Внутренний аудит системы менеджмента безопасности пищевой продукции

Основополагающий документ проведения аудита:
Стандарта ISO 19011:2018 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента»

Аудит – систематический, независимый и документированный процесс для получения свидетельства и его объективной оценки для определение степени, с которой выполнены критерии аудита.

Аудит первой стороны – Внутренний: проводится самой организацией для внутренних целей
Аудиты второй стороны – проводится заинтересованными в деятельности организации сторонами, например потребителями или другими лицами от их имени.
Аудит третьей стороны – проводится внешними независимыми организациями, аудит с целью сертификации и/или аккредитации; аудит соблюдения законодательных, нормативных требований.
Аудиты
Внешние
Внутренние

Внутренний аудит – это инструмент для определения соответствия СМБПП организации заданным критериям.

1. Подтверждение соответствия СМБПП организации собственным требованиям;
п2. Подтверждение СМБПП требованиям стандарта в соответствии с которым сертифицирована система менеджмента организации;
р3. Подтверждение, что СМБПП организации результативно внедрена и функционирует;
п4. Выявление возможностей для улучшения.
Цель аудита не проверка и поиск виновных!
Цели внутреннего аудита:

a) планировать, разрабатывать, реализовывать и актуализировать программу ВА, включая периодичность и методы проведения аудитов,;
В отношении внутренних аудитов (ВА)
организация должна:
b) определять критерии аудита и область проверки для каждого аудита;

c) отбирать компетентных аудиторов и проводить аудиты так, чтобы обеспечивались объективность и беспристрастность процесса аудита;
d) обеспечивать передачу информации о результатах аудитов группе ОБПП;
e) сохранять документированную информацию как свидетельство аудитов и полученных результатов аудитов;
f) осуществлять необходимую коррекцию и предпринимать корректирующие действия в оговоренные сроки;
g ) определять, отвечает ли СМБПП политике и поставленным целям в области безопасности пищевой продукции.

Принципы аудита:
- Безупречность – основа профессионализма;
- Объективное представление - обязательство предоставлять правдивый и точный отчет;
- Надлежащее профессиональное усердие - старательность и рассудительность в ходе аудита;
- Конфиденциальность - неразглашение информации;
- Независимость - основа беспристрастности аудита и объективности заключений по аудиту;
- Подход основанный на свидетельствах - рациональный метод получения надежных и воспроизводимых заключений аудита в ходе процесса аудита;
- Риск-ориентированный подход - подход к аудиту, при котором рассматриваются риски и возможности.
АУДИТОРА
Принципы аудита:
1
2
3
4
5
6
7

5. Управление программой внутренних аудитов
Программа аудита – мероприятия для одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
Программа аудитов должна разрабатываться с учетом важности проверяемых процессов, изменений в СМБПП, результатов мониторинга, измерений и предыдущих аудитов;
Для управления программой аудитов должно быть назначено компетентное лицо.

5.2 Определение целей программы ВА
Цели программы ВА должны быть согласованы со стратегией развития организации, а так же связаны с политикой и целями СМБПП.
Цели устанавливаться с учетом:
1) потребностей и ожиданий соответствующих заинтересованных сторон, как внешних, так и внутренних;
2) характеристик процессов и требований к процессам, продуктам, услугам, а также любых изменений в них;
3) требований к СМБПП;
4) выявленных в организации рисков и возможностей;
5) результатов предыдущих аудитов.

5.4 Разработка программы ВА
Лицо, управляющее программой аудита, должно:
Установить объем программы аудита, соответствующий значимым целям.
Обеспечить формирование группы по аудиту и общую компетентность в рамках мероприятий по аудиту, назначив роли, обязанности и полномочия.
Гарантировать, что соответствующая документированная информация подготовлена и управляется, в том числе и записи по аудиту;
Осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита;
Передавать программу аудита соответствующим заинтересованным сторонам.
Годовую программу аудитов рекомендуется утверждать руководителем предприятия и согласовывать с руководителем группы ОБПП.

