Демонстрация возможностей модуля «Управление деловыми процессами» В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й.

Содержание

Слайд 2

Назначение модуля «Управление деловыми процессами»

Модуль «Управление деловыми процессами» предназначен для:
управления движением

Назначение модуля «Управление деловыми процессами» Модуль «Управление деловыми процессами» предназначен для: управления
документов;
сохранения переписки по согласованию и обоснованию принятого решения для истории;
повышения исполнительской дисциплины.
Основные понятия, которыми оперирует модуль – это ЗАДАЧА и ЗАДАНИЕ.
Задача – это объем работ, который необходимо выполнить.
Задание – это часть задачи, которую выполняет один из ее исполнителей.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Слайд 3

Проводник системы

В Л А Д Е Я - У П Р А

Проводник системы В Л А Д Е Я - У П Р
В Л Я Й

Проводник системы обеспечивает удобную работу пользователей с задачами и заданиями. В левой части проводника отображается структура папок, в правой – их содержимое.

В папку «Входящие» автоматически попадают задания, полученные
пользователем к исполнению.

Слайд 4

Проводник системы

В Л А Д Е Я - У П Р А

Проводник системы В Л А Д Е Я - У П Р
В Л Я Й

В папку «Исходящие» автоматически попадают задачи пользователя, выданные им другим сотрудникам для исполнения.

Слайд 5

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Система позволяет работать с задачами и заданиями через контекстное меню, с помощью «горячих клавиш», …

… а также через головное меню и панель инструментов.

Слайд 6

Работа с задачами в системе

Создав задачу и определив список исполнителей, можно управлять

Работа с задачами в системе Создав задачу и определив список исполнителей, можно
ходом выполнения работ.
В процессе управления задачей можно:
изменять список исполнителей и сроки заданий;
вкладывать в задачу или задание документы и задачи, решенные ранее;
создавать разветвленную структуру задач в рамках одной темы, используя подзадачи;
отправлять на доработку с этапа «Контроль»;
прерывать её выполнение и т.д.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Слайд 7

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Чтобы инициировать выполнение работ или процесс исполнения документа, нужно создать новую задачу.

Слайд 8

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

В задаче инициатор заполняет тему.

Определяет ход выполнения работ (маршрут ее движения).

Слайд 9

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

В окне формирования маршрута перечисляются исполнители и сроки выполнения заданий, а также определяется тип маршрутизации и порядок получения заданий при последовательной или сложной маршрутизации.

Слайд 10

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Параметры выбранного маршрута можно также задать и на графической схеме.

Слайд 11

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Слайд 12

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

При необходимости инициатор может выбрать и вложение. Причем во вложении могут быть не только документы, но и задачи, задания, записи справочников и папки.

Слайд 13

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Выбранное вложение автоматически попадает в задачу.

Также инициатором заполняется текст задачи.

Слайд 14

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Для стандартных бизнес-процессов можно выбрать настроенные типовые маршруты.

Слайд 15

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Состав и количество настроенных типовых маршрутов в организации может быть произвольным.

Выбранный типовой маршрут запрашивает первоначальные данные и автоматически заполняет все необходимые параметры задачи: исполнителей, сроки, текст задачи, вложение. Например: …

Слайд 16

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

… при выборе типового маршрута «Согласование договора» изначально запрашивается сумма договора и электронный документ, который надо согласовать.

Слайд 17

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

После занесения запрашиваемых данных, задача автоматически заполняется необходимыми параметрами.

Параметры выбранного типового маршрута можно посмотреть на графической схеме.

Слайд 18

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Слайд 19

Создание задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

После того, как определен маршрут движения, исполнители и сроки, задачу можно запускать в работу. Для этого инициатору достаточно нажать кнопку «Старт». Теперь первый исполнитель, указанный в маршруте, или все исполнители (если маршрутизация параллельная) автоматически получат свои задания.

Слайд 20

Работа с задачами в системе

В Л А Д Е Я - У

Работа с задачами в системе В Л А Д Е Я -
П Р А В Л Я Й

После того, как задача была стартована, она автоматически сохраняется в папке «Исходящие» Инициатора, …

Слайд 21

Работа с задачами в системе

В Л А Д Е Я - У

Работа с задачами в системе В Л А Д Е Я -
П Р А В Л Я Й

… а также попадает в папку «Входящие» Исполнителя (или нескольким Исполнителям, если задание должно быть выполнено параллельно).

Слайд 22

Работа с заданиями в системе

В Л А Д Е Я - У

Работа с заданиями в системе В Л А Д Е Я -
П Р А В Л Я Й

Исполнитель, открыв полученное задание, может обращаться к вложенным документам. При этом, ему доступны все возможные действия в соответствии с его правами доступа к вложению.

Слайд 23

Работа с заданиями в системе

В Л А Д Е Я - У

Работа с заданиями в системе В Л А Д Е Я -
П Р А В Л Я Й

Отчет о выполнении задания можно написать прямо в тексте задачи.

Слайд 24

Работа с заданиями в системе

В Л А Д Е Я - У

Работа с заданиями в системе В Л А Д Е Я -
П Р А В Л Я Й

Чтобы обеспечить дальнейшее движение задачи по маршруту, исполнитель, после завершения работ по своему заданию, выполняет его. Например, для данного типового маршрута, в соответствии с тем согласен исполнитель или нет, задача пойдет по тому или иному маршруту.

Слайд 25

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

В процессе работы над задачей, ее Инициатор, может отслеживать и контролировать ход ее выполнения.

Слайд 26

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

На схеме маршрута он может проследить на какой стадии работ по заданию находится каждый Исполнитель.

Слайд 27

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

На схеме серым цветом обозначены этапы задачи, которые уже выполнены.

Зеленым – этапы на которых задача находится сейчас.

Слайд 28

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

На закладке Состояние отображается дополнительная информация по каждому этапу задачи.

Слайд 29

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

Например, видно, что Арбузов задание выполнил, а остальные Исполнители свои задания получили, но еще не открывали.

Слайд 30

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

Исполнитель также может управлять процессом исполнения работ по задаче: послать напоминание о задержке, перенаправить ее другим исполнителям, прекратить задачу и т.д.

Слайд 31

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

После того, как все Исполнители выполнят свои задания, Инициатору, в рамках типового маршрута, приходит задание на контроль.

Слайд 32

Контроль исполнения задачи

В Л А Д Е Я - У П Р

Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П
А В Л Я Й

На этапе контроля Исполнитель может отправить задачу на доработку …

… или принять ее.

Слайд 33

Размещение всех задач и заданий в едином информационном пространстве базы данных SQL

Размещение всех задач и заданий в едином информационном пространстве базы данных SQL
сервера обеспечивает оптимальный режим работы с ними.
Пользователь может организовать удобную лично ему иерархию папок для хранения задач и заданий. Это возможно благодаря тому, что в папках хранятся ссылки, а не сами задачи. В результате чего, одна задача может иметь отношение ко многим производственным вопросам и лежать в неограниченном количестве папок или не лежать ни в одной папке.
Также можно группировать задачи по заданным условиям и устанавливать автофильтры.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка задач и заданий

Слайд 34

Группировка задач и заданий

В Л А Д Е Я - У П

Группировка задач и заданий В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Использование папок позволяет «разбивать» все задачи и задания по удобному для пользователя принципу.

Слайд 35

Группировка задач и заданий

В Л А Д Е Я - У П

Группировка задач и заданий В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Также пользователь может группировать задачи по определенным полям …

Слайд 36

Группировка задач и заданий

В Л А Д Е Я - У П

Группировка задач и заданий В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

… и настраивать автофильтры, что удобно, если он получает много заданий к исполнению или выдает много задач исполнителям.

Слайд 37

Для отслеживания работ по задачам и заданиям в системе DIRECTUM реализован механизм

Для отслеживания работ по задачам и заданиям в системе DIRECTUM реализован механизм
напоминаний.
Напоминания сигнализируют, например, о наступлении времени выполнения определенных работ или контроля какого-либо задания.
Напоминание можно установить на конкретную дату и время, тогда оно сработает в строго установленное время, или на относительный срок в минутах, часах или днях.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Напоминания

Слайд 38

В Л А Д Е Я - У П Р А В

В Л А Д Е Я - У П Р А В
Л Я Й

Для каждого задания или задачи можно установить напоминание.

Напоминания

Слайд 39

Напоминания

В Л А Д Е Я - У П Р А В

Напоминания В Л А Д Е Я - У П Р А
Л Я Й

Напоминание может сработать через заданный промежуток времени, после его установления …

Слайд 40

Напоминания

В Л А Д Е Я - У П Р А В

Напоминания В Л А Д Е Я - У П Р А
Л Я Й

… или в строго определенную дату и время.

После того, как выбрано время напоминания, необходимо подтвердить его, нажав кнопку «Напомнить».

Слайд 41

Напоминания

В Л А Д Е Я - У П Р А В

Напоминания В Л А Д Е Я - У П Р А
Л Я Й

Напоминание пришло в указанное время.

Слайд 42

Для удобства работы в системе DIRECTUM реализованы различные варианты поиска задач.
DIRECTUM

Для удобства работы в системе DIRECTUM реализованы различные варианты поиска задач. DIRECTUM
позволяет быстро находить нужные задачи по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти задачи по содержимому переписки.
Имеется возможность осуществлять специализированные поиски, используя предопределенные, заранее заданные условия. Например: Исходящие незавершенные задачи.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск задач в системе

Слайд 43

Поиск задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Выполненные ранее задачи можно найти, использовав возможность поиска. Для этого предоставлены различные варианты поиска информации в системе. Это могут быть специализированные поиски, …

… специально настроенные поиски …

… или поиск задач по произвольным критериям.

Слайд 44

Поиск задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Который можно организовать как по известным параметрам задачи (Инициатор, Тема, Исполнитель и т.д.), …

Слайд 45

Поиск задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

… так и по тексту задачи, с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа.

Слайд 46

Поиск задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

Параметры поиска можно в любой момент скорректировать.

Слайд 47

Поиск задач в системе

В Л А Д Е Я - У П

Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й

В окне результатов поиска отображается полный список задач, доступных пользователю и удовлетворяющих заданным критериям поиска.

При необходимости критерии поиска можно скорректировать или изменить.

Слайд 48

Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса, и которым

Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса, и которым
необходимо выдавать задания и выполнять работы, например, во время командировок, разработан сервер веб-доступа. Каждый сотрудник организации с помощью любого веб-браузера может обратиться к задачам и заданиям системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль.
Для работы через Internet не требуется установка дополнительного программного обеспечения на клиентский компьютер, достаточно наличия веб-браузера. При этом, работа с задачами и заданиями ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали, находясь в офисе.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Удаленная работа через веб-браузер

Слайд 49

Удаленная работа через веб-браузер

В Л А Д Е Я - У П

Удаленная работа через веб-браузер В Л А Д Е Я - У
Р А В Л Я Й
Имя файла: Демонстрация-возможностей-модуля-«Управление-деловыми-процессами»-В-Л-А-Д-Е-Я---У-П-Р-А-В-Л-Я-Й..pptx
Количество просмотров: 139
Количество скачиваний: 0