Управление экспертной деятельностью. Prof IT

2

Оглавление
Начало работы
Создание и согласование дела
Экспертиза дела
Заключение по делу
Закрытие дела
Текущие дела
Отчеты системы
Настройка сроков задач
Учет взаиморасчетов
Нормативно-справочная информация
Настройка и администрирование
Личный кабинет Заказчика

Цели и задачи системы
Учет дел экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий
Контроль процесса проведения экспертизы
Формирование документов по шаблонам
Оповещения сотрудников по задачам
Формирование управленческой отчетности

Начало работы

Планирование закупок
Интерфейс системы состоит из разделов. Основные разделы –«Дела» и «Взаиморасчеты».
Вспомогательные – «Нормативно-Справочная Информация» и «Администрирование».
Специальный раздел «Рабочий стол» аккумулирует важную информацию со всех разделов и отображает её в едином месте

Дела и задачи
Центральным объектом системы является «Дела».
У дел есть множество реквизитов (статус, руководитель дела, тип, даты проведения и т. д.)

Мои задачи
Список «Мои задачи» - это задачи, в которых исполнителем назначен текущий пользователь системы.
Задачи имеют цветовой идентификатор в зависимости от даты выполнения:
зеленая – новая задача;
красная – просроченная;
желтая – предупреждающая о наступлении срока выполнения.

Маршрут бизнес процесса
Работа над делом состоит из 4-х этапов:
• Согласование – начиная от заполнения реквизитов дела и заканчивая согласованием проведения дела
• Экспертиза – назначение экспертов на разделы, подготовка замечаний, подготовка, согласование и отправка уведомления заказчику
• Заключение – устранение замечаний, подготовка, согласование и отправка заключения заказчику
• Закрытие – завершение дела
Дополнительный раздел «Дополнительная экспертиза» используется, если по делу после подготовки основного уведомления необходимо готовить дополнительные по новым разделам или по старым разделам, если, к примеру, заказчик донес недостающую часть документации.

Маршрут бизнес процесса
Порядок проведения дела контролируется картой маршрута.
При работе с делом сотрудникам назначаются задачи, обозначенные желтыми прямоугольниками. Заштрихованные – завершенные, выделенные красным – текущие, без выделения – будущие задачи.

Проведение дела
Создание и согласование дела

Создание дела
Поля, обязательные для заполнения, отмечены красным. Остальные – не обязательные.
Выбираем любой объект экспертизы.
Выбираем тип дела. От типа дела зависит список разделов, но в процессе назначения экспертов для конкретного дела этот список можно будет отредактировать.
(В карточке объекта заполняются реквизиты (Проектировщик, Застройщик, Адрес) - это удобно для проведения повторных экспертиз по объекту).

Карточка задачи
Задачи по делу создаются автоматически.
Формы выполнения задач построены по единому принципу:
• Командная панель сохранения и перенаправления
• Блок информации о задаче
• Блок информации о деле
• Блок выполнения задачи, наполнение которого зависит от того, какая задача выполняется
• Даты начала работы и выполнения задачи, кнопка завершения

Согласование дела
Автоматически создается задача сотрудникам договорного отдела с необходимостью согласовать дело.
Если согласовано, то заполняются реквизиты:
длительность экспертизы
статус договора
есть ли гарантийное письмо
На вкладке «Этапы оплаты», заполнить валюту и внести оговоренные этапы оплаты.
Если дело не согласовано, то обязательно указывается причина отказа.

Проведение дела
Экспертиза дела

Назначение экспертов
После согласования начальник экспертных групп выполняет задачу назначения экспертов.
На этом этапе указываются дата начала работ, система автоматически считает плановые даты выдачи документов и завершения дела.
По типу дела заполняется список разделов.
На каждый из разделов необходимо назначить эксперта и указать плановую дату подготовки замечаний.

Экспертная оценка
Для руководителя создается задача ознакомления со списком разделов, экспертов и плановых дат подготовки замечаний.
После назначения экспертов на разделы создаются задачи как для руководителя дела, так и для экспертов.

Экспертная оценка
Для каждого эксперта создается задача подготовки замечаний по его разделу. Задача назначается на каждый раздел, даже если один эксперт назначен на несколько разделов.
Каждый эксперт по своему разделу вводит описание раздела и заполняет список замечаний.
Работа с разделом длится долго, поэтому в системе имеется возможность сохранения промежуточных результатов работы над задачей. Это относится не только к задаче подготовки замечаний, но и ко всем задачам.
Каждое замечание может быть как небольшим текстом, так и длинным описанием, тогда удобно пользоваться отдельным окном ввода замечания.

