KVPU Fundamentalas Bibliotekas alfabetiska kataloga retrospektivas konversijas pieredze

ОПЫТ РЕТРОСПЕКТИВНОЙ КОНВЕРСИИ ГЕНЕРАЛЬНОГО АЛФАВИТНОГО КАТАЛОГА В ФУНДАМЕНТАЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ РГПУ им.А.И.ГЕРЦЕНА
НАТЕЛА КУЗНЕЦОВА,
зам. директора
Фундаментальная библиотека РГПУ им.А.И.Герцена
(Санкт-Петербург, Россия)
Электронные ресурсы библиотек высшей школы (вузов) и дигитализация
18 ноября 2006 г., Рига, Латвия

ОСНОВНОЙ ТЕЗИС
Целесообразность создания полной версии общедоступного Электронного каталога (ЭК) Фундаментальной библиотеки на уровне мировых информационно-библиотечных стандартов не подвергается сомнению
ПРОБЛЕМА:
ВРЕМЯ И СРЕДСТВА

ВВОД ИНФОРМАЦИИ
Ввод библиографической информации в ЭК происходит с помощью форматов каталогизации, предназначенных для преобразования библиографических записей (БЗ) в форму, удобную для обработки на ЭВМ
Формат определяет правила записи информации в компьютере, внутреннюю структуру данных,
а также знаки и коды, при помощи которых БЗ разделяются и идентифицируются. В компьютерной технологии формат выполняет те же функции, что и ГОСТ при составлении библиографической записи для ручных каталогов.

НАБОР ДАННЫХ
Набор данных любого формата должен соответствовать требованиям ГОСТа
Данные любого внутрибиблиотечного формата должны обеспечивать вывод форм, принятых в данной организации по правилам, определенным
ГОСТ 7.4-95. Издания. Выходные cведения
ГОСТ 7.59-90 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации.
ГОСТ 7.51-98 Карточки для каталогов и картотек.
Каталогизация в издании. Состав, структура данных
и издательское оформление.
ГОСТ 7.80-2000 Библиографическая запись. Заголовок.
Общие требования и правила составления.
ГОСТ 7.82-2001 Библиографическая запись.
Библиографическое описание электронных ресурсов.
Общие требования и правила составления.
ГОСТ 7.1-2003 Библиографическая запись.
Библиографическое описание. Общие требования и
правила составления.
Данные любого внутрибиблиотечного формата должны быть совместимы с Национальным Коммуникативным форматом

ФОРМАТЫ СЕМЕЙСТВА MARC
UNIMARC
USMARC
(MARC21)
RUSMARC
…MARC
MARC
В мировой библиотечной практике используется несколько видов форматов семейства MARC
(Machine Readable Catalogue- Машиночитаемый каталог )

ФОРМАТ: ВОЗМОЖНОСТИ ПОИСКА
Ввод информации в ЭК заключается в выделении элементов библиографической записи и занесении их в соответствующие поля и подполя формата, позволяющие идентифицировать вводимую информацию о документе. Это предоставляет возможность поиска документа по любому из элементов (полей) описания (напр., автор, заглавие, год издания, место издания и т.д.) , по ключевым словам, а также по тем элементам, которые не могут быть использованы для поиска в традиционных каталогах (напр., по индексам ISBN,ISSN ) и др.

ЭТАПЫ РЕТРОКОНВЕРСИИ
ПЕРВЫЙ ЭТАП
ЭТАП СКАНИРОВАНИЯ

АНАЛИЗ ФОНДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТ
Опросный лист по ретроспективной конверсии

