Понятие информационного процесса, автоматизация офиса

Информационные технологии (ИТ) – это процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Понятие информационных технологий

Повсеместное применение ЭВМ;
Активное участие пользователей в информационном процессе;
Высокий уровень дружественного пользовательского интерфейса;
Широкое использование пакетов прикладных программ;
Доступ к базам данных и программам;
Анализ ситуаций при выработке и принятии управленческих решений;
Внедрение экспертных систем;
Применение систем искусственного интеллекта;
Использование телекоммуникаций;
Создание геоинформационных систем
другие технологии
Новые информационные технологии

1. По способу реализации в автоматизированных информационных системах
Традиционные;
Современные (новые)
Классификация ИТ

2. По степени охвата задач управления
Электронная обработка данных;
Автоматизация функций управления;
Поддержка принятия решений;
Экспертная поддержка
Электронный офис;
Классификация ИТ

3. По классам реализуемых технологических операций
Работа с текстовым процессором;
Работа с табличным процессором;
Работа с графическими объектами;
СУБД;
Гипертекстовые системы;
Мультимедийные системы.
Классификация ИТ

4. По обслуживаемой предметной области
Чрезвычайно разнообразное проявление ИТ.
Классификация ИТ

Компоненты информационных технологий
Инструментальные средства информационных процессов
Аппаратные Аппаратные Программные
(«железо») («софт»)

Комплектация ПК
Состав системного блока
Процессор и память
Средства хранения и переноса информации
Функции энергонезависимой памяти
Дополнительные устройства компьютера
Основные способы подключения внешних устройств к ПК
Компьютерные сети
Аппаратные средства

Подключаются непосредственно к компьютеру: принтер; сканер; модем; звуковые колонки; сетевое оборудование.
Подключаются с помощью плат расширения: звуковые колонки; сетевое оборудование; устройства сбора данных с различных датчиков и т.д.
Дополнительные внешние устройства

Процессор и память
Ведущий элемент любого ПК – центральный процессор (СРU).
Характеристики: быстродействие и тактовая частота.
Память – устройство для хранения данных, имеющее несколько уровней.
Характеристики: совершенствуются по мере развития технологий. Наиболее распространены: SDR DIMM и DDR DIMM.

Программное обеспечение
Виды ПО:
системное программное обеспечение;
прикладное (функциональное) программное обеспечение;
инструментальные средства, обеспечивающие создание программного обеспечения.

Автоматизация офиса
Роль ПК в современном делопроизводстве

Объектно-ориентированная технология Microsoft Windows (Windows XP, Vista ) ☞ оконная технология
Окна - это основа Windows. В них размещаются практически все программы, отображаются документы и содержимое папки.
☜Окно MS Word
Окно MS Exsel☞
Общие понятия
об информационных технологиях в делопроизводстве

Причины изменения требований к пользователю и техническому труду
Во-первых,
НТР в области интеллектуальной деятельности человека, связанная с широким внедрением вычислительной техники
Взаимосвязанная триада

Во-вторых, умственный труд все более механизируется и интенсифицируется
В-третьих, резкий рост наукоемкости техники сопровождается переходом от количественного изменения в сложности изучения и эксплуатации техники к изменениям качественным
Причины изменения требований к пользователю и техническому труду

В-четвертых, возросшая мощность средств технической информатизации, особенно ПК и устройств ввода-вывода информации.
Причины изменения требований к пользователю и техническому труду

обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;
финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;
электронная почта — рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;
управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого сотрудника, учет кадров);
подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);
ведение разнообразных баз данных и многое другое.
Задачи компьютерного делопроизводства

Основные универсальные информационные технологии компьютерного делопроизводства

Основные универсальные информационные технологии компьютерного делопроизводства

Информационные технологии, используемые при оформлении документов
Текстовый редактор – MS (Microsoft) Word
Табличный процессор – MS Excel
Графические редакторы – Paint, Adobe Photoshop, CorelDRAW и др.

различные стили оформления и шрифты;
изготовление и вставка рисунков, таблиц;
редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка;
создание форм и бланков; создание и редактирование сообщений электронной почты;
разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами и др.
Возможности текстового редактора MS Word при оформлении текста:

быстро и точно производить автоматические вычисления
создавать таблицы различного уровня сложности
выполнять широкий круг задач (учетные, складские, бухгалтерские и др.)
производить поиск нужной информации в документах и оформлять результаты поиска
строить диаграммы различного типа
Возможности табличного редактора MS Exsel при оформлении документов:

Возможности, предоставляемые операционной системой Windows, позволяют создать систему папок в соответствии с номенклатурой дел организации.
Для организации хранения объемных документов или архивного хранения необходимо использовать технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Программы-архиваторы - WinZip и WinRar. Она полезна при передаче документов: пересылке по электронной почте, на дисковых носителях.
Информационные технологии для хранения информации, организации доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы

Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование (технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа). Программа, обеспечивающая высокое качество распознавания – FineReader
Для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы применяется технология баз данных (БД). Программа Access пакета MS Office позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций:
регистрацию документов и контроль за их исполнением;
осуществление справочной работы по документам организации;
составление описей документов длительного хранения перед сдачей в архив;
получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о документах, сроки которых истекли, предназначенных к уничтожению и др.
Информационные технологии для хранения информации, организации доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы

Мультимедийные технологии.
Использование мультимедийных презентаций в своей работе - это успех в деловом мире во многом зависящий от умения убеждать, преподносить окружающим товары, идеи, свою организацию (предприятие) и самих себя. От этого факта зависят подъемы и спады в бизнесе и карьере.
Презентации составляются в программе PowerPoint фирмы Microsoft (пакет прикладных программ MS Office).
Информационные технологии для хранения информации, организации доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы

3. Роль персонального компьютера в современных информационных технологиях

быть прежде всего тихим;
занимать как можно меньше места. Это самая распространенная «забота» делопроизводителя.
быть не очень высокой производительности. Это не самый важный критерий для офисных компьютеров, т.к. до 99 % офисных задач являются стандартным набором прикладных программ.
Офисный компьютер должен:

1.Корпус – чем меньше, тем лучше
2.Монитор - это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024 х 768. Такие мониторы обеспечивают:
компактность;
безопасность;
эргономику;
невысокую цену.
Конфигурация
офисного компьютера:

3. Клавиатура и мышь.
Для делопроизводителя лучше иметь эргономическую клавиатуру, т.е. разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.
Мышь, должна быть оптической или лазерной.
4. Звуковые колонки.
Выбор звуковых колонок очень велик и зависит от вкуса пользователя и назначения персонального компьютера.
Конфигурация
офисного компьютера: