Демонстрация возможностей модуля «Управление деловыми процессами» В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й.

Назначение модуля «Управление деловыми процессами»
Модуль «Управление деловыми процессами» предназначен для:
управления движением документов;
сохранения переписки по согласованию и обоснованию принятого решения для истории;
повышения исполнительской дисциплины.
Основные понятия, которыми оперирует модуль – это ЗАДАЧА и ЗАДАНИЕ.
Задача – это объем работ, который необходимо выполнить.
Задание – это часть задачи, которую выполняет один из ее исполнителей.
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Проводник системы
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Проводник системы обеспечивает удобную работу пользователей с задачами и заданиями. В левой части проводника отображается структура папок, в правой – их содержимое.
В папку «Входящие» автоматически попадают задания, полученные
пользователем к исполнению.

Проводник системы
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
В папку «Исходящие» автоматически попадают задачи пользователя, выданные им другим сотрудникам для исполнения.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Система позволяет работать с задачами и заданиями через контекстное меню, с помощью «горячих клавиш», …
… а также через головное меню и панель инструментов.

Работа с задачами в системе
Создав задачу и определив список исполнителей, можно управлять ходом выполнения работ.
В процессе управления задачей можно:
изменять список исполнителей и сроки заданий;
вкладывать в задачу или задание документы и задачи, решенные ранее;
создавать разветвленную структуру задач в рамках одной темы, используя подзадачи;
отправлять на доработку с этапа «Контроль»;
прерывать её выполнение и т.д.
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Чтобы инициировать выполнение работ или процесс исполнения документа, нужно создать новую задачу.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
В задаче инициатор заполняет тему.
Определяет ход выполнения работ (маршрут ее движения).

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
В окне формирования маршрута перечисляются исполнители и сроки выполнения заданий, а также определяется тип маршрутизации и порядок получения заданий при последовательной или сложной маршрутизации.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Параметры выбранного маршрута можно также задать и на графической схеме.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
При необходимости инициатор может выбрать и вложение. Причем во вложении могут быть не только документы, но и задачи, задания, записи справочников и папки.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Выбранное вложение автоматически попадает в задачу.
Также инициатором заполняется текст задачи.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Для стандартных бизнес-процессов можно выбрать настроенные типовые маршруты.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Состав и количество настроенных типовых маршрутов в организации может быть произвольным.
Выбранный типовой маршрут запрашивает первоначальные данные и автоматически заполняет все необходимые параметры задачи: исполнителей, сроки, текст задачи, вложение. Например: …

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
… при выборе типового маршрута «Согласование договора» изначально запрашивается сумма договора и электронный документ, который надо согласовать.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
После занесения запрашиваемых данных, задача автоматически заполняется необходимыми параметрами.
Параметры выбранного типового маршрута можно посмотреть на графической схеме.

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
После того, как определен маршрут движения, исполнители и сроки, задачу можно запускать в работу. Для этого инициатору достаточно нажать кнопку «Старт». Теперь первый исполнитель, указанный в маршруте, или все исполнители (если маршрутизация параллельная) автоматически получат свои задания.

Работа с задачами в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
После того, как задача была стартована, она автоматически сохраняется в папке «Исходящие» Инициатора, …

Работа с задачами в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
… а также попадает в папку «Входящие» Исполнителя (или нескольким Исполнителям, если задание должно быть выполнено параллельно).

Работа с заданиями в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Исполнитель, открыв полученное задание, может обращаться к вложенным документам. При этом, ему доступны все возможные действия в соответствии с его правами доступа к вложению.

Работа с заданиями в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Отчет о выполнении задания можно написать прямо в тексте задачи.

Работа с заданиями в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Чтобы обеспечить дальнейшее движение задачи по маршруту, исполнитель, после завершения работ по своему заданию, выполняет его. Например, для данного типового маршрута, в соответствии с тем согласен исполнитель или нет, задача пойдет по тому или иному маршруту.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
В процессе работы над задачей, ее Инициатор, может отслеживать и контролировать ход ее выполнения.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
На схеме маршрута он может проследить на какой стадии работ по заданию находится каждый Исполнитель.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
На схеме серым цветом обозначены этапы задачи, которые уже выполнены.
Зеленым – этапы на которых задача находится сейчас.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
На закладке Состояние отображается дополнительная информация по каждому этапу задачи.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Например, видно, что Арбузов задание выполнил, а остальные Исполнители свои задания получили, но еще не открывали.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Исполнитель также может управлять процессом исполнения работ по задаче: послать напоминание о задержке, перенаправить ее другим исполнителям, прекратить задачу и т.д.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
После того, как все Исполнители выполнят свои задания, Инициатору, в рамках типового маршрута, приходит задание на контроль.

Контроль исполнения задачи
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
На этапе контроля Исполнитель может отправить задачу на доработку …
… или принять ее.

Размещение всех задач и заданий в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера обеспечивает оптимальный режим работы с ними.
Пользователь может организовать удобную лично ему иерархию папок для хранения задач и заданий. Это возможно благодаря тому, что в папках хранятся ссылки, а не сами задачи. В результате чего, одна задача может иметь отношение ко многим производственным вопросам и лежать в неограниченном количестве папок или не лежать ни в одной папке.
Также можно группировать задачи по заданным условиям и устанавливать автофильтры.
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Группировка задач и заданий

Группировка задач и заданий
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Использование папок позволяет «разбивать» все задачи и задания по удобному для пользователя принципу.

Группировка задач и заданий
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Также пользователь может группировать задачи по определенным полям …

Группировка задач и заданий
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
… и настраивать автофильтры, что удобно, если он получает много заданий к исполнению или выдает много задач исполнителям.

Для отслеживания работ по задачам и заданиям в системе DIRECTUM реализован механизм напоминаний.
Напоминания сигнализируют, например, о наступлении времени выполнения определенных работ или контроля какого-либо задания.
Напоминание можно установить на конкретную дату и время, тогда оно сработает в строго установленное время, или на относительный срок в минутах, часах или днях.
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Напоминания

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Для каждого задания или задачи можно установить напоминание.
Напоминания

Напоминания
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Напоминание может сработать через заданный промежуток времени, после его установления …

Напоминания
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
… или в строго определенную дату и время.
После того, как выбрано время напоминания, необходимо подтвердить его, нажав кнопку «Напомнить».

Напоминания
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Напоминание пришло в указанное время.

Для удобства работы в системе DIRECTUM реализованы различные варианты поиска задач.
DIRECTUM позволяет быстро находить нужные задачи по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти задачи по содержимому переписки.
Имеется возможность осуществлять специализированные поиски, используя предопределенные, заранее заданные условия. Например: Исходящие незавершенные задачи.
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Поиск задач в системе

Поиск задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Выполненные ранее задачи можно найти, использовав возможность поиска. Для этого предоставлены различные варианты поиска информации в системе. Это могут быть специализированные поиски, …
… специально настроенные поиски …
… или поиск задач по произвольным критериям.

Поиск задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Который можно организовать как по известным параметрам задачи (Инициатор, Тема, Исполнитель и т.д.), …

Поиск задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
… так и по тексту задачи, с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа.

Поиск задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Параметры поиска можно в любой момент скорректировать.

Поиск задач в системе
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
В окне результатов поиска отображается полный список задач, доступных пользователю и удовлетворяющих заданным критериям поиска.
При необходимости критерии поиска можно скорректировать или изменить.

Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса, и которым необходимо выдавать задания и выполнять работы, например, во время командировок, разработан сервер веб-доступа. Каждый сотрудник организации с помощью любого веб-браузера может обратиться к задачам и заданиям системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль.
Для работы через Internet не требуется установка дополнительного программного обеспечения на клиентский компьютер, достаточно наличия веб-браузера. При этом, работа с задачами и заданиями ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали, находясь в офисе.
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Удаленная работа через
веб-браузер

Удаленная работа через
веб-браузер
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й