Экспертная оценка
Для формирования уведомления надо нажать на кнопку «Сформировать уведомление».
В систему встроен шаблон уведомления, который можно поменять согласно стандартам компании.
На основе данных, внесенных в дело: номер, объект, разделы и замечания система по этому шаблону формирует документ Уведомление.

Уведомление
Сформированный документ можно отредактировать вручную. Система контролирует, что один и тот же документ может редактироваться только одним пользователем.
Список документов, которые редактируются текущим пользователем, отображается на рабочем столе.

Согласование экспертной оценки
На этапе согласования сформированного уведомления начальник экспертных групп может посмотреть или даже отредактировать документ. В случае, если его документ не устраивает, то необходимо ввести обязательный комментарий, который потом увидит руководитель. После этого система возвращается на этап подготовки документа руководителем экспертной группы.
Руководитель экспертной группы видит комментарий начальника, делает исправления в документе и снова отправляет его на согласование.
Этот процесс может выполняться многократно, пока начальник не согласует документ.
Для помощи в согласовании документа система отображает начальнику текущий статус договора, состояние оплаты и наличие гарантийного письма.

Уведомление Заказчика
Согласованный документ вновь возвращается руководителю дела для того, чтобы он его отправил заказчику или заявителю.
Можно отредактировать тему письма, текст письма и выбрать получателя (Заказчика или Заявителя). После нажатия на кнопку «Отправить» система отправит письмо с вложением – согласованным ранее документом.
Вместо отправки письма из системы можно сохранить документ на диск или распечатать и отправить заказчику вне системы. В таком случае надо просто отметить задачу как выполненную.

Проведение дела
Заключение по делу

Устранение замечаний
Для каждого раздела формируется своя задача устранения замечаний. В ней эксперт указывает ответы и комментарии заказчика на замечания, меняет статус каждого замечания. При установке статуса «Устранено» автоматически заполняется дата устранения замечания. Её можно отредактировать вручную. Кроме того, имеется возможность приложить файлы, присылаемыми заказчиками для устранения замечаний по разделу: новые версии документации, недостающие материалы и т.д. Доступ заказчикам в систему не предоставляется, поэтому эксперту необходимо фиксировать ответы и комментарии за заказчика, но на сайте компании можно организовать раздел личный кабинет Заказчика, в котором заказчики могут самостоятельно отправлять ответы и прикладывать файлы. Эта информация будет попадать в систему и эксперт будет информироваться об изменениях.

Устранение замечаний
После устранения замечаний по разделу экспертам ставятся задачи подготовки заключения по разделам.
Так как работа экспертов независима, то на данном этапе задачи по подготовке заключений по разделам формируются параллельно с работой над задачами устранения замечаний.
Пока один эксперт еще работает над устранением замечаний, второй уже может писать заключение по своему разделу.

Формирование заключения
После устранения замечаний и подготовки заключений по всем разделам для руководителя экспертной группы формируется задача подготовки окончательного заключения по делу.
Работа по подготовке, согласованию и отправке окончательного заключения аналогична работе по подготовке, согласованию и отправке уведомления.

Заключение

Согласование заключения
На этапе согласования заключения система информирует начальника (как и при согласовании уведомления) о наличии договора с заказчиком и (в отличие от согласования уведомления) о полной оплате дела без учета гарантийного письма.
Если одно из условий не выполняется, то при попытке выполнить задачу система предупреждает об этом. В полномочиях заказчика есть возможность всё равно согласовать выдачу заключения. Это полезно, к примеру, при работе с постоянными клиентами.
Отправка согласованного заключения аналогична отправке согласованного уведомления.

Проведение дела
Закрытие дела

Закрытие дела
Закрытие дела начальником – это простая задача, в которой не требуется заполнять какие-либо данные.
Её выполнение завершает работу над делом.

Дополнительные возможности
Текущие дела

Форма «Текущие дела»
Это специальная панель для получения актуальной информации по делам и задачам.
Можно получить список всех незавершенных дел или дел, в которых сотрудник принимает участие; список всех или своих незавершенных или просроченных задач, дел с подготовкой уведомления.

