День IT

Цели
Провести обзор информационных систем
ERP
DMS
…
Рассмотреть вопросы выбора и внедрения информационных систем

План
Два класса систем
Системы «улучшающие» - решение известных проблем
Системы «открывающие» - предоставление принципиально новых возможностей
Информационные системы для решения известных проблем
Концепции
Собственно системы
Подбор и внедрение систем
Организация и жизненный цикл проекта внедрения

Два класса систем
Системы для решения известных задач – «улучшающие»
Улучшают, повышают эффективность и т.д.
Отвечают ясным потребностям
Понятное назначение
Ограниченный эффект
Системы, предоставляющие новые возможности – «открывающие»
Дают принципиально новые средства
Формируют потребности
Область применения изначально неясна
Глобальный и труднопредсказуемый эффект

«Открывающие» системы - история
Системы и технологии:
Факсимильная связь – 70-е – 90-е
Мобильная связь – конец 80-х
Email – 60-е
Интернет – 90-е
GPS
Эффекты
Мобильность
Доступность информации и средств ее обработки
«Online»
…

«Открывающие» системы - кандидаты
«Усилители разума» - средства для обработки потока информации
MindManager
Базы знаний
…
Средства совместной работы
Порталы
eRoom
…
Средства моделирования бизнес-процессов
Анализ и описание
Проектирование и прогнозирование

«Усилители разума»
Задача – облегчить восприятие, систематизацию и обработку больших объемов разнородной и связанной сложным образом информации
Проблемы
Какие конкретные задачи можно решить?
Как удовлетворить интуитивные ожидания?
Что является результатом деятельности таких систем?
Решения
Базы данных, data mining, базы знаний
Web (гипертекст)
MindManager
…

Средства совместной работы
Задача – предоставить группе людей, находящихся в разных местах и работающих в разное время средства, обеспечивающие эффективную и удобную работу над общей проблемой
Проблемы
Как и где хранить документы и материалы?
Какие функции нужны для совместной работы?
Как обеспечить удобный доступ к материалам и функциям?
Решения
Порталы
eRoom
…

Средства моделирования и проектирования бизнес-процессов
Задача – предоставить средства описания, анализа и проектирования бизнес-процессов
Проблемы
Значительная неопределенность и нечеткость, свойственная реальным процессам
Многогранность задачи – необходимость достижения многих взаимосвязанных целей
Необходимость предоставления результатов в тривиальном и общепонятном виде
Решения
Методики: SADT, ARIS, UML …
Инструменты: BPWin, ARIS, Arena …

Практическая часть
Построим MindMap «День IT»
Поместим MindMap в «комнату» «День IT»
Посмотрим модель и макет бизнес-процесса

Перерыв – 1 час

Системы для решения известных задач
Для решения проблемы нужны следующие компоненты:
Определение задачи или области применения
Методика
Средства
Люди
В настоящее время в развитых системах совмещаются:
Средства – собственно системы
Методики – методики внедрения

Предметные области
Кросс-отраслевые задачи:
Учет, планирование, бюджетирование
Управление запасами
Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами
Документооборот
Отраслевые задачи:
Управление технологическим оборудованием, специфическое производственное планирование, учет и контроль
Автоматизация специфических бизнес-процессов
Call центры
Торговля
Диспетчерские службы
…

Методики
Множество аббревиатур:
ERP/ERP II,
SCM, EAM, CRM,
MRP/MRP II,
CRP, BPM,
DMS

ERP / ERP II – Управление ресурсами (и связями) предприятия
Решаемые задачи:
Планирование деятельности компании
Сбор информации о деятельности предприятия, формирование различной отчетности, в первую очередь управленческой
Оперативный расчет различных показателей
Техническое обеспечение принятых правил и регламентов
Ключевые особенности:
Интеграция различных методик и инструментов для достижения цели централизованного планирования и учета
Модульный подход

SCM – Управление цепочками поставок
Решаемые задачи:
Построение сети складов, распределительных центров, контрагентов и т.п. для решения задач снабжения и поставок
Определение стратегии поставок (централизованные / децентрализованные, через распределительный центр или непосредственно клиенту и т.п.)
Предоставление информации о всех процессах в цепочке поставок
Непосредственно управление складами
Ключевые особенности
Необходимость интеграции и совместного рассмотрения многих бизнес-процессов
Значительное «перекрытие» с другими методиками и системами

