Управление документами как средство создания единого информационного пространства предприятия

Содержание
Необходимость системы управления документами
Решение:
Корпоративное хранилище документов
Общая стратегия хранения, в т.ч. управление E-mail
Глобальный поиск по хранилищу документов
Вопросы безопасности
Преимущества от внедрения HB DM

Необходимость системы управления документами
Почему организациям нужна
система управления документами?
Рост требований к процессу ведения бизнеса и принятия решений.
Необходимое условие для выживания современного предприятия в условиях жесткой конкурентной борьбы выражается простым тезисом – «соответствовать моменту». А для того, чтобы быть успешным предприятием его руководству необходимо взять на вооружение проверенную временем «формулу» успеха –
«работать на опережение».

Необходимость системы управления документами
Около 80% всей корпоративной информации
содержится в неструктурированных документах
Эта информация должна быть
вовлечена в бизнес-процессы
ERP - системы
предназначены для управления
финансовыми активами
ECM или EDM - системы -
средство управления интеллектуальными активами

Необходимость системы управления документами
Типичные проблемы организаций
Документы трудно найти
Неуправляемость движения документа по исполнителям
Контроль использования и предоставление прав доступа к документам
Документы трудно использовать совместно
Важность содержимого документа неочевидна
Отсутствие централизованного и общедоступного каталогизатора документов
Архив из бумажных документов требует существенных затрат и неприменим для быстрого извлечения необходимых данных
Электронные документы и управление документами –
не одно и то же!

Решение
Способы решения
Создание единого защищенного информационного пространства
Единый фундамент для автоматизации бизнес-процессов
Разделение и контроль доступа к информации
Взаимосвязь бумажного и электронного архивов
Исключение бумаги из внутреннего документооборота

Решение
Миссия компании Hummingbird
Помогать предприятиям и организациям в реализации их стратегических целей посредством применения программных решений, направленных на максимально эффективное использование корпоративной информации
АОЗТ «АТЛАС» - стратегический партнер на Украине
компании Hummingbird

Решение
Хранение
Управление
Создание
Распространение
Создание единого легко управляемого информационного пространства предприятия –
эффективного средства поддержки принятия решений

Решение
Эффективным решением проблемы управления корпоративной информацией является создание единого защищенного хранилища корпоративной информации и организация работы сотрудников предприятия с электронными документами посредством некоего АРМ (автоматизированного рабочего места) с такими ключевыми свойствами, как:

Решение
удобный механизм вовлечения неструктурированной информации, содержащейся в разноформатных файлах в бизнес-процессы предприятия;
единый пользовательский интерфейс для работы с широким спектром офисных приложений и электронной почты;
управление доступом к документам и распределение прав на их использование в целях исключения возможности несанкционированного доступа к документам, а также их потери или искажения ввиду недостаточного уровня компетенции отдельных сотрудников;
быстрый атрибутивный и полнотекстовый поиск нужной информации по всему корпоративному хранилищу документов;
коллективная работа с документами, предполагающая создание, блокирование и возврат различных версий документов с возможностью добавления пользователями своих комментариев;
доступ к корпоративному хранилищу документов через Интернет при удаленном или мобильном подключении.

Решение
Нет параметров,
позволяющих
связать документ
с бизнес-процессом
Документ
Документ и бизнес-процессы
(до внедрения DM)

Решение
Система управления документами позволяет добавить бизнес-контекст,
что обеспечивает
привязку документов
к бизнес-процессам
Бизнес-процессы
Документ
Атрибуты документа
в DM-системе
Документ и бизнес-процессы
(После внедрения DM)

Решение: Атрибутирование
Вовлечение всей корпоративной информации в бизнес-процессы.
Атрибутирование - эффективный способ систематизации информации в соответствии с бизнес-логикой предприятия.
Каждому документу в системе соответствует
карточка с набором атрибутов.

Решение: Справочники
При заполнении атрибутов пользователь работает с удобными справочниками. Исключаются ошибки связанные с неправильным назначением кода при профилировании документа

Решение: Интеграция с приложениями MS Office
Открытие документа

Решение: Интеграция с приложениями MS Office
Сохранение документа

Решение: Интеграция с приложениями MS Office
Колонтитул DM

Решение: Интеграция с приложениями MS Office
Гиперссылки DM

Решение
Лавина E-mail
Сотрудники тратят по 2 часа
в день на работу с почтой
К 2006 г. поток сообщений удвоится
По оценке Gartner свыше ¾ know-how закопано в e-mail

Решение: Хранение e-mail в общем архиве
Интеллектуальное coхранение e-mail в общем хранилище документов.
Общая стратегия хранения и списания информации в масштабе предприятия.