ВОПРОСЫ В СВЯЗИ СО СКАНИРОВАНИЕМ
Требуется одностороннее или двухстороннее сканирование?
Имеются ли в каталоге (оценить %) карточки, разделители темных цветов: темно-зеленые, темно-синие и т.п.?
Имеются ли на карточках цветные (карандаш, чернила) записи, пометки, несущие значимую информацию?
Каково качество карточек, какой процент карточек с неравномерными краями, с затертыми зонами, замятостями, порывами?
Надо ли сканировать разделители, несут ли они значимую информацию для РК. Если да, то из какого материала сделаны разделители (картон, пластик)?
Каким способом выполнены записи на карточках (оценить %): от руки, на пиш. машинке или принтере, комбинированным способом?
Имеются ли исправления в записях на карточках?
Имеется ли признак отсечения карточек, не требующих обработки (например, карточки на издания, введенные в электронный каталог)?
Имеются ли в каталоге карточки (оценить %) на иностранных языках, языках народов России?
Какую АБИС и какой формат (UNIMARC, RUSMARC и т.п.) использует библиотека

РЕМАРКА: МОЖЕМ ЛИ МЫ СДЕЛАТЬ ЭТО САМИ?
Проведение работ объема, отраженного в Плане ретроспективной конверсии Генерального алфавитного каталога силами сотрудников библиотеки или других университетских служб не планируется, т.к. считается нецелесообразным ввиду низкой эффективности данного способа обработки как с точки зрения динамики работы, так и с точки зрения качества, поскольку отдел, специализирующийся на систематизации и каталогизации, занят обработкой новых поступлений
По расчетам параллельное создание ретрокаталога собственными силами нашего масштаба займет около 100 лет

ПО СОЗДАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО КАТАЛОГА ВЫПОЛНЕНЫ СЛЕДУЮЩИЕ РАБОТЫ
собственными силами -
отражена вся литература, поступившая в библиотеку с 1993 года;
частично - выставленная на открытый доступ в читальных залах;
всего - объемом около 140 000 библиографических записей
фирмой «ПроСофт-М» -
сканирование Генерального алфавитного каталога книг на русском языке

ПЕРВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Результатом завершения работ явился общедоступный Генеральный алфавитный каталог библиотеки в виде цифровых изображений (образов) библиографических описаний (карточек). С ним можно ознакомиться на сайте ФБ .
Весь отсканированный Генеральный алфавитный каталог (копия) находится в разработке в ЗАО «ПроСофт-М»
747 730 названий изданий,
отражающих русскоязычный фонд библиотеки

КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ

КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ
ПОИСК "ВРУЧНУЮ"

«ВЫДВИГАЕМ ЯЩИК»

ВЫБИРАЕМ «РАЗДЕЛИТЕЛЬ»

РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА
"ПЕРЕЛИСТЫВАНИЕ" КАРТОЧЕК

ОТБЕРЕМ НУЖНОЕ И
БУДЕМ ИСКАТЬ ДАЛЬШЕ
ОТБОР КАРТОЧЕК

ВТОРОЙ СПОСОБ ПОИСКА:
ПОИСКОВЫЙ ЗАПРОС

ПОИСКОВЫЙ ЗАПРОС

ССЫЛКА НА «РАЗДЕЛИТЕЛЬ»

АНАЛИЗ «ЧИСТОГО ВЫХОДА» ПОСЛЕ ПЕРВОГО ЭТАПА (СКАНИРОВАНИЯ)

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПЕРВОГО ЭТАПА
сканирование оставшегося массива Каталога книг на иностранных языках и Каталога детской литературы с последующей ретроспективной конверсией
всего предполагается, с учетом вышеперечисленного, обработка массива
в 595 197 библиографических записей и сканирование оставшегося массива
Каталога книг на иностранных языках и
Каталога детской литературы
с последующей ретроспективной
конверсией
в количестве 270 000
библиографических записей

ЭТАПЫ РЕТРОКОНВЕРСИИ
ВТОРОЙ ЭТАП
ЭТАП
КОНВЕРСИИ
И СЕПАРАЦИИ

ОЧЕРЕДНОСТЬ КОНВЕРСИИ
Учитывая, что Электронный каталог библиотеки уже содержит 140 000 библиографических описаний (изданий с 1993 года и частично других лет издания), целесообразно установить очередность ретроспективной конверсии каталога, опираясь на востребованность, с определением в каждом отдельном договоре объема и стоимости производимых работ.
Для этого составлен план ретроспективной конверсии, включающий отдельные логически законченные объекты всего предполагаемого массива.
План составлен с учетом наибольшей целесообразности отображения востребованных изданий, начиная с научной и учебной литературы, выпущенной до 1994 года

