Служебные документы

Важнейшей частью делопроизводства является документирование, т.е. регламентированный процесс записи и оформления информации по установленным правилам.
Сущность понятия «документ» в современной науке

Результатом документирования выступает документ (от лат. ‘свидетельство’). Данное понятие является междисциплинарным, поэтому каждая наука предлагает своё определение документа.

Мы рассматриваем термин «документ» в административно-правовой сфере. Поэтому под понятием документ мы будем понимать зафиксированную на материальном носителе информацию, содержащую реквизиты и имеющую отношение к управленческой деятельности.

– обязательность смыслового семантического содержания;
– закреплённость на материальном носителе;
– предназначенность для использования в социальной коммуникации;
– завершённость сообщения.
Признаки документа

Под композицией понимаются особенности пространственной соотнесённости частей документа, построение документа с точки зрения взаиморасположения тематически завершённых микроконтекстов в пределах документов, их физическое и смысловое позиционирование.
Композиция документа

Под реквизитами мы будем понимать совокупность обязательных информационных данных о документе, отсутствие которых лишает документ юридического значения.
Реквизитная композиция документов

В официальных источниках используют такие реквизиты, как государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование организации, наименование вида документа, текст документа, подпись и т.д.
Реквизиты бывают как постоянными (наносимыми при создании бланка документа), так и переменными (наносимыми при составлении определённого документа). Совокупность реквизитов составляет формуляр документа.

Формальная композиция документов
Формальная композиция обычно включает в себя следующие составляющие: абзац, рубрики, заголовки, отступы и т.д.

Она подразумевает трёхчастную структуру текста (введение, основная часть, заключение). Однако текст документа может состоять не из классических трёх, а из одной или двух составляющих (например, для распорядительных бумаг характерна двухчастная композиция).
Логическая (смысловая) композиция документов

Информационная структура документа связана с понятием жанровой формы, так как отражает информационное наполнение документа в зависимости от жанра. Информационные части чаще всего выражаются в типовых словесных конструкциях (документных формулах, клише, штампах).
Информационная композиция документов

Функции документов
Под функцией документа мы будем понимать его целевое назначение. Основной функцией документа является распространение информации во времени и пространстве. Анализ литературы показывает, что можно выделить общие (свойственные любому документу) и специфические (характерные для отдельных видов документов) функции.

Общие функции
- информационная функция;
- социальная функция;
- коммуникативная функция;
- культурная функция.

Специфические функции
- управленческая (регулятивная) функция;
- правовая функция;
- функция исторического источника (мемориальная, памятниковая)

Классификация документов
Документы можно классифицировать и по разным основаниям: по способу документирования (текстовые, изобразительные, графические и др.), по источнику поступления (входящие, исходящие, внутренние), по юридической силе (подложные и подлинные), по критерию гласности (документы, содержащие открытую информацию, и документы ограниченного доступа), по срокам хранения (постоянные, долговременные, временные) и т.д.

Служебные документы:
краткая характеристика.
Личные документы
По происхождению выделяют личные и служебные документы.
Личные документы исходят от частного лица. Их можно разделить на собственно личные документы (воспоминания, дневники, мемуары и др.) и деловые документы личного характера (автобиография, доверенность, жалоба, заявление, расписка, резюме, справка и др.).

Служебные документы
Служебные документы составляются от имени юридического или физического лица, отражают интересы организации.
Особое место среди них занимает организационно-распорядительная документация, в которой выделяют следующие виды документов: организационные (инструкция, правила, устав, штатное расписание и др.), распорядительные (приказы, предписание, распоряжения, решение, указы и др.), справочно-информационные (письма, протоколы, телефонограммы и др.).

РАПОРТ
Рапорт – устное/письменное донесение установленной формы при обращении нижестоящего должностного лица к вышестоящему в процессе служебной деятельности.
Для данного документа характерны такие слова и словосочетания, как академический отпуск, личное время, начальнику академии, прибытие на службу, прошу предоставить мне, слушатель курса, убытие из расположения академии и др. Рапорт оформляется от первого лица, в нём не допускается использовать экспрессивную лексику, восклицательные и вопросительные предложения.

ЗАЯВЛЕНИЕ
Под заявлением мы будем понимать внутренний служебный документ, содержащий просьбу о чём-либо.
В заявлении употребляются такие реквизиты, как наименование адресата и адресанта, название документа, формулировка просьбы, дата, подпись.
В данном документе используются следующие речевые клише: в связи с тем, что…, в случае неполучения ответа, довожу до Вашего сведения, прошу предоставить/принять/разрешить, ставлю Вас в известность и др.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – это внутренний документ, содержащий, как правило, информацию подчинённого лица руководителю о причинах отклонения от штатных ситуаций.
Данный документ оформляется работником от первого лица в произвольной форме и предоставляется работодателю в течение двух дней.
Её отличием от других информационно-справочных документов является то, что она выражает семантику извинения и просьбы.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
В ней излагают какие-либо сведения с выводами и предложениями составителя. В данном документе можно условно выделить две части. В первой части докладной записки описывается ситуация, послужившая поводом к написанию документа, во второй – выводы и соответствующая просьба.
Текст оформляется в официально-деловом стиле, излагается от первого лица и исключает возможность двоякого толкования. Необходимо отметить, что выделяют два вида докладных записок: внутреннюю и внешнюю.

АВТОБИОГРАФИЯ
Автобиография – это документ, содержащий социально значимую информацию о сотруднике. В данный документ входят такие сведения, как фамилия, имя, отчество работника; дата и место рождения; гражданство; образование; трудовая деятельность; семейное положение; сведения о наградах и др.
Каждый новый блок начинается с нового абзаца. Автобиография представляет собой повествование от первого лица, состоит из клишированных фраз: Я, фамилия, имя, отчество; женат – не женат; имею одного ребёнка и др.

Этикетные особенности письменного делового общения
Служебная переписка оформляется в официально-деловом стиле. Он предполагает нейтральность и строгость изложения материала. Однако адресантам следует помнить о доброжелательном и уважительном отношении к собеседнику, так как важной является не только информация, но и тон, в котором ведётся переписка.

ОБРАЩЕНИЕ
Обращение - слово/словосочетание, называющее человека, явление или предмет, к которому обращаются с речью. В служебных документах довольно часто употребляют обращение по должности или фамилии (Уважаемый господин…!). Если сотрудник планирует придать переписке личный характер, то он обращается к адресату по имени и отчеству.

ВВОДНЫЕ СЛОВА
Данные номинации выражают чувства пишущего (к счастью, по справедливости, с радостью), оценивают достоверность сообщаемого (бесспорно, вероятно, действительно, разумеется, само собой), создают последовательность изложения информации (во-первых, итак, наконец, например) и т.д. Вводные конструкции особенно целесообразно употреблять в письмах-отказах, так как данные слова и словосочетания смягчают отрицательный тон повествования.

Умеренное использование специальных терминов
Их употребление способствует точности изложения. Однако если термин малораспространён, то он может быть ошибочно истолкован.

Использование местоимений
В официально-деловом стиле ограничено употребление личного местоимения я. Оно характерно только для таких документов, как автобиография, доверенность, расписка. В большинстве других служебных документов личное местоимение первого лица единственного числа может быть воспринято адресатом негативно. Это связано с тем, что интересы в деловой переписке выражает организация, а не конкретная личность. Поэтому в документах все прошения подразумевают использование местоимения первого лица множественного числа – мы.

Практическое задание