматривать одновременно несколько сотрудников.
Удаленный доступ. Чтобы получить доступ к системе, не требуется установка дополнительных программ - достаточно подключения к локальной или интернет-сети.
Цели создания электронного архива

Почему ЭЛАУ. Конкурентные преимущества.
Наша специфика в оцифровке (сканирование, индексирование) документов:
работа с рукописными документами;
машинопечатными документами плохого качества (угасающий текст, частичная потеря текста и т.д.) и/или документы с рукописными идентификационными признаками (номер, дата, ФИО и т.д.);
документы с плавающим идентификационными признаками (на разных документах расположены в различных местах);
составление комплектов связанных документов (например, с договором нужно связать все зависимые от него документы – счет, счет-фактура, накладная, до 15 типов документов);
индексация в соответствии с ГОСТами (ГОСТ конструкторской и технической документации, библиографический и т.д.);
согласование критериев качества перед началом работ;
многоуровневая система верификации (проверки) данных.

разрешение №КИ3-2011-76 на ведение деятельности, связанной с государственной тайной;
промышленное оборудование и технологии;
сертифицированное программное обеспечение;
проектный подход к работе: проведение экспертизы, подготовка технического задания, календарного плана работ, регламента организации работ, согласование критериев качества;
гарантии и техническая поддержка информационного ресурса.
Гарантии качества ЭЛАУ

Услуги и решения компании компании «ЭЛАУ»
Государственный сектор
Банковский, финансовый
сектор
Индустриальный сектор
Электронная картотека персональных данных
Система учета договоров
Библиотека электронных архивных дел
Научно - технический архив
Электронная картотека персональных данных
Система учета договоров
Библиотека электронных архивных дел
Электронный архив организационно-распорядительной документации
Электронная картотека
Система учета договоров
Библиотека электронных архивных дел
Научно - технический архив
Электронный архив организационно-распорядительной документации

Типы фондов для оцифровки
1. Картотеки личного состава (сдаются в архив через 3 года, хранятся (75 –В) лет, где В- возраст сотрудника
2. Архивные дела (сдаются в архив через 2 года, хранятся от 10 лет ). Состав архивного дела:
приказы и распоряжения,
планы и отчетность,
протоколы совещаний коллегиальных органов,
переписка по основной деятельности,
организационные документы,
бухгалтерская отчетность,
тендерная документация
3. Архив договоров (хранятся 3 года после окончания договора)
4. Архив проектной и конструкторской документации:
- предпроектная документация,
рабочая документация (чертежи, спецификации, объектные сметы),
дела скважин,
картографические материалы,
пояснительные записки
5. Архив страховой документации

Этапы выполнения работ
Конвертация в формат Заказчика
Индексация
Проверка
Обработка образов
Сканирование
Подготовка к сканированию
Проверка выходного ресурса
Создание тестового ресурса, согласование с Заказчиком критериев качества
Подготовка Технического задания
Экспертиза фондов
Загрузка в ИС Заказчика

Финальный продукт

Архив бухгалтерской, финансовой документации;
ОРД

Библиотека электронных архивных дел
Реализован поиск
по 6 полям

Решение ЭЛАУ «Система учета договоров»
для работы с бухгалтерской/финансовой документацией

Работа
с
рукописными данными

Обработка персональных рукописных данных

Электронная картотека
(имидж-каталог)
Реализован поиск последовательный и по разделителям

Научно-технический архив

Технология оцифровки документов, выполненных на кальках.
фото оригинала
отсканированная копия
?
очистка фона
для хранения и микрофильмирования

Форматы обработки технической документации для хранения
и микрофильмирования
TIFF/JPG color
TIFF 4G
Для хранения и микрофильмирования
фото оригинала
отсканированная копия

Научно-технический архив

Наполнение баз данных

Файловая структура хранения образов

Реализованные проекты
Государственный архив Винницкой области – создание географического имидж-каталога.
Государственный архив Киевской области – сканирование и ретроконверсия документов (дел и описей) архивного фонда «Перепись населения г. Киева 1896 г.»
Фонд Госимущества Украины – решение «Библиотека электронных архивных дел» (сканирование, индексация)
Национальная Историческая библиотека Украины – создание электронного имидж-каталога (сканирование и ретроконверсия 1 млн. карточек) и коллекции редких книг 18 века.
Предприятие «Кировгеология» - создание электронных страховых копий документов
Национальный заповедник «София Киевская» - создание электронной высококачественной коллекции негативов на стекле. Создание страховых копий учетной документации – инвентарных книг, книг поступлений.
Научно-педагогическая библиотека им. Сухомлинского – создание электронных книг 19 века в формате DJVU
Портал wwwwww.1576.www.1576.ua – создание электронных книг в форматах PDF, DJVU,FB2,TXT
Национальный музей истории Украины – создание электронной коллекции 3D- объектов из фонда скульптуры