Электронно-заказные письма

Правовые аспекты
юридически значимое почтовое отправление (Порядок оказания услуги определен разделом VI Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234)
эквивалентно отправлению, направляемому в бумажной форме
подписывается электронной цифровой подписью
доставляется лицам, зарегистрированным и авторизованным в ЕСИА и подтвердившим согласие на получение электронных заказных писем

Схема процесса для получателя

Преимущества сервиса
ДЛЯ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ:
гарантированная доставка писем, в том числе при смене места жительства
сокращение времени на получение писем
удобство получения писем в электронном виде
возможность оплаты штрафов в личном кабинете

Схема процесса для отправителя
Получение письма
Оповещение

Преимущества сервиса
ДЛЯ ОТПРАВИТЕЛЕЙ:
исключение затрат на предпочтовую подготовку писем
единая тарификация писем
упрощение процесса отправки писем, электронная отчётность
скидка 50% на письма, доставляемые в электронном виде
увеличение каналов юридически значимого взаимодействия с получателями писем
своевременное информирование получателей о важных событиях

Подключение
1. Получить доступ в личный кабинет, привязанный к единому кабинету Верховного суда для этого направить заявку на подключение на адрес [e-mail]
в заявке указать адрес электронной почты и название суда
2. Получить электронно-цифровую подпись
3. Проверить доступ по ссылке https://otpravka.pochta.ru

Подключение
После подключения вид личного кабинета будет таким

Отправка писем
Шаг 1. Подготовить архив с отправлениями
Шаг 2. Загрузить архив в ЛК Отправителя и дождаться проверки писем
Шаг 3. Отслеживать статусы и формировать отчеты/документы

Шаг 1. Подготовка архива
Для создания ZIP архива необходимо:
письма в формате *PDF в книжной ориентации (не более 1000 файлов), оформленные в соответствии с макетом (ВНИМАНИЕ! максимальный размер каждого формата *PDF должен быть не более 1 Мб);
файлы подписи в формате *SIG (не более 1000 файлов). Для создания файла подписи необходима Квалифицированная электронная подпись. Подписать отправление Вы можете в ЛК Отправителя (см. слайд № 10);
для каждого файла *PDF требуется свой *SIG файл (количество файлов должно быть равное);
файл PDF и соответствующий ему *SIG файл должны иметь одинаковые названия, например:
наименование файла pdf – letter.pdf или Иванов.pdf
наименование файла sig – letter.pdf.sig или Иванов.pdf.sig
названия всех файлов не чувствительны к регистру и допускают латиницу, кириллицу, цифры
сформировать реестр в формате xls (xlsx) на письма, которые сохранены в формате PDF (ВНИМАНИЕ! не более 1000 наименований файлов должно быть внесено в реестр);
cоздать папку в формате *ZIP, с вложенными в нее файлами *PDF и *SIG, реестр в формате xls (xlsx). (Внимание! Вес архива не может превышать более 25 Мб);
загрузить архив *ZIP с файлами в Личном кабинете отправителя

Шаг 1. Подготовка архива
Обязательное соблюдение правил при создании партии:
1. одинаковое наименование файлов *PDF и *SIG:
*PDF – letter.pdf или Иванов. pdf
*SIG – letter.pdf.sig или Иванов.pdf.sig
2. в реестре в формате xls (xlsx) внесение наименование файлов должно быть идентично наименованию файлов *PDF ;
3. размер каждого файла *PDF и *SIG : не более 1 Мб (файл *PDF не более 3-х листов или 5 страниц, где 1 страница должна быть пустой для нанесения адресного блока для письма в бумажном виде;
4. архив файлов в формате *ZIP - размер не более 25 Мб.

Шаг 1. Подготовка архива
В 1-й строчке пример заполнения для направления простого письма
Во 2-й строчке пример заполнения для направления заказного письма
1-й столбец, это наименование файла
2-й столбец, это адрес куда будет направлено письмо
3-й столбец, тип получателя письма (возможные значения: 0 = физическое лицо, 1 = юридическое лицо)
4-й столбец, ФИО получателя или наименование организации
5-й столбец, ИНН организации
6-й столбец, регистрационный номер письма
7-й столбец, заголовок письма
8-й столбец, разряд письма
9-й столбец, обратный адрес отправителя
10-й столбец разрядность письма (значение: 0 – для простых писем, 1 или пустое – для заказных писем)

Шаг 1. Подготовка архива
Подписать письма электронно-цифровой подписью

Шаг 1. Подготовка архива
Можно подписать сразу несколько документов

Шаг 2. Загрузка писем
Необходимо авторизоваться в ЛК Отправителя по ссылке https://otpravka.pochta.ru/
2. Для загрузки архива с отправлениями нажать на кнопку “Создать отправление” - “Из файла” - “Электронные заказные письма”
3. Нажать на кнопку “Загрузить ZIP-архив и отправить”
После загрузки запускается проверка архива и его содержимого
Важно!
После проверки архива в случае отсутствия ошибок, отправления сразу будут отправлены получателям

Шаг 2. Загрузка писем
В случае, если у вас не появился раздел “Электронные заказные письма” при нажатии на кнопку “Создать отправление” необходимо убедиться, что в настройках пользователя стоит галочка подключения услуги отправки ЭЗП.
Важно!
После поступления информации от менеджера Почты о подключении клиенту ЭЗП, администратор аккаунта должен проставить галочку о подключении услуг всем необходимым пользователям через меню “Настройки” - “Управление пользователями”

Шаг 2. Загрузка писем
В результате проверки письма без ошибок попадают в раздел “Архив”, а с ошибками попадают в раздел “Новые”

Шаг 2. Загрузка писем
Внесите информацию по которой выявлена ошибка (подсвечена красным цветом) и нажмите кнопку отправить. Данное отправление уйдет в отправку.

Шаг 3. Отслеживание статусов
ЛК Отправителя интегрирован с Трекингом Почты России и в разделе “Архив” можно отследить изменения статусов ЭЗП
Если отправление вручено, в Сервисе формируется уведомление о вручении, подписанной квалифицированной подписью Почты России.