Оптимізація бізнес-процесів

031124-VK1-TTE-Marketing
Література:
Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. Реструктуризация предприятий и компаний. Справочное пособие – М.: Высшая школа, 2000. – 576 с.
Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. Управление проектами/ Под ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро – М.: Высшая школа, 2001. – 875 с.

031124-VK1-TTE-Marketing
1.Сутність та види бізнес-процесу
Для того щоб охарактеризувати однозначно який-небудь предмет або явище, необхідно віднести його до певного типу, а також виділити його особливості й характеристики, тип і набір яких робить цей предмет по-своєму унікальним.
Наприклад, якщо ми визначаємо поняття комп'ютер, ми виділяємо такі його особливості (рис. 1.1).
можливість відображати інформацію
можливість обробляти інформацію
можливість зберігати інформацію
Можливість проводити
математичні й логічні операції
Можливість обробляти інформацію
Ергономічність
Компактність
Можливість зберігати інформацію
Можливість відображати
інформацію
Рис. 1. Класичне представлення властивостей, що характеризують об'єкт

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Процес характеризується наступними властивостями. Схематично це виглядає таким чином (рис. 1.2).
Тривалість в часі
Наявність перехідних станів
внаслідок певних дій
Наявність чітко визначених
вихідних ресурсів
Наявність чітко визначених
початкових і кінцевих подій
Наявність чітко визначених ресурсів, що підтримують виконання процесу
Наявність чітко визначених вхідних ресурсів
Процес
Рис. 2. Ключові характеристики процесу

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Процес – це логічна послідовність дій, тривала в часі, що призводить до послідовної зміни проміжних станів системи, у якій цей процес протікає, і перетворює початкові (вхідні) ресурси в кінцеві (вихідні).
Вхідні ресурси
Вихідні ресурси
Рис. 3. Схема елементарного процесу

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Стандарт ISO 9001 надає наступне визначення процесу:
Процес – це сукупність взаємозалежних і взаємодіючих видів діяльності, що перетворює входи на виходи.
У цьому випадку, під логічною послідовністю дій розуміються взаємозалежні й взаємодіючі види діяльності.
Процес – це логічний, послідовний, взаємозалежний набір заходів, що використовує ресурси постачальника, створює цінність і видає результат споживачу.
На підставі останнього визначення можна побудувати схему типового процесу (рис. 4).
Процес
Вимоги і зворотній
зв'язок
Вимоги і зворотній
зв'язок
Постачальник
Споживач
Вхід
Вихід
Рис. 4. Схема типового процесу, прив'язаного до організаційної структури

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Дана схема являє собою максимально формалізовану процесну модель діяльності виробничої компанії. Вона показує всі атрибути процесного підходу:
сам процес;
входи;
виходи;
постачальників входів;
споживачів виходів.
Рис. 5. Схема типового процесу на прикладі створення військової продукції

031124-VK1-TTE-Marketing
Організаційна система
Система – сукупність зв'язаних між собою та з зовнішнім середовищем елементів і частин, функціонування яких спрямоване на одержання конкретного результату.
Організаційна система – це сукупність людських, матеріальних, технічних і економічних ресурсів, між якими існують економічні, соціальні, управлінські, інформаційні взаємозв'язки, які пов'язують вище наведені ресурси в єдину цілісну структуру.
Корпоративна система компанії відноситься до типових організаційних систем.
Для організаційних систем характерні наступні властивості:
цілеспрямованість
складність
структурність .
цілісність
різнорідність елементів
емерджентність
синергія

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Елементами типової організаційної системи є організаційні одиниці, у складі яких є співробітники компанії, а також матеріальні й нематеріальні цінності, що належать компанії.
Організаційні одиниці:
Виробничий відділ;
Відділ маркетингу;
Відділ збуту;
Фінансово-бухгалтерський відділ;
Відділ постачання;
Апарат управління.
Цінності, що використовує компанія:
приміщення;
обладнання;
офісна техніка;
фінансові ресурси;
торговельний бренд компанії;
банк знань.

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Організаційні одиниці компанії
Схема протікання процесу усередині організаційної структури компанії

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Організаційні одиниці компанії
Процесний підхід у компанії - це розгляд всієї діяльності компанії як мережі взаємодіючих процесів, що протікають всередині організаційної структури компанії і реалізують мету її існування.
Рис. Спрощена схема процесного підходу в організації (процесна модель)

031124-VK1-TTE-Marketing
Сутність та види бізнес-процесу
Бізнес-процес – це послідовний логічний набір дій, які спрямовані або на пряме створення цінності, або на забезпечення створення цінності, призначеної для конкретного користувача, шляхом перетворення початкових економічних ресурсів у кінцевий результат.
М. Хаммер, Дж. Чампі:
Бізнес-процес – це сукупність різних дій в рамках якої на вході використовується один чи більше ресурсів, і в результаті цієї діяльності на виході створюється продукт, що становить цінність для споживача.
Бізнес-процес включає одну чи більше функцій, які разом реалізують деяку задачу бізнесу, як правило в рамках організаційної структури. Він може виконуватись в межах однієї організаційної одиниці, охоплювати декілька одиниць, чи навіть, декілька різних організацій.
Процесний підхід управління корпоративними системами орієнтується на замовника продукції або послуг, що генерує компанія. Адже саме задоволення потреб замовника веде до того, що продукт буде ним придбаний або послуга буде використовуватися, а це означає, що компанія одержить свій прибуток.

