АФК «Система»Портал Совета Директоров

О компании
Основанная в 1993 году, на сегодня АФК «Система» – крупнейшая в России и СНГ публичная диверсифицированная корпорация.
Миссия
АФК «Система» сфокусирована на долгосрочном росте акционерной стоимости за счет достижения высокого возврата на инвестированный капитал и диверсификации инвестиций.
Инвестиционный портфель АФК «Система» состоит из уникальных бизнесов, включая развитые компании, генерирующие стабильный денежный поток, а также компании на ранних стадиях развития с высоким потенциалом роста
Стратегия
Стать лидером среди мировых инвестиционных компаний
Предлагать инвесторам доступ к уникальным сделкам
Активное управление портфелем инвестиций
Активы:
Инвестиции в нефтегазовую промышленность, энергетику, телекомы, ритейл и технологический сектор – 14 компаний лидеров рынка
Портфель разделен на Базовые и Развивающиеся активы на основании их размера, генерируемых денежных потоков, перспективности и инвестиционной стратегии АФК «Система»
Активы под управлением:
$46 млрд
Доход 2010:
$28 млрд
Рыночная капитализация:
$8.3 млрд
История успешного сотрудничества с иностранными компаниями (Проект/Партнер):
РОСНО/Allianz
МТС/Deutsche Telecom
SITRONICS/Siemens
Intourist/Thomas Cook
АФК «Система» заняла 342 место в 2010 году по данным списка Fortune Global 500 и названа самой быстрорастущей компанией в России
342 место в списке Fortune Global 500 и названа самой быстрорастущей компанией в России
7 место в Top-400 крупнейших Российских компаний (рейтинг Expert 400)
Бренд MTС назван самым дорогим в России (BRANDZ)
Башнефть названа самой быстрорастущей компанией по рыночной капитализации (рейтинг Expert 400)
Концерн РТИ Системы вошел в список 100 крупнейших оборонных компаний мира (Defense News)
М.Шамолин занял 1е место в списке Power-100 как лучший топ-менеджер в телекоме по СНГ и Восточной Европе (рейтинг Global Telecoms Business)
37 менеджеров АФК «Система» вошли в список ТОП-1000 лучших менеджеров России (рейтинг Commersant & Russian managers association)

Особенности ранее используемого процесса по подготовке и проведению заседаний Совета директоров
VIP Collaboration: Портал СД – зачем нужен?
Высшим органом корпоративного управления является Заседание Совета директоров.
Участники – топ-менеджмент компании и независимые директора.
Информирование по e-mail
Новости
Биржи
Оповещения
Небезопасная пересылка, хранение и работа с материалами СД
Процедуру подготовки и проведению заседаний требовалось улучшить. При этом надо было учитывать, что топ-менеджеры это обособленная группа лиц, которым нужен свой, особенный инструмент для совместной работы, работающий на любых мобильных устройствах, в том числе на планшетах
Требуется
Удобный доступ к архиву для членов СД
«Чат»
Удаленный доступ
Защищенное хранение документов
Календарь заседаний
На заседании
до 500 листов в 20 экземплярах
Невозможность оперативной замены доклада
Трансляция доклада только на одном языке
Работа секретариата
Ручные рассылки
Сложное согласование
Ручное формирование справки по поручениям
Неудобное хранение документов в архиве СД
Предварительное обсуждение по e-mail и телефону
Основные причины неиспользования топ-менеджерами информационных систем:
неадаптированный или недружественный интерфейс
непроработанные вопросы безопасности
требуется использовать громоздкое оборудование, ПК или ноутбук