Решение: Атрибутирование сообщений

Решение: Присоединение документа к письму

Решение: Отправка документа

Решение: Глобальный поиск по хранилищу
Поиск по атрибутам
Благодаря тому, что все документы наделены атрибутами,
существует возможность быстро и точно находить нужную информацию.

Решение: Глобальный поиск по хранилищу
Поиск по контексту (содержанию)
Если поиск по атрибутам не даст необходимого результата можно найти нужный документ по нескольким словам или фразам из него. Поддерживаются поиск на русском, украинском и английском языках.

Решение: Глобальный поиск по хранилищу
Просмотр результатов поиска

Решение: Глобальный поиск по хранилищу
Сохранение поисковых запросов

Решение: Работа с версиями
Управление версионностью позволяет упростить коллективную работу над документами.

Решение: Работа с версиями
Выбор версии

Решение: Работа с версиями
Сохранение новой версии из MS Office

Решение: Хранение и использование шаблонов
Возможность создания корпоративных шаблонов привилегированной группой пользователей и использования этих шаблонов остальными сотрудниками.

Решение: Личное рабочее пространство и его элементы
Создание

Решение: Личное рабочее пространство и его элементы
Вид

Решение: Общие папки или виртуальные подшивки документов
Карточка папки
Возможность создания виртуальных подшивок документов (проектов) руководящими работниками и организация работы сотрудников с документами в рамках этих проектов.

Решение: Общие папки или виртуальные подшивки документов
Создание документа в папке

Решение: Общие папки или виртуальные подшивки документов
Автоматическое заполнение карточки документа
Наследование атрибутов проекта создаваемыми сотрудниками документами исключает неправильную систематизацию этих документов.

Решение: Связанные документы
Связывание различных документов, объединенных бизнес-логикой, например, договор – дополнительное соглашение к нему.

Решение: Выписка документа из хранилища
Интеллектуальная выписка документов из общего хранилища для автономной работы над ними.

Решение: Возврат блокированного документа

Решение: Портфель
Помещение документов в портфель
Портфель - удобный инструмент для автономной работы над большими массивами информации с последующей интеллектуальной синхронизацией его содержимого с единым хранилищем.

Решение: Портфель
Работа в отсоединённом режиме

Решение: Портфель
Импорт документов из портфеля

Решение: Доступ через Интернет
Webtop
Доступ к корпоративному хранилищу документов через Интернет при удаленном или мобильном подключении.

Решение: Вопросы безопасности
Ключевые свойства решения
Обеспечение сохранности документов
Разграничение доступа к документам
История и аудит действий пользователей
Хранение конфиденциальных данных
Применение ЭЦП

Решение: Установка прав доступа
Защита корпоративной информации от несанкционированного доступа.
Права доступа к документам и всевозможные действия над ними можно настраивать более гибко и удобно.

Решение: Аудит действий над документом
Протоколирование всех действий пользователей по каждому документу.

Решение: Вопросы безопасности
Выводы
Хранение конфиденциальных данных
В любой системе администратор имеет доступ к любым данным
У руководства есть документы, которые не должны попадаться на глаза сотрудникам
Решение – использовать защищенный документ-сервер
На платформе Hummingbird DM можно создать защищенную распределенную среду документооборота

Преимущества
Для организации в целом
Для пользователей
Для ИТ-службы
Для руководства

Преимущества
10 важнейших преимуществ
от внедрения управления документами*
Увеличение производительности/снижение потребности в новом персонале
Сокращение затрат
Экономия времени – ускоренный доступ
Возможность управлять большим количеством документов
Лучшее взаимодействие между сотрудниками
Возможность повторного использования информации
Более быстрое принятие решений
Экономия на штрафах
Улучшенная защита документов
Более высокая удовлетворенность заказчиков
* Исследование IDC

