Документоведение - наука о делопроизводстве

Основные участники делопроизводства
руководители (организации и ее структурных подразделений);
секретари и делопроизводители;
исполнители - остальные сотрудники, работающие с документами.
Секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием.

Понятие делопроизводства
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая:
документирование и
организацию работы с официальными документами

Документирование
Это запись информации на различных носителях по установленным правилам
Это создание документов, т.е. составление,
оформление,
согласование и
изготовление

Организация работы
с документами
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов)
систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)

Архив
- это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов
с целью использования
ретроспективной
документной информации
Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов

Документ
(документированная информация)
- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Термин «документ» появился
на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова «documentum» и означал «поучительный пример»,
«способ доказательства».

Документом может быть:
текст
рисунок
графика
фотография
аудиозапись
видеозапись
Ааааааааа
вввввввввв
сссссссссс
ддддддддд

Документ может быть:
Носителем информации (в сфере информационных технологий)
средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении)
источником фактов (в науке)

Документ
Общая функция любого документа — способность содержать информацию.
Документы — носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации (газет, журналов, книг и др.), содержащих переработанную (вторичную) информацию.
Любой документ полифункционален (многолик).

Основные функции документов
информационная (документирование, хранение и представление информации);
управленческая (решение управленческих вопросов);
коммуникативная (документы - средство обмена информацией);

правовая (документ может являться письменным доказательством в суде или источником права, например, закон);
организационная (например, должностная инструкция);
научно-историческая (архивные документы).
Основные функции документов

Основа делопроизводства
Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними обеспечивают:
Юридическую силу документа;
Оперативное и качественное
составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов;
Применение компьютерной техники и современных информационных технологий.

Классификация документов
Многофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по различным признакам

Классификация документов
"Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо."
М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"

Классификация документов
Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов, например, по следующим признакам:

Классификация документов
По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы;
По происхождению: служебные, личные;
По сложности: простые, сложные;
По срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;
По гласности: нескретные, с грифом ограничения доступа;
По форме изложения: индивидуальные, типовые, трафаретные;

Классификация документов
По юридической значимости: подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты (повторные экз. подлинника);
По срокам хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Некоторые виды классификаций документов

По способу документирования
рукописно-печатные;
электронные;
графические;
кино-, фото-, фонодокументы.

По происхождению
Официальные
документы
Личные
документы
создаются юридическими или физическими
лицами;
оформляются и удостоверяются
в определенном порядке;
удостоверяют личность человека и его права;
содержат сведения биографического
характера (паспорт, удостоверение личности,
водительские права и т.д.)
создаются лицами вне сферы их служебной
деятельности.

По характеру отображаемой информации
Текстовые - текст с небольшим включением иллюстраций;
Гипертекстовые - включают гиперссылки (это интерактивные ссылки на другие документы для получения дополнительной информации);
Графические (чертежи, схемы, карты и рисунки);
Звуковые - фиксируют живую речь (заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.);
Мультимедиа - наряду с текстом и графикой включают звук и видеоиэображения;
Гипермедиа – объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), содержатся также гиперссылки на другие документы.

По наименованию
Акты;
Анкеты;
Ведомости;
Протоколы;
Инструкции;
Отчеты;
Приказы и т.д.

По содержанию
Различают деловые документы:
по административным вопросам;
вопросам материально-технического снабжения;
бухгалтерского учета; подготовки кадров;
внешнеторговой деятельности и т.д.

По юридической значимости
Документы –
оригиналы
Копии
документов
Это документ, созданный
в первый раз индивидуальным
автором или коллективом авторов
Это повторное, абсолютно точное
воспроизведение оригинала,
засвидетельствованное
в установленном порядке.

Виды оригиналов
Подлинник – это оригинал, составленный по определенной форме и подписанный должностными лицами;
Умноженные оригиналы – это оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.

Виды копий
дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа. Дубликат имеет одинаковую юридическую силу с подлинником;
выписка - это копия, воспроизводящая часть текста документа. Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью;
отпуск – это полная копия отправленного документа, подшиваемая в дела отправителя.
Правильность отпуска удостоверяется отметкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

По форме (способу создания)
Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера;
Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия;
Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.

По характеру
информационных связей

По направленности документопотока

По функциональному назначению
Например,

По срокам хранения
Постоянного (вечного) хранения;
Долговременного хранения (более 10
лет);
Временного хранения (до 10 лет).