ПОДЭТАПЫ РАБОТ
Работа производится в несколько подэтапов, что позволит разбить и оплату произведенных работ по соответствующему фактическому выполнению. Договор заключается в соответствии со спецификацией и перечнем работ на каждый отдельный подэтап, что позволяет заказчику (т.е. университету) быть свободным в отношении пролонгирования серии договоров
Работы проводятся в соответствии с возможностями финансирования, как,
например, 1млн 500 тысяч рублей для
обработки массива в
100 000 библиографических описаний

ЭТАП СЕПАРАЦИИ
Этот этап предполагает обработку массива образов карточек Генерального алфавитного каталога по вводу
19 полей поиска,
включая и предоставление выходных данных на физическом носителе в формате RUSMARC, что позволит
совместить уже имеющийся
массив библиографических
описаний в Электронном
каталоге библиотеки,
создаваемый сотрудниками
библиотеки, начиная с 1993 года

КАКОВ ПРЕДПОЛАГАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ?
Результат работ должен представлять собой полную версию общедоступного Генерального электронного каталога ФБ с возможностью отражения и поиска документа по любому из элементов (полей) описания, работающего в режиме реального времени и предоставляемого в распоряжение читателей библиотеки через
программное обеспечение MarcSQL.
Фирма «ПроСофт-М» обеспечивает
загрузку обработанного массива в уже существующий электронный каталог библиотеки

ЧТО ПЛАНИРОВАЛОСЬ
НА 2006 ГОД
2006 г. – 2 МЛН.РУБЛЕЙ
РЕТРОКОНВЕРСИЯ
120 000 тыс.

ПЛАНИРОВАВШИЕСЯ РАБОТЫ
Поэтапная ретроконверсия с разбивкой по кварталам по следующему графику:

ПЛАНИРОВАВШИЕСЯ РАБОТЫ
Обработанные записи должны представлять собой:
массив машиночитаемых записей в формате USMARС в количестве 120000 записей, индексированный по 19 полям:
1. Авторы/Коллективный автор.
2. Заглавие.
3. Продолжение заглавия.
4. Ответственность.
5. Место издания.
6. Издательство.
7. Дата издания.
8. Объем.
9. Иллюстрации.
10. Серия.
11. Номер части.
12. Название части.
13. Полочный шифр.
14. Индекс ББК/УДК.
15. Сигла хранения.
16.Ключевые слова.
17. Аннотация.
18. Примечание.
19. ISBN.

Описание структуры записи библиографического описания
в формате MARC-21 и
Правила заполнения полей информацией с карточек
РГПУ им. Герцена

НО... ИЗМЕНЕНИЕ ПЛАНОВ
ТА ЖЕ СУММА, НО РАСПОЗНАВАНИЕ
ВСЕГО МАССИВА ОБРАЗОВ (БОЛЕЕ 700 ТЫС.)
ПО 5 ПОЛЯМ
+
ПРИКРЕПЛЕНИЕ ОБРАЗА КАРТОЧКИ К ОПИСАНИЮ

ИЗМЕНЕНИЕ ПЛАНОВ. ЧТО ДАЛЕЕ?
2 ВАРИАНТА:
САМОСТОЯТЕЛЬНЫЙ ВВОД
ДО 19 ПОЛЕЙ
НА ОСНОВЕ ОБРАЗА КАРТОЧКИ
ДАЛЬНЕЙШИЙ ЗАКАЗ
РАБОТ
(ПРИ УСЛОВИИ
ПЛАНОВОГО
ФИНАНСИРОВАНИЯ)

НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ
Ретроконверсия массива по основным пяти полям

НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ
С прикрепленным макрообъектом в виде образа карточки
ОТКРЫВАЕТСЯ НАЖАТИЕМ
ОДНОЙ КНОПКИ