Технология быстрой идентификации документов - DIRECTUM RapID: документы с полосатой меткой

Где остаются бумажные документы после внедрения СЭД?
Канцелярия
Приемная (секретари)
Руководители различного уровня
Первое лицо компании
Производственные цеха
Отдел кадров

Сложности совместной работы
Одновременно приходится работать как с электронным, так и с бумажным документом
Сопоставление бумажного и электронного документа
Поиск документов
Визирование документов
Выполнение заданий (отправка по маршруту)
История работы с документом

Предложение DIRECTUM
Технология быстрой идентификации документа. DIRECTUM Rapid Document Identification (DIRECTUM RapID):
Штрих-кодирование всех документов, которые есть (должны быть) в бумажном виде
Быстрый поиск документа по штрих-коду
Предоставление информации в удобном виде для конечного пользователя
Быстрый доступ к основным действиям над документом (подписание, просмотр, согласование и пр.)

Штрих-кодирование документов
Входящий документ
Наклейка штрих-кода
Ручная надпечатка штрих-кода
Автоматическая надпечатка штрих-кода
Исходящий документ
Интеграция с офисными продуктами для автоматического внедрения штрих-кода в текст документа
Штрих-код наносится после печати документа

Возможные сценарии работы
Руководитель работает в системе
Руководитель частично работает в системе, часть действий выполняет секретарь
Руководитель работает с бумагой, в системе работает секретарь
Работа делопроизводителя
Работа произвольного сотрудника

Работа продвинутого Руководителя
Поиск задания по документу
Просмотр задания и резолюций
Подписание документа ЭЦП
Выполнение задания
Подписание бумажного документа

Работа продвинутого Руководителя

Работа Секретаря
Поиск электронного документа по подписанному бумажному документу
Поиск задания на подписание документа
Постановка ЭЦП на документ за руководителя
Выполнение задания

Работа Делопроизводителя
Поиск РКК по документу
Отметка в РКК резолюции по документу
Формирование задачи по резолюции
Отметка местонахождения бумажного документа

Интерфейс окна обзора документов

Эффект от использования
Облегчение внедрения СЭД у руководства и делопроизводителей
Повышение доверия и интереса к СЭД со стороны руководства
Сокращение времени на поиск документов
Уменьшение рисков несовпадения электронного и бумажного документа
Сокращение количества операций при сопоставлении бумажного и электронного документа
Ускорение операций по работе с РКК
Прозрачность перемещения документов в организации

Эффект от использования
Затраты при начале работ
Термопринтер для наклеек со штрих-кодом
Сканеры штрих-кода
Клиентские лицензии DIRECTUM RapID
Экономия времени сотрудников
10-15 человеко-дней в месяц
Срок окупаемости
Затраты окупаются за 2-3 месяца