Дополнительные возможности
Отчеты системы

Отчеты системы
Отчет по делам –
реестр дел с множеством колонок, в которых отображается информация по делам: номер, руководитель, объект, заказчик, даты проведения и т.д. Все отчеты в системе построены по единому принципу.
Можно менять состав колонок: убирать лишние, добавлять новые, менять их местами, накладывать фильтры, а также делать различные группировки.

Отчеты системы
Отчет по экспертам –
отображает список разделов дел , статус подготовки замечаний по каждому разделу, назначенного эксперта и плановую дату подготовки замечаний .

Отчеты системы
Отчет по экспертам (просроченные) –
выводит статистику просроченных задач по подготовке замечаний по экспертам

Отчеты системы
Текущие задачи –
выводит задачи сотрудников (как по подготовке замечаний, так и другие задачи) и срок их выполнения.
Просроченные задачи выводятся красным шрифтом.

Отчеты системы
Справка по исполнительной дисциплине –
Выводит статистику по тому, как сотрудники выполняют свои задачи: у кого сколько задач было за период, как они были выполнены: в срок, не в срок, сколько сейчас у сотрудников задач, сколько из них просроченных.

Отчеты системы
Задачи, выполненные с нарушением сроков и Задачи, истекающие на дату
– выводит статистику по задачам сотрудников.

Дополнительные возможности
Настройка сроков задач

Настройка сроков задач
Таблица параметров установки сроков задач позволяет настроить:
Правила расчета сроков задач на разных этапах проведения экспертизы
За сколько дней до окончания срока выполнения той или иной задачи считать её с риском просрочки – такие задачи в списке задач отображаются с желтым фоном. Дополнительно по задачам с риском просрочки можно отправлять почтовые уведомления для исполнителей
Каким образом информировать о невыполненных задачах с истекшим сроком выполнения. Можно формировать как системные предупреждения внутри системы, так и почтовые уведомления исполнителю и автору задачи.

Дополнительные возможности
Учет взаиморасчетов

Учет взаиморасчетов
Документ «Поступление безналичных денежных средств» -
отражает факт получения денег по договору проведения экспертизы. Документы можно вводить вручную, но существует обработка по загрузке оплат из бухгалтерской базы.
Если в компании уже используется бухгалтерская база на платформе 1С, то данные по оплатам и актам можно загружать из неё, тем самым значительно сокращая ручной ввод.

Учет взаиморасчетов
Документ «Реализация товаров и услуг» -
отражает факт оформления с заказчиком акта выполненных работ по договору проведения экспертизы.
Как и предыдущий документ, акты можно не только вводить вручную, но и загружать из бухгалтерской базы.

Учет взаиморасчетов
Для загрузки данных по взаиморасчетам используются обработки «Загрузка актов» и «Загрузка оплат» -
они подключаются к бухгалтерской базе и загружают данные, или это же можно делать через промежуточные файлы, если прямое подключение к бухгалтерской базе невозможно, к примеру, по причине строгой политики безопасности этой базы.

Дополнительные возможности
Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация
В разделе собраны все справочники, которыми оперирует система:
Контрагенты
Объекты экспертизы
Разделы
Типы дел и т.д.

Дополнительные возможности
Настройка и администрирование

Настройка и администрирование
В разделе производится настройка системы и её техническое обслуживание.
Например, осуществляется настройка общих параметров работы системы, ведутся списки пользователей и их групп.
Здесь же назначаются исполнители групповых задач.

Личный кабинет Заказчика

Настройка доступа в личный кабинет
Для каждого заказчика можно настроить параметры доступа в личный кабинет на сайте компании.
В карточке контрагента указывается его электронная почта – она будет его логином для входа в систему.
На вкладке «Личный кабинет» включается или отключается доступ для этого контрагента, назначается пароль и дополнительно указывается доступ для проектировщиков, с которыми работает этот заказчик.

Интерфейс Заказчика
Дизайн личного кабинета при этом делается на основе дизайна других разделов сайта.
Заказчик авторизуется на
сайте, после чего он видит список всех своих дел.
В списке дел отображаются его номер, объект, адрес, статус, процент устранения замечаний.

Интерфейс Заказчика
При открытии дела можно посмотреть подробную информацию по делу,
скачать сформированные файлы уведомлений и заключения, и посмотреть, какие есть разделы в деле и процент устранения замечаний каждого раздела.