5.5 Выполнения программы внутренних аудитов
Для каждого отдельного аудита должны быть установлены:

Выбор членов группы ВА
Назначение аудиторов в АГ проводится с учетом:
общей компетентности группы по аудиту, необходимой для достижения целей аудита, с учетом области и критериев аудита;
сложность аудита;
обеспечения объективности и беспристрастности, чтобы избежать любого конфликта интересов в ходе процесса аудита;
способности членов группы по аудиту результативно работать и взаимодействовать с представителями проверяемого подразделения (процесса).
Лицо, управляющее программой аудита, должно назначить членов и руководителя аудиторской группы для каждого конкретного аудита.
Количество аудиторов в группе варьируется в зависимости от сложности объекта аудита, как правило от одного до трех человек. Если есть только один аудитор, он должен выполнять все соответствующие обязанности руководителя группы по аудиту.
В группу могут включаться стажеры, т.е. обученные сотрудники организации, проходящие аудиторскую практику.
Аудиторская группа

ПРИМЕР Программа внутренних аудитов на 202_ г.
Согласовано:
Руководитель группы ОБПП
___________ФИО, подпись
«____»____________202_г.
Утверждаю:
Руководитель
___________ФИО, подпись
«____»____________202_г.
Разработал:_____________________________(ФИО, подпись)
«____» _______________202_г.
Х- назначен аудит;
ХХ – аудит проведен, несоответствий нет;
ХХХ – аудит проведен, есть несоответствия, запланированы КД;
ХХХХ – корректирующие действия выполнены.
Состав аудиторской группы. Руководитель АГ

5.6 Мониторинг программы ВА
Руководитель ПВА, должно проводить мониторинг ПВА и оценку:
a) соблюдения графика аудита и достижения цели аудита;
b) работы аудиторской группы;
c) способности группы по аудиту выполнять план аудита;
d) обратной связи от проверяемых подразделений, аудиторов, и других заинтересованных сторон;
e) достаточности и адекватности документированной информации по процессу аудита в целом.

5.7 Пересмотр и улучшение программы аудита
На основании данных мониторинга и оценки ПВА Руководитель ПВА:
выявляет области и возможности для улучшения;
вносит в случае необходимости изменения в ПВА;
отслеживает постоянное профессиональное развития аудиторов;
предоставляет отчета о результатах выполнения ПВА группе ОБПП в качестве входных данных для анализа со стороны руководства.

6.2. Инициирование аудита
Уведомление о проведении внутреннего аудита
Руководителю ____________
(наименование подразделения)
В соответствии с программой аудита на 202__ г., утвержденной _______________________________________________ (кем и когда) в период __________ (дата, время) в Вашем подразделении должен быть проведен внутренний аудит.
Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.
Для ознакомления направляю Вам программу аудита.
Для обсуждения вопросов связанных с подготовкой к данному внутреннему аудиту прошу связаться по эл. почте: __________________ или телефону_________________.
Руководитель аудиторской группы ______________ (подпись) (Ф. И. О. )
«____» ________ 202_г.

6.3 Подготовка к проведению аудита
Подготовка к проведению аудита состоит из следующих этапов:
Анализ документированной информации.
Планирование аудита.
Распределение заданий в аудиторской группе.
Подготовка рабочих документов.

6.3.1 Анализ документированной информации
Соответствующая документированная информация проверяемого подразделения должна быть проанализирована для того, чтобы:
получить информацию для понимания работы проверяемого подразделения, информацию о действующих рабочих документов, например, на процессы, функции;
оценить документированную информацию, чтобы определить вероятное соответствие критериям аудита и выявить возможные проблемные области, недостатки, упущения.
Анализ документированной информации должна
включать, но не ограничиваться:
документы и записи СМБПП, а также отчеты о предыдущих аудитах.
Аудитор

6.3.2 Планирование аудита
При планировании аудита Руководитель аудиторской группы должен учитывать:
состав группы по аудиту и ее общую компетентность;
соответствующие методы выборки;
возможности для повышения результативности и эффективности аудита;
риски для проверяемого подразделения, создаваемые проведением аудита.

План аудита (пример)

6.3.3 Распределение заданий в группе ВА
Руководитель группы ВА, назначает каждому члену группы:
Ответственность за аудит конкретных процессов;
Задачи и функций;
Полномочия для принятия решений, насколько это применимо.

6.3.4 Подготовка рабочих документов
Члены группы ВА, в рамках полученного задания, должны готовить рабочую документированную информацию для аудита.
Рабочие документы должны быть достаточными для охвата всех элементов СМБПП в рамках области аудита и могут быть представлены на любых носителях.
Документированная информация может включать в себя, но не ограничиваться этим:
чек-листы (опросные листы) в бумажной или электронной форме;
план аудита;
Документированная информация подготовленная для аудита и полученная в ходе аудита должна сохраняться, как это установлено программой аудита.

Как разрабатывать Чек-лист
Вопросы должны:
Быть основаны на критериях аудита;
Охватывать наиболее значимые требования;
Быть сформулированы точно, четко, однозначно;
Быть понятными;
Быть сформулирован в логическом порядке;
Предполагать подробный (открытый) ответ;
Быть «путеводителем» для аудитора.
Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудита.

Чек-лист (пример)

Чек-лист (пример)

6.4 Проведение аудита
Основные этапы проведения внутреннего аудита на месте

6.4.3 Открывающее совещание
Открывающее совещание проводится с целью ознакомления персонала аудитируемого подразделения с планом и методом внутреннего аудита.
Открывающее совещание ведет Руководитель группы по аудиту.
В ходе совещания он должен:
Представить персоналу аудитируемого подразделения членов аудиторской группы;
Изложить цели, область и критерии ВА;
Изложить план ВА;
Удостовериться, что каждому аудитору назначен (если необходимо) представитель аудитируемого подразделения;
Разъяснить персоналу аудитируемого подразделения, где
и каким образом практически будет проводится аудит;
Сообщить о способах информирования о ходе ВА и методах предоставления выводов аудита.

6.4.7 Сбор и проверка информации.
Источник информации
Выводы аудита
Анализ
Заключение аудита
Оценка свидетельств на соответствие критериям аудита
Свидетельства аудита
Сбор данных соответствующими методами выборки
В ходе аудита информация, значимая с точки зрения целей, области и критериев аудита должна быть собрана с помощью соответствующих процедур выборки и проверена.
В качестве свидетельств аудита должна приниматься только та информация, которую можно подтвердить с определенной степенью.
Свидетельства аудита, на основании которых делаются выводы аудита, должны быть зафиксированы.

Что подлежит выборке?
Как отбирать?
Это зависит от двух факторов: какой уровень значимости (уровень доверия к полученному результату) необходим, и сколько дефектных экземпляров в выборке.
Что бы выборка с одной стороны была статистически значимой, а с другой стороны обоснованной.
Сколько отбирать?
Все с чем работает аудитор (документация, персонал, оборудования, средства измерения и т.д.)
А.6 Формирование выборки

Методы работы аудитора
Методы сбора информации
Наблюдение
Анализ документов
Интервью

А.17 Проведение интервью
При проведении интервью аудитор должен иметь в виду следующее:
интервью должны проводиться с лицами соответствующего уровня и функций, осуществляющих деятельность или выполняющих задачи в рамках области аудита;
интервью должны проводиться в рабочее время и на рабочем месте интервьюируемого;
следует стараться создать для интервьюируемого непринужденную обстановку до и во время интервью;
следует пояснить причину интервью и комментировать любые делаемые заметки;

А.17 Проведение интервью
интервью могут начинаться с просьбы к интервьюируемому описать свою работу;
типы вопросов должны тщательно выбираться
(открытые, наводящие, разъясняющие);
результаты интервью должны быть обобщены и проанализированы вместе с интервьюируемым;
следует поблагодарить интервьюируемых за их участие и сотрудничество.

