Текстовые документы

Ключевые слова
информационные технологии
текст
редактирование
форматирование
шаблоны
макросы
структура документа
компьютерная лингвистика

Информационные технологии
Информационные технологии (ИТ) – совокупность методов, производственных процессов, программно-технических и лингвистических средств, объединён-ных с целью сбора, обработки, хранения, распространения, отображения и использования информации, представленной в цифровой форме.
!

Текстовые документы
С позиции информатики, текст – последовательность знаков некоторого алфавита.
!
Виды текстовых документов

Виды ПО для обработки текстов

Перевод PROMT online

Создание текстовых документов на компьютере
ТЕКСТОВЫЙ
ДОКУМЕНТ
Для облегчения анализа и последующего преобразо-вания текста очень важно соблюдать основные прави-ла его ввода, редактирования и форматирования.
!

Ввод текста
При вводе и редактировании текста полезно включать режим отображения скрытых символов.

Основные правила ввода текста
Окончание абзаца маркируется нажатием клавиши Enter, позволяющей перейти на новую строку – первую строку нового абзаца.

Основные правила ввода текста
Между словами ставится только один пробел
(в режиме показа скрытых символов пробел обозначается точкой).

Основные правила ввода текста
CTRL + SHIFT + пробел
Кроме обычного пробела можно поставить «неразрывный пробел», который препятствует символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках.

Основные правила ввода текста
Перед знаками препинания (такими как ; : . , ! ?) пробел не ставится, после – вводится один пробел или символ конца абзаца.

Основные правила ввода текста
Тире и длинное тире с двух сторон выделяется пробелами.
Дефис и цифровое тире пишется слитно
с текстом.

Основные правила ввода текста
После открывающих и перед закрывающими скобками { } ( ) [ ], а также кавычками пробел не вводится.

Редактирование текста
Операции редактиро-вания позволяют изме-нить уже созданный электронный документ путём добавления или удаления фрагментов, перестановки частей документа, слияния не-скольких файлов, раз-биения единого доку-мента на несколько более мелких и т. д.
РЕДАКТИРОВАНИЕ

Форматирование документа
Совокупность значений свойств объекта называют форматом объекта, а изменение этих значений – форматированием объекта.
!
Слово
Абзац
Страница
Список
Таблица
Рисунок
Символ
Символ
Свойства объекта:
шрифт (гарнитура)
размер (кегль)
цвет
начертание: полужирное, курсив, подчеркнутый
видоизменение: надстрочный, подстрочный, …
и др.
Слово
Свойства объекта:
межзнаковый интервал:
обычный, разреженный, уплотненный
и др.
Абзац
Свойства объекта:
отступы: от границ левого и правого полей, первой строки
выравнивание: по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине
междустрочный интервал (интерлиньяж)
расстояние между абзацами
и др.
Страница
Свойства объекта:
размеры страницы: А4, А5, …
ориентация: книжная, альбомная
размеры полей
колонтитулы (графическое изображение или текст, которые располагаются в нижней и верхней части страницы документа)
и др.
Список
Свойства объекта:
вид списка: маркированный, нумерованный, многоуровневый
и др.
Таблица
Свойства объекта:
количество строк и столбцов
высота строк
ширина столбцов
границы
заливка
и др.
Графическое изображение
Свойства объекта:
тип
размер
положение
обтекание текстом: вокруг рамки, по контуру,
за текстом, перед текстом, …
и др.

Прямое и стилевое форматирование
Операции форматирования могут применяться как к отдельным объектам текстового документа, так и ко всему документу в целом. В первом случае говорят о прямом форматировании, во втором – о стилевом.
Смысл стилевого форматирования заключается в том, что структурным элементам, несущим одну и ту же функциональную нагрузку (например, заголовкам одного уровня, основному тексту, примерам и т. д.), назначается определённый стиль форматирования – набор параметров форматирования (шрифт, его начертание и размер, абзацные отступы, междустрочный интервал и др.).
Стиль – имеющий имя набор значений свойств объектов каждого типа, входящих в текстовый документ.
!

Основные правила оформления текстов
основной текст документа оформляется в одном формате, другой формат можно использовать для выделения заголовков, отдельных смысловых фрагментов;
размер символов и междустрочный интервал следует подбирать такими, чтобы текст читался легко;
количество разных цветов и шрифтов в документе не должно превышать трёх;
цветовая гамма должна отвечать назначению документа;
однотипную информацию целесообразно представлять в списках и таблицах;
графические изображения (рисунки, диаграммы, схемы) должны дополнять содержание текста, разъяснять или иллюстрировать его отдельные моменты; графические изображения следует оформлять в едином стиле;
на всех страницах документа рекомендуется делать одинаковый фон и поля

Средства автоматизации процесса создания документа
Использование шаблонов, макросов и средств, обеспечивающих работу со структурными компонентами документа, автоматизирует процесс создания документа.

Шаблоны
Шаблон – отформатированный определённым образом документ-заготовка, который хранится в отдельном файле и используется в качестве основы для создания новых документов определённого типа.
!
В Microsoft Word все шаблоны распределены на три группы:
установленные шаблоны (письма, факсы, резюме, отчёты и др.);
шаблоны на веб-сайте Microsoft Office Online (поздравительные открытки, визитки, сертификаты, грамоты, календари и др.);
шаблоны пользователя.

Макросы
Макрос – последовательность команд, сгруппиро-ванных в одну макрокоманду, для автоматического выполнения определённого задания.
!
Основное назначение макроса состоит в том, чтобы освободить пользователя от многократного повторения одно-образных действий во время обработки текстового документа, вы-полнить за него рутинную работу.
Макрос создаётся один раз, сохра-няется в шаблоне или документе и может многократно выполняться для автоматизации обработки документа.

Структура документа
Структура документа – иерархическая схема размещения составных частей документа.
!
Оглавление документа – пере-чень названий структурных частей документа, упорядочен-ных в соответствии с его иерархической схемой, с указа-нием соответствующих номеров страниц.
!

Компьютерная лингвистика
Другие возможности автоматизации обработки текстовой информации:
поиск текста в общем массиве по заданным нечётким признакам
рубрицирование текста – разбиение поступающего потока текстов на тематические подпотоки в соответствии с заранее заданными рубриками
реферирование текста – подготовка его сокращённой версии
перевод текста с одного языка на другой
анализ текста на предмет выявления заимствований

Самое главное
Информационные технологии (ИТ) - это совокупность методов, производственных процессов, программно-технических и лингвистических средств, объединённых с целью сбора, обработки, хранения, распространения, отображения и использования информации, представленной в цифровой форме.
С позиции информатики, текст - это последовательность знаков некоторого алфавита.
Существует множество программных продуктов, предназначенных для работы с текстовой информацией.
При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций: ввод, редактирование, форматирование.

Самое главное
Автоматизация процесса создания текстовых документов обеспечивается за счёт возможности работы с фрагментами, проверки правописания, стилевого форматирования, а также использования шаблонов, макросов и средств, обеспечиваю-щих работу со структурными компонентами документа.
Компьютер помогает решить множество других задач, связанных с обработки текстовой информации:
• поиск текста в общем массиве по заданным нечётким признакам;
• рубрицирование текста;
• реферирование текста;
• перевод текста с одного языка на другой;
• анализ текста на предмет выявления заимствований.

Давайте обсудим
Какие ошибки были допущены при наборе текста?
ПОДСКАЗКА