Электронный документооборотПрактика внедрения

Цель выступления – поделиться практикой создания системы электронного документооборота в Росфинмониторинге
Содержание:
Организационные и нормативно-правовые вопросы юридически значимого электронного документооборота;
Практические результаты и дальнейшие шаги.

Постановка задачи
обеспечение ведения и исполнения электронных административных регламентов Росфинмониторинга;
обеспечение планирования и контроля загрузки и назначения исполнителей на работы и задания потоков работ;
формирование отчетности по проводимым работам;
создание единой автоматизированной системы юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Росфинмониторинга (включая МРУ) с использованием ЭЦП;
ведение хранилища электронных документов и архивного хозяйства Росфинмониторинга;
автоматизированная поддержка процессов контроля и надзора в части исполнения Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ.

Документ. Определения
Документ (лат. Documentum)
доказательство, свидетельство;
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме
Документированная информация (документ)
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (то есть установить тождество, равенство по определенным признакам –прим авт.) (Федеральный закон от 20.12.1995 №24-ФЗ);
Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (Федеральный закон от 20.12.1995 №149-ФЗ);

Юридически значимый документооборот
Юридическая сила документа
свойство документа, позволяющее использовать его отдельно или в сочетании с другими документами в юридически значимых действиях.
свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Основные условия
Составлен по форме;
Имеет обязательные реквизиты;
Подписан уполномоченным лицом;
Подготовлен (согласован, зарегистрирован) в установленном порядке;
Имеет юридическое значение при осуществлении соответствующего вида правоотношения.

Документ - особая организационная форма выражения информации
Определяется стандартами на различные виды документов
Например:
Правила подготовки НПА фед. органов исполнительной власти (Постановление Правительства РФ от 13.08.97 №1009) НПА издаются в виде постановлений, приказов, правил, инструкций и положений. Издание в виде писем и телеграмм не допускается;
Подписанный НПА должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование издавшего органа, вида акта и его название, дату подписания и номер акта, наименование должности и фамилию лица, подписавшего акт
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утв. приказом Минкультуры от 08.10.2005 №536)

Документооборот.
Типовая инструкция по делопроизводству
Движение документов в федеральном органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот
При применении в федеральных органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов
Изготовление бланков писем с изображением государственного герба РФ средствами электронно-вычислительной техники запрещается
Правила приема, обработки, и распределения документов в электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических и программных средств

Аналоги собственноручной подписи
Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования
Электронно-цифровая подпись
Подпись рукоприкладчика при оказании технического содействия в придании сделки надлежащей формы (например в случае п.3 ст.160 ГК)
Иные аналоги собственно-ручной подписи

Федеральный закон
«Об электронной цифровой подписи»
Цель ФЗ- обеспечение правовых условий использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе;
Действие ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях
Действие ФЗ не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи

Условия признания равнозначности ЭЦП
Сертификат ключа подписи не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа, при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
Подтверждена подлинность ЭЦП в документе
ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи

Дополнительные условия признания юридической силы ЭД с ЭЦП
Момент подписания документа задокументирован;
Положительный результат процедуры проверки ЭЦП посредством запуска соответствующих программных средств подписи;
ЭД с ЭЦП используется при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи