Планирование

Планирование
Между целями и результатами лежит большое количество рутинной работы. Как ее организовать, как проложить верный путь к достижению результатов, укладываясь при этом в плановые сроки? Необходимо начать планировать, грамотно и вдумчиво.

Характеристики качественно составленного плана
Задать цель.
Четко выделить этапы работы.
Определить результат каждого этапа.
Просчитать время, необходимое для реализации каждого из выделенных этапов.
Проанализировать параллельные и последовательные рабочие процессы. Если часть процессов может реализовываться параллельно, следует составить сетевой график.
Определить необходимые ресурсы для каждого из этапов и составить их полный список.
Создать план обеспечения недостающими ресурсами.
Указать всех вовлеченных лиц и предусмотреть, сколько времени им следует уделить.
Проанализировать потенциальные барьеры и наметить способы их преодоления.
Предусмотреть альтернативные элементы плана в неясных и проблемных точках.

Какими бывают планы

План на день
«Десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке», — планом дня не являются.
План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике — это не принципиально

«Самая острая память тупее самого тупого карандаша».
Голова человека не способна держать слишком много информации одновременно. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст вам управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты.

Когда лучше планировать рабочий день?
— Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
— Планировать день с утра — хорошо сочетается с решением «уточняющих задач», т.е. согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т.п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».
План должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5–7 минут в совокупности в течение дня. А сэкономит грамотное планирование — часы, а иногда и недели, освобожденные от лишней работы.

Алгоритм планирования дня
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
— «Жесткие» встречи — привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).
— «Гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени(«узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
— «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации — 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи — более мягко.

Результато-ориентированный список задач
При планировании «гибких» задач, не привязанные к жесткому времени исполнения, рекомендую использовать простую технику — результато-ориентированный список.
Например:
Обычно:
— Созвониться с Ивановым
— Переговорить с Петровым
— Провести совещание
Эффективнее:
— Дожать Иванова до заказа
— Добыть у Петрова информацию
— Дать толчок проекту
Используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата.

Приоритезация задач в списке
После того, как результато-ориентированный список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности.
Планирование «жестких» встреч
Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на:
— дорогу, нужен дополнительный резерв на пробки;
— вспомогательные дела — вошел, подготовился, сложил ноутбук в портфель, оделся;
— организационные нестыковки — контрольно-пропускной режим (т.е. бабушка на вахте, вдумчиво и основательно вписывающая ваши паспортные данные), путаница в переулках.

Разумная пунктуальность
При планировании встреч, а главное, при осуществлении плана дня, обязательно возникнет вопрос пунктуальности.
— «Вовремя» — вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. Имеете время спокойно раздеться, выпить чаю в переговорной или приемной, «причесать» мысли к встрече.
— «Академическое опоздание» — до 15 минут. Обычно вполне нормально при встрече с хорошо знакомыми, коллегами. Но только если встречаются 2–3 человека, если больше — такое опоздание будет уже некорректным, слишком дорого стоит время большой группы людей.
— «Гибкое начало» Если идет некий коллективный творческий процесс, кто-то может подключаться, кто-то на время отключаться, «регламент» предельно гибкий.

Принцип «информационной избыточности»
Принцип «информационной избыточности»: запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану.
При подготовке встреч рекомендую не только запастись избыточной информацией к встрече, но и обязательно:
— позвонить за несколько часов до начала и подтвердить встречу;
— в случае форс-мажора позвонить и сообщить, что вы можете задержаться.
Затраты времени на такую перестраховку — 2–3 минуты, а вам и вашему контрагенту в форс-мажорных случаях они могут сэкономить много сил и времени. Кроме того, такими простыми шагами вы подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и внимательно относящегося ко всем договоренностям и взятым на себя обязательствам

Техника планирования «День — Неделя»
Для того чтобы держать все эти задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования:
ДЕНЬ: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.
НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
ГОД: долгосрочные задачи — все прочие.

Определение бюджета времени на задачу
Высший пилотаж среднесрочного планирования — точно определять еженедельный бюджет времени на крупную задачу, чтобы гарантированно уложиться в сроки.
Например: вам нужно написать большую статью, книгу, диссертацию, положение о подразделении, бизнес-план развития региона… Сколько времени нужно еженедельно или ежедневно выделять на задачу, чтобы не превратить ее из важной, но не срочной в горящую и авральную? Вспомним простой подход, многим хорошо известный по подготовке к экзаменам. Примерно так: «На подготовку у меня есть 10 дней, нужно подготовить 40 билетов. На каждый билет нужно потратить минимум час. Таким образом, каждый день мне нужно выделять на подготовку 4 часа»

Пример годового плана