Преимущества
Для пользователей
Систематизация и классификация документов – легче ориентироваться
Атрибутивный и полнотекстовый поиск по всему архиву документов
Быстрый просмотр документа без его открытия в натуральном приложении
Единый пользовательский интерфейс, интеграция с приложениями,
E-mail
Доступ к корпоративному архиву документов через Интернет при удаленном или мобильном подключении
Коллективная работа – легче обмениваться документами, нет лишних копий
Безопасность – можно управлять доступом
Возможности анализа – можно посмотреть на проблему в целом, проследить связи

Преимущества
Для ИТ-службы
Сокращение обращений пользователей по поводу утраты документов
Более быстрое «включение» новых сотрудников в работу – им не требуется запоминать множество правил, только изучить интерфейс DM
Сокращение работ по поддержке – есть тонкий клиент, любой сотрудник получит доступ к документам
Единая система безопасности – легче поддерживать и контролировать

Преимущества
Основные преимущества для руководства
Вся корпоративная информация превращается в управляемый интеллектуальный ресурс предприятия.
Корпоративная память – информация не теряется с уходом людей или по-причине недостаточной компетенции отдельных сотрудников.
Быстрый и полный переход предприятия на новую систему документооборота благодаря знакомым офисным приложениям.
Безопасность – надежное разграничение доступа и протоколирование работы пользователей.
Значительное сокращение издержек.
Возможности развития и наращивания – управление знаниями.

Внедрения
Государственные учреждения и организации
Администрация Иркутской области
Администрация Пермской области
Аналитический центр МПС
Аппарат Правительства РФ
California Department of Insurance
British Columbia
Центральный Госпиталь Банка России
City of Toronto
City of Vancouver
Congress of Uruguay
District of West Vancouver
Essex Police
European Court of Human Rights
Федеральный институт интеллектуальной собственности
ФСБ
Gobierno del Estado de Veracruz
Горбачев-фонд
Государственная Дума РФ
Government of Canada
Indian & Northern Affairs Canada
Instituto Costaricense de Electricidad
International Aviation Organization
London Underground
МЧС России
Ministerio de Mineria (Chile)
Ministry of Defence
Министерство финансов Ставрополья
Municipal District of Bonneville
NASA
Ontario Legislative Assembly
Orange County
Пермское законодательное собрание
Port of Halifax
Правительство Москвы
Public Health Laboratory Service Board
Regional Municipality of Waterloo
Regional Municipality of York
Саратовская областная Дума
Совет Федерации РФ
State of Georgia
State of Indiana
The Federal Reserve Board
The White House
Тюменская областная Дума
US Army
US Navy
Utah Department of Transportation

Внедрения
ТЭК
Alberta Energy and Utilities Board
Alliance Pipeline
AmerenUE
BP Amoco
California Public Utilities Commission
Calpine Canada
Canadian Association of Petroleum Producers
Chevron
Conoco
Domtar Inc.
Eni
ESVAL
Chile
Flint Hill Resources
Florida Power
Газпром
Karachaganak Petroleum Operating
Ленинградская АЭС
Лукойл – Пермь
Лукойл – РостовНефтеХим
Межрегионгаз
Нарвская электростанция
Public Service Company of New Mexico
Sempra Energy
Смоленская АЭС
Snohomish County P.U.D.
Southern California Edison
Talisman Energy
Terasen Inc.
Texas Utilities
True North Energy
ВНИИАЭС
Волгоград-НИПИМорНефть
Чернобыльская АЭС

Внедрения
Финансовые институты
Assante
AXA Group
Банк России
Banco Central de Chile
Banco de la Nacion Argentina
Banco de Lima
Banco Sudameris Chile
Banka d’Italia
Bank of America
Bank of Bermuda
Banque de France
Barclays Bank
Battle River Credit Union
Battlefords Credit Union
BNP Paribas
British Bankers Association
Canaccord Capital
Canadian Imperial Bank of Commerce
Charles Schwab & Company
Citibank
Corporación Andina de Fomento
Credit Suisse First Boston
Deutsche Bank
Estevan Credit Union
Friends Provident
Hiscox
HLB Tautges Redpath
HSBC Midland
International Monetary Fund
Inter-American Bank
IW Bank Italy
Life of Jamaica
Lloydminster Credit Union
MBNA
Merrill Lynch Europe
ММВБ
Morgan Stanley
Mutual Fund Dealer Association
Национальный банк Украины
Nacional Financiera
National Westminster Bank
Northwestern Mutual Life
Райффайзен Банк (Москва)
Renaissance Capital
РОСНО
Royal Bank of Canada
Royal Bank of Scotland
Securities and Exchange Commission
Thomson Financial
Тройка Диалог
TSX Group
UBS Warburg
Vector Casa de Bolsa
Woolwich Plc.

Внедрения
Промышленность и торговля
36,6
7-Eleven
Boeing
Bush Hog
Celulosa Arauco y Constitucion
Chick-Fil-A
Codelco
Челябинский Тракторный завод
ЦВ Протек
Daimler Chrysler
De Agostini
Dow Chemical
Dryden Hospital
Dupont BMW
EDS
El Diario (Chile)
FIAT
Ford
Geisinger System Services
General Electric
GlaxoSmithKline
GTE
Guidant
Homebase.co.uk
ХК Океан Продукт
ИркутскГражданПроект (Иркутск)
Kaiser Permanente
KCC Group
Краснокамская бумажная фабрика Гознака
La Nacion (Chile)
Land Rover
LG Electronics
Ligand Pharmaceutical
Loblaws
Lockheed Martin
Magna
Маяк (Челябинск)
Motorola
Multex.com
НИИ Квант
NOBEX
Northrop Grumman
Northwest Airlines
Norton Galena (IVAX)
НПО Космического приборостроения
Объединенная компания ВМС
Ontario Cancer Research
Победа-Кнауф
Pepsi Co.
Piaggio
Pirelli
Procter & Gamble
Radio Shack
Ramoji Film City
Рейн
Reuters
Русагро
Русский Монолит
Solar Turbines Transelec
The Bay
TRW
Wal-Mart
WEG Industria
Westcast
Yamanouchi BV
Завод Электрощит (Самара)

Внедрения
Телекоммуникации и hi-tech
Alcatel
AT & T
Bell Canada
Bell South
British Telecom
Deutsche Telecom
Hewlett-Packard
IBM
Intuit
KPN
LG Electronics
Lucent
Marconi Mobile
Мегафон
Motorola
Nortel Networks
NPower
O2
Петербург Транзит Телеком
Puerto Rico Telephone
Sprint
Swisscom
Telecom Eirann
Telecom Italia
Telecom Italia Mobile
Telefonos de Mexico
Texas Instruments
TXU
Verizon
Vodafone
Westcast
Xerox

Внедрения
Юридические и консалтинговые компании
Akin Gump Strauss Hauer & Feld
Allen & Overy
Алруд
Baker & McKenzie
Borden Ladner Gervais
Boult Cummings Conners & Berry
Bowman & Brooke
Bracewell & Patterson
Cancio Nadal Rivera & Diaz
Carey y Cía
Carrington Coleman Sloman & Blumenthal
Carter Ledyard & Milburn
Claro y Cía
Clifford Chance
Corrs Chambers Westgarth
Coulder Brothers
Cuatrecasas
Davis Polk & Wardwell
Deliotte & Touche
Dickstein Shapiro Morin & Oshinsky
Ernst & Young
Fasken Martineau DuMoulin
Gallastegui y Lozano SC
Gowling Lafleur Henderson
Hanify & King
Hennigan
Bennett & Dorman
Juaregui, Navarrete, Nader y Rojas
Kirkpatrick & Lockhart
KPMG
Latham & Watkins
Leventhal Senter & Lerman
MacLeod Dixon
McCarthy Tétrault
Михайлов и партнеры
Morris Manning & Martin
Neal Gerber & Eisenberg
Ogilvy Renault
Patterson Palmer Hunt Murphy
Pietrantoni Mendez & Alvarez
Prieto y Cía
PriceWaterhouseCoopers
Reed Smith Shaw & McClay
Ritch Heather y Mueller SC
Saatchi & Saatchi
Sayles & Lidji PC
Shearman & Sterling
Шевченко, Дидковский и партнеры
Skadden, Arps, Slate Meagher & Flom
Sprenger & Lang
Steptoe & Johnson
Sullivan & Cromwell
Thompson Dorfman Sweatman
Tozzini Freire Teixeira e Silva
Василь Кисиль и партнеры
Weil Gotshal & Manges
Winston & Strawn
Wragge & Co