Типы вопросов

Аудитор
Интонация
35 %
Слова 40%
Жесты 10%
Поза 5 %
Выражение лица, мимика
10 %
А.17 Проведение интервью

Наблюдение
Наблюдения сделанные в ходе аудита основываются на зрительном восприятии аудитора.
Объекты производственной среды, наличие средств контроля
Наличие и состояния средств труда (оборудования, технологического инвентаря)
Сотрудников (рабочая атмосфера, применение санитарной одежды, средств защиты)
Документированная информация (наличие, доступность, состояние)
Выполнение основных функций, документов СМБПП, ДИ, положений.

Психология поведения аудитора
Аудитор не должен проявлять неуверенность в общении сотрудниками аудитируемого подразделения.
Аудитор должен быть настроен на положительный результат.
Аудитор должен демонстрировать, что его главная задача это сбор убедительных доказательств и предоставление объективного заключения о состоянии аудитируемого подразделения, а не обнаружение несоответствий.
Аудитор должен уметь слушать и слышать. Аудитор должен направлять беседу (опрос) в нужное русло по заранее обдуманному плану.
В ходе общения с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных «всплесков» .

Психология поведения аудитора
6. Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою эрудицию или экзаменовать собеседника.
7. Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений.
8. Аудитору следует избегать резкого тона, замечаний и оценок.
9. Аудитор не должен делать поспешных выводов.
10. Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущих к потере времени и отвлечению от решения стоящих перед аудиторам задач.
11. При явно деструктивном поведении сотрудников аудитируемого подразделения или личной враждебности по отношению к аудитору, аудитор должен об этом проинформировать руководителя аудита.

6.4.8 Формирование выводов аудита
Предложения
по улучшению
Критерии аудита
Соответствия
Информация по аудиту
Несоответствия
Свидетельства аудита
Несоответствия и подтверждающие их свидетельства должны быть зафиксированы

Несоответствие невыполнение требований
Соответствие выполнение требований

Несоответствия
Качественная оценки несоответствий:
а) незначительное;
б) значительное;
в) критическое.

Несоответствия
Незначительное - единичные случаи невыполнения требований стандарта на систему менеджмента, они не влияют на способность системы менеджмента достичь намеченных результатов. Несколько незначительных несоответствий, относящихся к одному и тому же требованию, вместе могут рассматриваться значительное несоответствие.
Значительное - невыполнение требования, установленного документом системы менеджмента, которое оказывает отрицательное влияние на безопасность продукции, или влияет на способность системы менеджмента достигать намеченных результатов.
Критическое - воздействует на безопасность пищевых продуктов без соответствующих действий со стороны проверяемого подразделения.

Документирование несоответствий

Примеры критических несоответствий:
Критические / значительные несоответствия по стандарту ISO 22000 являются отсутствие у персонала навыков правильного применения ППУ, отсутствие реальных мер контроля значимых опасностей:
1) Размещение сырья, материалов и готовой продукции при хранении на складах и в производственной зоне:
– на складе хранения готовой продукции осуществляется совместное хранение на одном стеллаже готовой продукции, предназначенной для отправки, и несоответствующей продукции.
2) Хранение сырья материалов, продукции :
– хранение продукции для вторичной обработки в пластиковом контейнере с отверстиями на полу;
– на складе готовая продукция хранится в соприкосновении с полом.
3) Обеспечение сохранности сырья, материалов, продукции при хранении:
– несоответствующее хранение готовой продукции в зоне отправки: картонные короба с готовой продукцией в открытом виде в беспорядке поставлены друг на друга;
– возможность перекрестного загрязнения: хранение неупакованной продукции в морозильной камере с частями осыпавшейся штукатурки;
– для сырья и продукции, в отношении которой установлены требования к влажности и температуре воздуха данные параметры не контролируются;

Примеры критических несоответствий:
- не соблюдаются условия хранения сырья и материалов, например, сухое молоко хранится на складе с нерегулируемыми температурными условиями (в момент аудита температура 26.9 градусов по Цельсию, при температуре хранения не более 10 градусов по Цельсию).
4) Возможности перекрестного загрязнения сырья, материалов, продукции:
– бумажные ярлыки, идентифицирующие продукцию, кладут непосредственно на фарш;
– мойка рабочих поверхностей из шланга в непосредственной близости с открытым продуктом;
– отсутствуют защитные плафоны на лампах освещения;
– хранение инвентаря для работы с продуктом (лопатки) на ступенях металлической лестницы.
6) Личная гигиена персонала:
– несоответствующее хранение рабочих перчаток – персонал хранит перчатки на водопроводных трубах, на раковине, на канализационных трубах;
– не используются перчатки там, где это необходимо;
– у раковины для мытья рук отсутствует жидкое мыло в дозаторе и бумажные полотенца;
– в цехе приготовления пельменей в раковине для мытья рук осуществляется мойка рабочего инвентаря (ножей).
6) Следы продукта на потолке и стенах.
7) Отсутствуют протоколы (микробиологические) анализов на воду, используемую в качестве ингредиента для продукта.

Примеры критических несоответствий:
8) возможность проникновения летающих насекомых:
– отсутствуют москитные сетки на вентиляционных отдушинах, окнах;
– имеются отверстия под крышей, достаточные для проникновения птиц на склад сырья;
9) Программа борьбы с вредителями не внедрена в полном объеме:
- на складе хранения специй наличие отравленной приманки на картонной подложке на полу, в непосредственной близости с сырьем;
- на складе сырья используются ядовитые зерновые приманки в рассыпном виде;
- не ведется контроль используемых пестицидов для борьбы с грызунами.
10) В анализе опасностей не идентифицированы возможные потенциальные физические (посторонние примеси, скорлупа яичная) и химические опасности (аллергены).
11) Не исключен риск перекрестного загрязнения при хранении аллергенов (горчица хранится в баке, которая накрыта крышкой большего размера, не обеспечивающей герметичного закрытия).
12) Не всегда соблюдаются правила санобработки оборудования по окончании технологического процесса.
13) Фактически отсутствует система прослеживаемости и связь партий готовой продукции с партиями сырья.
14) Отсутствует разделение потоков сырья и готовой продукции для защиты от потенциальных источников загрязнения.

Примеры критических несоответствий:
15) Широкое использование деревянного инвентаря в контакте с продуктом и деревянных поддонов вблизи от неупакованного продукта.
16) Продолжительное нахождение продукции в производстве в неупакованном виде либо не закрытой таре, например, на этапе выстойки.
17) Отсутствуют меры контроля физических опасностей, связанных с потенциальной возможностью попадания в продукт немагнитных металлических примесей (например, от оборудования и инвентаря) – на линии установлены только магнитоуловители для сырья.
18) Не всегда достаточны меры предупреждения потенциального перекрестного загрязнения аллергенами в цехе:
– не учитывается в плане производства порядок выпуска аллергенной и не аллергенной продукции (аллергенная продукция должна производиться после не аллергенной);
– совместное хранение аллергенного и не аллергенного сырья на участке подготовки в цехе;
– маркировка продукта не включает информацию о возможном содержании аллергенов вследствие перекрестного загрязнения.
19) Не внедрены меры управления химическими опасностями, связанными с использованием смазочных материалов на оборудовании.
20) Не всегда полы и стены производственных и складских помещений являются ровными и гладкими, легко моющимися.

6.4.9 Подготовка заключений аудита

6.4.10 Заключительное совещание
Руководителю группы ВА следует:
поблагодарить персонал подразделения за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь;
пояснить, что собранные свидетельства аудита основаны на выборке из имеющейся информации и могут не отражать в полной мере результативность проверенных процессов;
представить выводов и заключений аудита таким образом, чтобы они были понятны и признавались руководителем проверяемого подразделения (процесса);
передать оригиналы Актов о несоответствиях руководителю процесса (подразделения);
высказать рекомендации по улучшению процесса или деятельности подразделения;
предоставить время на вопросы по представленным данным;
согласовать сроки составления и реализации плана выполнения корректирующих действий;
закрыть совещание, поблагодарив участников за сотрудничество.