031124-VK1-TTE-Marketing
Процесний підхід
Плюси процесного підходу:
єдине мірилом якості й цінності продукції є задоволеність замовника;
кожний співробітник прив'язаний до кінцевого результату й відповідає за його якість;
обмін інформацією здійснюється всередині робочої групи бізнес-процесу, що скорочує строки передачі інформації від одного суб'єкта бізнес-процесу до іншого; внаслідок чого підвищується оперативність і адаптивність діяльності компанії;
розглядаючи весь процес створення цінності від початку й до кінця, можна оптимально планувати ресурси; це призведе до скорочення невиправданих витрат і максимального простежування інвестицій, вкладених у проект по створенню цінності;
і, нарешті, розглядаючи всю послідовність дій щодо створення цінності й, бачачи, на якому етапі закладається та або інша якість, можна шляхом попереджуючого впливу уникати недоліків, досягати максимальної якості й усувати непотрібні втрати.

031124-VK1-TTE-Marketing
Функціонально-орієнтованій підхід
Функціонально-орієнтованій підхід. Характеризується:
ієрархічністю,
чіткою спеціалізацією робіт і розподілом їх по функціональним підрозділам.
співробітники кожного підрозділу виконують тільки строго відведені функції і не відповідають за загальний результат діяльності компанії
споживачем результатів діяльності співробітників є керівник
результативність діяльності співробітників контролює керівник
взаємодія між підрозділами здійснюється через керівників.
Недоліки функціонального підходу:
Відсутність орієнтації на замовника.
Наявність функціональних бар'єрів між підрозділами.
Низька оперативність і адаптивність до ситуації, що змінюється.

031124-VK1-TTE-Marketing
Підходи до управління організацією
Функціональна
організація
Процесно орієнтована
організація
Процесна організація
Функції керують
діяльністю бізнесу
Процеси визначені,
функції домінують
Головні процеси керують
діяльністю бізнесу

031124-VK1-TTE-Marketing
Ідентифікація бізнес-процесів
Результати ідентифікації бізнес-процесів відображаються в атрибутах:
власник (менеджер) бізнес-процесу – особа, що відповідає за організацію і результати процесу і може змінювати його структуру;
потік бізнес-процесу, що визначає вхід (ресурси необхідні і достатні для реалізації процесу – отримання виходу) і вихід (результат) процесу;
зовнішнє середовище процесу (постачальники + клієнти )
інтерфейс бізнес-процесу набір об'єктів, з допомогою яких бізнес-процес взаємодіє з іншими.
Клієнти можуть бути також:
первинні – які отримують первинний вихід;
вторинні – які знаходяться поза процесом і отримують вторинний вихід;
побічні – які не отримують первинний вихід, проте є наступними в ланцюгу його використання;
зовнішні;
споживачі – кінцеві користувачі виходу процесу
первинні
вторинні

031124-VK1-TTE-Marketing
Класифікація бізнес-процесів
Розробка продуктів
Маркетинг і збут
Постачання
Виробництво
Сервіс
Доставка
Управління
Забезпечення
Внутрішні
Зовнішні
Основні
Допоміжні
Метапроцес удосконалення бізнес-процесів
Метапроцес управління бізнес-процесами

031124-VK1-TTE-Marketing
Методи процесного управління

031124-VK1-TTE-Marketing
2. Розробка моделі існуючих бізнес-процесів
Діяльність по розробці моделі існуючих бізнес-процесів спрямована на створення образу існуючого стану бізнес-процесів (створення моделі “як-є”) та складається з наступних робіт:
збір інформації про процеси (таблиці нижче);
побудова структурної моделі процесів;
полягає в послідовній структурній декомпозиції процесів – від загального до часткового (Work Breakdown Structure)
детальне моделювання процесів (які повинні бути вдосконалені найближчим часом);
Для відбору процесів використовують наступні фактори:
проблеми чи претензії зі сторони зовнішніх клієнтів;
проблеми чи претензії зі сторони внутрішніх клієнтів;
висока вартість процесу;
висока тривалість реалізації процесу;
існує більш ефективний спосіб реалізації процесу;
доступність нової технології процесу;
стратегічні інтереси керівництва.
Підходи для відбору процесів:
оцінка керівників;
зважена оцінка;
цілісний підхід.

031124-VK1-TTE-Marketing
Розробка моделі існуючих бізнес-процесів
вимір процесів.
Аналізуються три основні характеристики процесу:
результативність;
ефективність ;
адаптивність
вартісні показники
бізнес-процесу.
Визначення
постачаль-
ників
Укладання
контракту
Отримання
товару
Рис. Графік “час-витрати”

031124-VK1-TTE-Marketing
Аналіз діяльності організаційної одиниці

031124-VK1-TTE-Marketing
Інформаційна таблиця

031124-VK1-TTE-Marketing
3. Напрями покращення бізнес-процесів
Принципи покращення бізнес-процесів:
декілька робіт об'єднують в одну;
виконавці самостійно приймають рішення;
роботи по процесу виконуються в їх природному порядку;
робота виконується там, де це найбільш доцільно;
процеси мають різні варіанти виконання;
слід зменшувати кількість входів у процеси;
зниження частки робіт по перевірці та контролю;
зниження питомої ваги узгоджень;
відповідальний менеджер є єдиною контактною особою по процесу;
поєднання централізованих і децентралізованих операцій.
Після визначення основних напрямків удосконалення бізнес-процесів формується їх бажаний образ (проектується процес, який матиме кращі показники результативності, ефективності, адаптивності).
Використовуються методи і засоби, що і при побудові існуючої моделі.
Також визначається рівень зрілості бізнес-процесу.
першочерговий;
що повторюється;
визначений;
керований;
що оптимізується.

031124-VK1-TTE-Marketing
Впровадження цільових моделей бізнес-процесів
примусове управління змінами;
адаптивна зміна;
екстремальне управління;
керований опір.

031124-VK1-TTE-Marketing

031124-VK1-TTE-Marketing