Культура оформления документов в деловом общении

Наряду с вербальными и невербальными видами коммуникаций руководитель использует в своей служебной деятельности разнообразные документы или специальные средства, предназначенные для передачи и хранения информации.
Документ (от лат. documentum) есть доказательство, свидетельство

Этикет, высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и в письменных, т. е. в служебной документации. В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько разновидностей письменных документов, с которыми работает менеджер:
— директивные, информационно-инструктивные и методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и муниципальных (указ, постановление, акт, инструкция, методическое указание, информационное письмо и т. п.);
— внутренние организационно-распорядительные материалы (устав учреждения, положение, приказ, решение, распоряжение администрации, должностная инструкция, протокол и т. д.);

— внутренняя информационно-справочная, методическая документация (отчет, справка, докладная и объяснительная записка, деловое письмо, методическое разъяснение и др.);
— документы, связанные с оформлением трудовых отношений (заявление, доверенность, приказ о приеме, увольнении, поощрении и порицании, трудовая книжка сотрудника, табель явки на работу, график отпусков, договор, контракт и т. д.);
— финансово-бухгалтерская документация.

Выделяется ряд требований к технологии работы с документами, к их внешнему виду, языку и стилю. Наряду с этим необходимо соответствие документа принципам технической эстетики, принятым стандартам, его доступность в работе. Для делового письма, например, обязательны следующие реквизиты (т. е. признаки, установленные законом или положениями, для отдельных документов):
— наименование организации — адресата письма (отправителя) — полное и сокращенное;
— почтовый и телеграфный адрес;
— номер телефона;
— номер телекса;
— номер счета в банке;
—- дата;
— индекс документа;
— ссылка на индекс и дату входящего документа;

— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст;
— отметка о наличии приложений;
— подпись;
— отметка о направлении копии по другим адресам;
—- фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя;
— отметка о направлении письма в дело.

Служебная переписка, или деловая корреспонденция, без которой не могут осуществляться эффективные деловые коммуникации, включает письма, телеграммы, телефонограммы, факсовую и телетайпную связь. Деловую корреспонденцию подразделяют на входящую, т. е. получаемую учреждением от своих партнеров, вышестоящих организаций, и исходящую, формируемую непосредственно в учреждении.
По видам выделяются письма циркулярные, директивные, информационные, гарантийные, претензионные, рекламационные, коммерческие, договорные, сопроводительные, а также письма-ответы, письма-запросы, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, просьбы.

Служебные письма печатаются без помарок и исправлений, складываются текстом внутрь. Особо важные письма не сгибают, а посылают в плотном конверте. Формальной стороне корреспонденции, изяществу оформления во многих странах придается большое значение

Гарантийные письма составляются для подтверждения данных ранее обещаний. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, трудоустройство, оплата труда, качество работ, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. п. Гарантийное письмо выполняет не только юридическую, но и моральную функцию, так как выражает готовность оказать поддержку партнеру делового общения. При этом слово “гарантия” в тексте может и не употребляться.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату документов или материальных ценностей.
Договорные письма считаются разновидностью сопроводительного письма, так как они подтверждают факт отправки договоров.
Письма-извещения, информационные письма своевременно информируют участника деловых коммуникаций о свершившемся факте. Нередко эти письма используют для рекламы своей деятельности.

Письма-приглашения могут адресоваться лично или коллективному адресату, например членам комиссии или ученого совета. При большом количестве адресатов используются изготовленные типографским способом тексты, в которых заполняются от руки лишь фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат: заседание, совещание, ярмарка, выставка, презентация и т. д.

Телеграммы используются при необходимости установления срочной связи с участником делового общения. Они характеризуются предельной лапидарностью языка. Количество глагольных форм в телеграмме должно быть минимальным, прилагательные не употребляются, а наречия — лишь в случае крайней необходимости. Знаки препинания ставят только тогда, когда их отсутствие меняет смысл написанного.

В связи с коренными изменениями социально-экономической и культурной ситуации в стране появилось множество документов — законов, указов, постановлений, правительственных и ведомственных писем, распоряжений, других правовых актов, регулирующих вопросы собственности, развития производственных отношений. Без их учета нельзя правильно сформулировать и принять уставные и другие внутренние документы, в соответствии с которыми строится и регулируется деловое общение с учреждениями и организациями.

Расширение многогранной деятельности предприятия, отдельной личности немыслимо без хорошо организованных письменных видов делового общения. В человеческой культуре самое древнее искусство — искусство общения, говорил известный русский писатель Даниил Гранин.