CRM – управление взаимоотношениями с клиентами
Решаемые задачи:
Поддержка взаимодействия с клиентами
Предоставление клиентам средств для самообслуживания
Сбор и анализ информации о клиентах и взаимодействии с ними
Ключевые особенности:
Двойственность решаемых задач:
Задачи клиентов
Задачи компании

MRP / MRP II – управление материальными ресурсами
Решаемые задачи:
Совместное планирование продаж, производства и снабжения
Моделирование возможностей, ответы на вопросы «что если?» для обоснованного планирования
Ключевые особенности:
Включает в себя CRP – управление производственными мощностями
Значительно перекрывается с другими областями

BPM – управление эффективностью бизнеса
Решаемые задачи:
Измерение показателей деятельности
Формирование системы показателей
Организация сбора данных и расчета показателей
Использование показателей и их комбинаций для выявления закономерностей, анализа ситуаций и принятия решений
Ключевые особенности:
Противоречие между необходимостями использования максимума информации и компактного предоставления результатов
Значительная роль гибкости и доступности средств и механизмов анализа
Заранее неизвестный круг вопросов

KM – управление знаниями
Решаемые задачи:
Выявление, формализация знаний
Систематизированное накопление знаний
Передача знаний
Использование знаний
Анализ использования знаний

PM – управление проектами
Решаемые задачи
Техническая поддержка методики управления проектами (чаще всего PMI)
Управление сроками
Управление стоимостью
Управление изменениями
Управление коммуникациями
Управление рисками
Управление качеством
Управление ресурсами
Управление поставками
Планирование позадачное и календарное
Анализ планирования проекта
Отслеживание хода проекта, оценка тенденций

Моделирование и анализ бизнес-процессов
Решаемые задачи:
Описание бизнес-процессов
Формирование описания бизнес-процессов
Регламентация бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов
Функционально-стоимостной анализ
Выявление и анализ рисков
Проектирование и изменение бизнес-процессов
Проектирование будущих процессов
Оценка последствий изменения бизнес-процессов

Системы
Строятся на основе методик
Часто перекрываются функционально
За исключением самых простых требуют настройки и доработок
В каждом типе систем имеется несколько (иногда много) решений
Существенно различаются по цене, функциональности и сложности

ERP / ERP II / MRP – системы планирования, учета и анализа
Основные черты систем:
Основаны на методиках ERP, ERP II, MRP, CRP, SCM
Предназначены для обработки структурированных данных
Модульная структура
Наиболее сложные и комплексные из средств автоматизации
Охватывают деятельность большей части подразделений компании
Классификация:
«Тяжелые» - Oracle OeBS, SAP, BAAN
«Средние» и «Легкие» - Microsoft Dynamix Ax, Nav, 1С УПП 8.0

CRM – системы управления взаимодействием с клиентами и контрагентами
Основные черты систем:
Основаны на методике CRM
Решают три основных задачи:
Непосредственная поддержка работы с клиентами и контрагентами
Предоставление клиентам и контрагентам средств «самообслуживания»
Анализ накопленной информации о работе с клиентами и контрагентами
Охватывают ограниченный круг подразделений и задач

Средства совместной работы
Основные черты систем:
Реализуют сходный набор функций:
Хранение различных материалов и предоставление доступа к ним
Поддержка версий и блокировок
Предоставление средств обсуждения, рецензирования и комментирования
Предоставление средств мониторинга и контроля изменений
Существенно меняются от области к области
Универсальные решения
Решения по разработке программного обеспечения
Решения для конструкторских работ

Data Mining
Основные черты систем:
Предназначены для анализа больших объемов данных с целью выявления зависимостей, в том числе неочевидных
Основная технология – выдвижение и формирование «гипотезы», анализ данных для ее подтверждения или опровержения
Рассмотрение массивов данных в различных аналитических разрезах
Примеры:
OLAP
SPSS – статистический анализ

EAM – система управления ремонтами
Основные черты:
Управление жизненным циклом оборудования – от монтажа и сборки до списания, с учетом ремонтов и реконструкций
Управление поставками запасных частей
Собственно управление ремонтами
Поддержка понятия «узла» и операций разузлования

Другие специализированные системы
Сметные системы
Биллинг
Коммуникационные системы
…

Подбор и внедрение систем
Влияние средств ИТ на бизнес:
Возможные схемы ведения бизнеса
Качество управления
Капитализация, стандартная отчетность
Управляемость, прозрачность, эффективность, безопасность
Влияние бизнеса на средства ИТ:
Набор средств определяется требованиями бизнеса
Ограничения по ресурсам определяемые отдачей от средств ИТ
Архитектура, функциональность, бюджет

