Документирование деятельности и общие требования к составлению и оформлению документов

Программа вебинара:
1. Классификация документов
2. Правила оформления документов
3. Требования к текстам документов

Государственный стандарт
распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД):
-постановления, распоряжения;
-приказы, решения;
-протоколы, акты;
-служебные письма и др.

Государственный стандарт
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов;
Требования к оформлению реквизитов документов;
Требования к бланкам;
Требования к изготовлению, учет, использованию и хранению бланков.

Состав реквизитов и места их расположения
Каждый вид документа (приказ, протокол, письмо и т.д.) имеет свой определенный набор реквизитов.
Вспомним!
Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления определяется числом 32. (согласно ГОСТу Р. 7.0.97-2016 РФ (ГОСТ Р 6.30-2003 РБ).
Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов.

Реквизиты бланка
постоянные
(эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, контактные данные)
переменные
(дата документа, ссылка на дату и индекс входящего документа, наименование вида документа, адресата и т.д.)

Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках
Продольный (с центровкой реквизитов заголовочной части в верхней части листа);
Угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа).

Продольное расположение
Угловое расположение

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланком документа называется стандартный лист бумаги формата А4 или А3, или А5 белого цвета или светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Все бланки документов должны иметь следующие поля:
Левое – 30 мм (3 см);
Верхнее – 10 мм (1 см);
Правое – 10 мм (1 см);
Нижнее – 20 мм (2 см).

Виды бланков
общий бланк (для составления любых видов нормативных документов, кроме писем); бланк служебного письма;
бланки конкретного вида документа.
Каждый бланк имеет установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения.

Примеры оформления реквизитов документов

Пример оформления реквизитов бланка России

Пример оформления реквизитов бланка письма РФ

Пример оформления реквизитов бланка Беларуси

Пример оформления реквизитов бланка письма РБ

Требования к текстам документов
Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.
Этапы составления текста для документа:
Уточнение целесообразности, цели документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.
Изучение законодательных актов, решений правительства, регулирующих порядок решения вопросов такого рода.
Сбор информации по существу поставленного документа в вопросе.
Составление проекта документа.

В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа:
- краткость изложения;
- безупречность в юридическом отношении;
- достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе;
- полнота информации.;
- тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным;
- если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводят его полные данные.

Используются следующие формы речи:
- от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);
- от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем.
Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания.
НО! рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.

Тексты большинства документов состоят из двух частей:
- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.