VIP Collaboration: Среда совместной работы для топ-менеджеров
Информирование
Важные события внутренней и внешней жизни
Корпорации
Биржевые новости, котировки, ценные бумаги
Новости для членов СД
Оповещения о новой информации на Портале
Предоставлена возможность коммуникаций и совместной работы Менеджменту всех уровней как по горизонтали, так и по вертикали
После заседания
Протокол заседания
Архив материалов заседаний
Удобство работы
Простой интерфейс и удобство доступа к информации
«Прозрачная» система безопасности
Минимизировать использование бумаг
На заседании
Самостоятельный просмотр материалов
Трансляция презентации на выбранном языке
«Чат»
Удаленный доступ отсутствующих участников
Не использовать бумажный носитель
Подготовка
Календарь заседаний
Подготовка и согласование
материалов до размещения
Утверждение секретарем СД
Обсуждение материалов
Справочная информация
Контактная информация по участникам
Ежедневная справка по поручениям
Актуальная справка по поручениям к СД
Цели и задачи проекта:
Создание Портала для работы членов Совета директоров, Правлений, Комитетов
Создание полного цикла подготовки и работы заседаний по Корпоративному управлению
Создание ресурса для коммуникаций топ-менеджмента

Планирование работы СД, Правлений и Комитетов (1/3)
Предоставлена возможность удобной работы в рабочей области, содержащей всю необходимую информацию
Главная страница – Совет директоров
Архив и календарь заседаний
Выбор языка
Календарь ближайших заседаний
Не прочитано
Текущий пользователь
Основные события в компаниях группы, переход в новости Корпорации
Переход в раздел «ценные бумаги»
Общий новостной блок, Переход в раздел «новости»
Разделы коллегиальных органов управления
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Планирование работы СД, Правлений и Комитетов (2/3)
Возможность выбора календаря определенного Комитета. Разграничение прав доступа предусматривает просмотр только разрешенного календаря заседаний
Главная страница – Комитеты
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Можно выбрать календарь работы Правления или необходимого комитета
Для секретаря комитета или Совета директоров доступны дополнительные элементы управления, например, добавить заседание

Планирование работы СД, Правлений и Комитетов (3/3)
Удобный и понятный интерфейс не только для членов Совета директоров, но и для сотрудников обеспечивающих подготовку заседаний, материалов и поддержку Портала СД
Добавление заседания, вопросов повестки, материалов по вопросу (доступно для Секретариата)
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Окно создания заседания
Выбор участников заседания (докладчики по вопросам будут добавлены в участники автоматически при назначении докладчика на вопрос)
Область обсуждения и предварительного согласования материалов вопроса
Окно загрузки и утверждения материалов
Возможность указать проект решения по вопросу

Подготовка материалов и их предварительное обсуждение (1/3)
Предоставлена возможность предварительного рассмотрения и обсуждения материалов из любой точки мира, отмечается непрочитанная и обновленная информация
Страница заседания (на слайдах демонстрируется вымышленное заседание)
Докладчик по вопросу
Обсуждение вопроса
Согласование материалов
Переход к презентации
Возврат на главную страницу
Повестка заседаний
Переход в чат
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Подготовка материалов и их предварительное обсуждение (2/3)
Предоставлена возможность предварительного рассмотрения и обсуждения материалов из любой точки мира, отмечается непрочитанная и обновленная информация
Обсуждение материалов
Кнопки прокрутки
Докладчик по вопросу
Отметки о новом сообщении и количестве сообщений
Переход к материалам вопроса
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Подготовка материалов и их предварительное обсуждение (3/3)
Удобный интерфейс доступа, просмотра и предварительного обсуждения материалов
Страница ознакомления с материалами по вопросу повестки
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Проведение заседаний Совета директоров, Комитетов (1/2)
Возможно использовать весь функционал Портала СД как с мониторов в зале заседаний, так и мобильных устройств (в т.ч. iPad). Во время доклада на заседании СД можно «следовать за докладчиком» и переключиться в полноэкранный режим трансляции в любой момент.
Страница заседания
Малое окно трансляции в зале заседаний позволяет постоянно следовать за докладчиком
Трансляция идет на языке пользователя
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Полноэкранный режим трансляции

Проведение заседаний Совета директоров, Комитетов (2/2)
Есть возможность «забежать» вперед, вернуться назад в транслируемой презентации не мешая докладчику или просмотреть другие материалы. При нажатии на малое окно трансляции – вернуться к транслируемым слайдам в Зале заседаний
Возможность работы с документами Портала СД при следовании за докладчиком в малом окне
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Трансляция идет на языке пользователя
Ознакомление с материалами производится на языке пользователя

Информация об участниках, контактная информация, чат
Контактная информация содержит сведения о всех участниках заседания, докладчиках и приглашенных, а так же ключевых людях в Группе компаний.
Чат возможно использовать в любое время, в том числе во время заседания
Страница участников заседаний
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Автоматизация работы секретариата Совета директоров
Возможно автоматически формировать предзаполненные документы
Страница автоматической подготовки протокола
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Справочная информация (1/2)
На Портале СД размещена необходимая справочная информация
Страница «Инструменты инвестора»
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Справочная информация (2/2)
На Портале СД размещена необходимая справочная информация
Страницы Новости и новости компаний Корпорации
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

Как создать Портал СД за один месяц
Заинтересованность Заказчика и Исполнителя в успешном выполнении проекта и поддержка со стороны топ-менеджмента – главное условие реализуемости проекта
Сбор требований
Определение объема проекта
Выбор Исполнителя «Ситроникс ИТ»
Выбор платформы
Подготовка тестовой среды
Формирование команды
Укрупненный график проекта
4 недели
1 неделя
2 недели
2 недели
Уточнение задачи, выбор Исполнителя
Прототип
Создание
Согласование, тестирование, отладка и установка
Создание прототипа системы
Прототип был не согласован
Уточнение требований
Расширение объема проекта
Привлечение дизайнеров
Согласование дизайна
Замена стандартного интерфейса Sharepoint
Распараллеливание работ
Ежедневный мониторинг
Согласование релиза
Тестирование в зале заседаний и на iPad
Установка клиентов за 10 дней до даты СД
Обучение тех.персонала обеспечения Заседания

Интранет-инструменты для подготовки и проведения заседаний
Портал СД АФК «Система» содержит полный набор интранет-инструментов для подготовки и проведения заседаний Совета Директоров , Правлений и Комитетов
Жизненный цикл заседания
До заседания
Создание и своевременная актуализация расписания и повесток заседаний
Размещение материалов по вопросам повестки и ролевая процедура согласования
Согласование комплекта материалов по вопросу секретарем коллегиального органа
Оповещение участников заседания об изменениях и обновлениях *
Возможность предварительно обсуждать материалы участниками заседаний *
Двуязычный интерфейс (рус/eng)
Просмотр справки о поручениях *
Отметки о новых или непрочитанных материалах *
Во время заседания
Исключительная ответственность за работоспособность портала СД во время проведения заседаний
Трансляция докладчиком своей презентации с любого места в зале или удаленно из любой точки мира *
Возможность «следовать за докладчиком» и самостоятельно смотреть как текущую презентацию, так и любую другую *
Возможность смотреть трансляцию и материалы на портале на рус/eng языках *
Просмотр справки о поручениях
Удаленное подключение к трансляции материалов *
После заседания
Размещение протокола
Оповещение участников заседания
Постоянно
Размещение новостей *
Оперативное реагирование поддержки Портала СД
на запросы пользователей
Актуализация контактной информации *
Решение проблем на мобильных устройствах пользователей по телефону

Планы развития
Портал СД – перспективное направление развития корпоративного управления с использованием интранет технологий и внутренних cloud services
Портал СД – востребованный продукт на рынке ПО автоматизации корпораций
Функционал
Аудио и видео он-лайн трансляция из зала заседаний на Портале для возможности удаленного подключения участников
Персональные заметки на материалах
Тиражирование
Внедрение Портала СД в других компаниях группы
Распространение решения на прочие совещания, формирование базы знаний корпорации