Ночной аудитор. Аудит

Обычно наиболее активная жизнь в гостинице днем, поэтому аудиторы работают в ночную смену. Главная задача - проверить и закрыть финансовую дату - базисный период всей финансовой деятельности предприятия. Эта процедура называется ночным аудитом, а персонал, проводящий проверку и корректировку - ночными аудиторами. Ночной аудитор собирает данные и подводит баланс истекшего дня - финансовой даты.
Отель подводит баланс по своим операциям в конце каждого рабочего дня.
Аудитор – ревизор , проверяющий, контролирующий и анализирующий финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в гостиницах с развитой инфраструктурой отдыха, самая активная жизнь происходит в вечернее и ночное время, т.е. тогда, когда отсутствуют ее руководство и служащие, являющиеся кураторами тех производственных подразделений, которые работают круглосуточно. Поэтому во многих гостиницах Западной Европы, а затем, и Америки были введены ночные аудиторы.

В зависимости от технической оснащенности гостиницы, аудит может быть неавтоматизированным, полуавтоматизированным или автоматизированным. Полностью автоматизированный процесс аудита за рубежом называют system update

Основная цель ночного аудита
Основной целью ночного аудита является подтверждение правильности и полноты учёта гостевых и негостевых счетов по гостинице по сравнению с внутренними докладами

Работа аудитора состоит в:
- Проверке внесенных записей ;
-Составлении баланса счетов;
-Разрешении противоречий;
-Мониторинге кредитных организаций;
-Подготовке оперативных докладов.

Основная функция ночного аудитора состоит в том, чтобы проконтролировать, что гостиница получила плату за предоставленные блага и услуги клиентам.
Аудиторские процессы считаются завершенными, когда доказана правильность итогов учета бухгалтерии и подразделений гостиницы. До тех пор пока аудиторские процессы не находятся в состоянии баланса, аудит считается незавершенным

Ночной аудит преследует в текущей финансовой дате пять основных целей:
1. Проверка статусов гостиничных номеров и незаехавших броней.
2. Проведение начислений и проверки начислений на счетах гостей.
3. Балансирование систем.
4. Закрытие финансовой даты и подготовка отчетности.
5. Проведение специальных технологических операций.

Поскольку одной из основных целей ночного аудита является начисление за проживание в гостиничных номерах (начисление текущего тарифа на счета проживающих гостей) и начисление связанных с проживанием налогов, аудитор обязан в первую очередь проверить статус занят каждого гостиничного номера. Эта проверка проводится по отчету о состояния комнат, поступившему из службы горничных. Сдает отчет с утра об происходящих событиях.

Аудитор должен отличаться честностью, вниманием, хорошим профессиональным подготовкой, хорошим знанием специфики предоставления гостиничных услуг.

Аудитор должен быть ознакомлен с сущностью расчетов наличными, чеками или кредитными карточками. Вся эта информация отражает финансовое положение гостиницы на текущий день. Ночной аудитор резюмирует результаты операций всех точек, приносят доход для доклада руководству. Плановый отдел гостиницы может также использовать информацию аудита при подготовке статистического отчета по более длительный период для руководства.

Сама должность - ночной аудитор говорит о том, что он работает по ночному графику обычно с 23°° до 7°°, в это время он собирает данные и подводит баланс истекшего дня.

Обязанности Ночного аудитора по работе с контрольно-кассовым аппаратом.
Отдел приема и размещения гостей работает в 2 смены (с 9:00 до 21:00 и с 21:00 до 9:00), в каждой смене работает по одному человеку, который имеет доступ к кассовому аппарату, установленному на стойке регистрации. Каждая смена по окончании своего рабочего времени производит следующие операции:
Снятие Х-отчета с кассы
Выемка сумм денежного прихода за смену из кассы, оставляя в кассе разменный фонд в сумме _____________________ рублей мелкими купюрами
Сравнение суммы выемки с суммой по Х-отчету; в случае возникновения излишка или недостачи выясняются причины отклонений; излишки приходуются, недостачи погашаются за счет средств ответственного работника отдела приема и размещения
Произвести снятие наличных средств; наличные деньги, Х-отчет и отчет о снятии наличных средств, вкладываются в конверт, конверт запечатывается; на конверте проставляется дата, время вложения, сумма вложения и подпись сотрудника, осуществившего вложение
Подписанный конверт с деньгами кладется в сейф.

Обязанности Ночного аудитора по закрытию бизнес-дня
Ночной аудитор обязан в 02:00 часа ночи закрыть бизнес-день.
Снять Х-отчет с кассы
Сравнить сумму выемки с суммой по Х-отчету и по программе Отеля; в случае возникновения излишка или недостачи выясняются причины отклонений; излишки приходуются, недостачи погашаются за счет средств ответственного сотрудника отдела приема и размещения
Снять Z-отчет с кассы
Произвести выемку наличных средств; наличные деньги, Z-отчет и отчет кредитного терминала вкладываются в конверт, конверт запечатывается; на конверте проставляется дата, время вложения, сумма вложения и подпись сотрудника, осуществившего вложение; заполняется журнал кассира-операциониста
Подписанный конверт с деньгами кладется в сейф.

Ночной аудитор несет ответственность за
Невыполнение своих функциональных обязанностей
Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений; нарушение сроков их исполнения
Невыполнение приказов, распоряжений руководства
Нарушение правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

Ночной аудитор имеет право
Требовать от администрации соблюдения норм Российского законодательства
Требовать от администрации соблюдения правил охраны труда
Требовать от администрации приобретения необходимого для работы инвентаря и оборудования
Вносить предложения по улучшению работы компании

Гостиница работает круглосуточно без перерывов, выходных и санитарных дней, и всевозможные сбои в технологическим процессе, разрешение жалоб и конфликтов в это время возлагаются на ночной аудит. Особую значимость процедуры аудита и контроля приобретают в условиях комплексной автоматизации, поскольку кол-во ежедневных финансовых операций, проводимых в гостинице, очень велико. Поэтому нужно оперативно и тщательно находить и корректировать ошибки персонала.

Ночной аудит, с вводом компьютеров, это необязательно ночная деятельность. Многие компьютерные системы способны представить в любое время непосредственную информацию и обеспечить резюмирующие отчеты по требованию.

Функции ночного аудита могут выполняться вручную, с помощью механической и электронной техники.
При неавтоматизированной (ручной) системе аудитор в основном пользуется следующей документацией:
· бухгалтерской книгой;
· ведомостями учета наличных средств;
· суточными и дополнительными стенограммами;
· итоговыми аудиторскими ведомостями.