ВКР: Использование новых информационных технологий в информационно документационном обеспечении управления

Цель и задачи дипломной работы
Цель:
Проанализировать новые информационные технологии в документационном обеспечении управления, которые существенно ускоряют документооборот на предприятиях.
Задачи:
Раскрыть важность автоматизации документационного обеспечения управления.
Указать новые информационные технологии
Примеры использования новых технологий в документационном обеспечении управления

Структура дипломной работы:
1ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И НОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
2 НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
3 ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документационное обеспечение управления
Термин
Документационное обеспечение управления — вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами.
Важные компоненты
документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)
организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

Информационная система
хранение информации;
передача информации;
преобразование информации.

Автоматизация делопроизводства
В канцелярии
установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
В рамках организации
внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов
Основные этапы
получение документов по почте;
регистрация документов в журналах и на карточках
копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

«ДЕЛО» – система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД)
СЭД обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.
автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
смешанный бумажно-электронный документооборот.

Приложение «EOS for SharePoint»
Система EOS for SharePoint - продукт, созданный ЭОС на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. Предназначен для автоматизации бизнеса и построения единого информационного пространства компании
Автоматизация делопроизводства на всех этапах «жизненного цикла» документа;
Регистрация документов – создание карточки документа и прикрепление файлов, заполнение основных реквизитов, а также автоматическое присвоение документу регистрационного номера и прав доступа;
Совместная работа с проектами документов – автоматизация совместной подготовки.

Приложение «EOS for SharePoint»
Оптимизация бизнес-процессов в EOS for SharePoint
Подготовка и согласование проектов документов;
Рассмотрение и исполнение документов;
Выдача и исполнение поручений.

Приложение DocsVision
DocsVision
«Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации организационной деятельности
ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;
списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;
передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

DocsVision

Выводы
Вывод. В век информационных технологий переход делопроизводства на электронные программные системы приобретает все большую актуальность. Системы электронного документооборота работают на новых принципах. Они помогают сформировать электронную базу документов на любом предприятии или в организации, так как наличие бумажных архивов документов уже устарело.
Новые системы документационного обеспечения позволяют специалистам документационного обеспечения, более эффективно и более быстрее справляться с поставленной задачей.