Подбор систем – шаги выбора
Определение бизнес-требований
Цели – сверху вниз
Функциональные рамки
Организационные рамки
Географические рамки
Подготовка 2-3 вариантов, каждый из которых возможен, но между вариантами имеются существенные различия
Набор типов систем
Конкретные варианты систем
Потоки данных и точки интеграции
Этапы внедрения
Определение критериев выбора
Сравнение вариантов, выбор одного варианта

Возможная комбинация систем
DMS
Средства
управления
проектами,
другие
специализированные
системы
ССП, KPI (BPM)
ERP
Система бюджетирования
CRM

Базовая комбинация систем – ERP+DMS
ERP
Обработка структурированной информации
Планирование
Учет
Контроль
Анализ
DMS
Обработка неструктурированной информации
Согласование
Совместная работа
Архивное хранение

Базовая комбинация систем – ERP+DMS
DMS
Документы
Согласование
Утверждение
Оформление
ERP
Записи в БД
Параметры
Аналитики
Учет
Инициирование
Согласование
Утверждение
Создание
(из шаблонов)
или получение от
контрагента
Сопровождение
Учет
Контроль
Хранение
Анализ

Отражение специфики бизнеса за счет использования специализированных систем
Специфика бизнеса
По видам
Производство
Ритейл и дистрибуция
Транспорт и логистика
Проектирование и НИОКР
IT
…
По отраслям
Металлургия
Машиностроение
Различные виды торговли
…
По способам управления
Холдинги разных типов
Отдельные компании с филиалами и без

Отражение специфики бизнеса за счет использования специализированных систем
Примеры учета специфики бизнеса
«Финансовый» холдинг
«Операционный» холдинг
Телекоммуникации
Строительство
Проектно-конструкторские работы, IT проекты

«Финансовый» холдинг
Управляющая компания
Управление финансами
Консолидация данных
Бюджетирование
Документооборот
Компании холдинга
Независимые информационные системы
Средства обмена информацией с управляющей компанией
Доступ к некоторым функциям информационных систем управляющей компании

«Операционный» холдинг
Централизованная информационная система, включающая в себя реализцию основных бизнес-процессов
Управление финансами
Закупка основного сырья
Ценообразование
Сбыт
Документооборот
Локальные информационные системы управления производством

Строительство
Проектное управление в виде, адаптированном для управления строительством
Сметная система
Учет специфики сбора данных с площадок
Документооборот, в т.ч. документооборот проектно-конструкторской документации

Проектно-конструкторские работы, IT проекты
Проектное управление в виде, адаптированном для управления людьми и учета трудозатрат
Развитые средства совместной работы
Специфический документооборот для поддержания принятых методик и процедур

Вопросы и проблемы интеграции
Эффекты интеграции:
Использование сильных сторон компонентов
Устранение «двойного ввода»
Получение сверхсуммарного эффекта от внедрения
Повышение отдачи от средств ИТ по мере включения новых компонентов
Сложности интеграции
Необходимость привлекать несколько групп или компаний
Неравномерные сложности интеграции – некоторые системы интегрируются легко, другие не интегрируются совсем
Значительное влияние качества интеграции на свойства комплекса информационных систем
Хорошая интеграция может улучшить отдачу от компонентов системы
Плохая интеграция может практически уничтожить систему

Проект по внедрению
Организация проекта
Жизненный цикл проекта
Состав и структура проектной команды
Основные риски проекта
Критические факторы успеха проекта

Организация проекта
До начала проекта
Определение целей и критериев их достижения
Выбор архитектуры и набора систем
Определение ограничений
Выбор подрядчика
В момент начала проекта
Определение этапов
Формирование рабочей группы
Распределение и фиксация ответственности
По ходу проекта
Постоянный мониторинг проекта
Управление рисками
Организационная поддержка

Жизненный цикл проекта внедрения
Предпроект – определение целей, выбор архитектуры
Проект или этап проекта
Определение бизнес-требований
Системное проектирование
Техническое проектирование
Разработка и настройка
Ввод в эксплуатацию
Эксплуатация и поддержка

Критические факторы успеха
Со стороны заказчика:
Поддержка топ-менеджмента
Ясное понимание целей проекта в целом и его этапов
Активное участие сотрудников компании в проекте
Предоставление доступа к необходимой информации
Своевременное принятие необходимых решений
Со стороны исполнителя:
Квалификация и опыт
Поддержка вендора – поставщика платформы
Наличие достаточного количества квалифицированных специалистов
Понимание бизнес-целей и способов их достижения