6.5 Подготовка и рассылка отчета по аудиту
Руководитель группы по аудиту должен предоставить отчет по аудиту, который отражает полную, точную, краткую и ясную информацию об аудите и должен включать в себя:
a) цели аудита;
b) область аудита, в частности, информацию об проверяемом подразделении или процессе;
c) состав группы по аудиту и участников от проверяемого подразделения;
d) дату и время проведения аудита;
e) критерии аудита;
f) выводы аудита и связанные с ними свидетельства;
g) заключения аудита;
h) заявление о степени соответствия критериям аудита;
k Отчет по аудиту должен быть разослан соответствующим заинтересованным сторонам, определенным в программе или плане аудита.

6.6-6.7 Завершение аудита
Аудит завершается, когда все запланированные мероприятия по аудиту выполнены.
Документированную информацию, имеющую отношение к аудиту, необходимо сохранять.
Отчеты по внутренним аудитам являются входными данные для их анализа со стороны руководства.

По результатам выявленных несоответствий разрабатываются
Корректирующие действие
Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия
Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия и предотвращения его повторного возникновения.
Коррекции

7. Компетентность и оценка аудиторов.
Знания и навыки связанные с видом проверяемой СМ
Знания и навыки относящиеся к конкретной отрасли
Общие знания и навыки в отношении принципов, процесса и методов аудита
КОМПЕТЕНТНОСТЬ АУДИТОРОВ
Образование
Опыт работы
Подготовка в качестве аудитора
Опыт проведения аудитов
Личные качества

7.2.2 Личные качества
Этичным
Настроенным на сотрудничество
Уважительным к культурным особенностям
Готовым к совершенствованию
Принципиальным
..
Уверенным
в себе…...
Логичным
Упорным
Гибким
Проницательным
Наблюдательным
Открытым
Дипломатичным

7.2.5 Общая компетентность руководителя группы по аудиту
Для результативного и эффективного проведения аудита руководитель группы по аудиту должен обладать компетентностью для:
a) планирования аудита и назначения задач по аудиту в соответствии с имеющейся компетентностью конкретных членов группы по аудиту;
c) установления и поддержания конструктивных рабочих отношений между членами группы по аудиту;
d) управления процессом аудита, в том числе:
- результативного использования ресурсов в ходе аудита;
- руководства и консультирования аудиторов-стажеров;

7.2.5 Общая компетентность руководителя группы по аудиту
- предотвращения и урегулирования конфликтов и проблем, которые могут возникать в ходе аудита, включая, если необходимо, и те, что возникают в группе по аудиту.
e) представления группы по аудиту в отношениях с руководителем проверяемого подразделения (процесса);
f) руководства группой по аудиту с целью формирования заключений по аудиту;
g) подготовки и окончательного формирования отчета по аудиту.

Оценка компетентности аудиторов
Оценка компетентности аудиторов должна планироваться, осуществляться и документироваться,
Процесс оценки включает этапа:
a) определение необходимой компетентности для удовлетворения потребностей, вытекающих из программы аудита;
b) установление критериев оценки;
c) выбор соответствующего метода оценки;
d) проведение оценки.

7.3 Критерии оценки аудиторов
Качественные - личные качества, знания или реализация навыков при обучении и при проведении аудитов.
Количественные - опыт работы, обучения, количество проведенных аудитов.

7.5 Оценка компетентности аудиторов
Результаты оценки компетентности аудитора используются для:
выбора членов группы по аудиту;
определение необходимости повышения компетентности (дополнительная подготовка);
постоянной оценки результативности аудиторов.

7.6 Поддержание и повышение компетентности аудитора
Аудиторы должны формировать, поддерживать и повышать свою компетентность путем постоянного профессионального развития, обучения и регулярного участия в аудитах.
Руководитель группы по аудиту может повышать свою компетентность так же при работе под руководством другого руководителя группы по аудиту.

Уроки, извлеченные из аудита, должны быть внедрены в непрерывный процесс улучшения СМБПП организации!