Оптимизация деятельности финансовых подразделений для повышения управляемости и прозрачности бизнеса. Электронное хранилище б

«Пять экзабайт информации создано человечеством с момента зарождения цивилизации до 2003 года, но столько же сейчас создаётся каждые два дня,
и скорость увеличивается…»
Исполнительный директор Google Эрик Шмидт

экономия издержек
максимальное использование активов, прежде всего –
недвижимости и основных фондов
исключение недополучения или занижения дохода
снижение рисков потери средств
и невозврата кредитов
снижение финансовых рисков,
оптимизация работы
с контролирующими органами
Задачи повышения эффективности бизнеса

1. Контроль дочерних компаний
2. Отчетность головной компании
Задачи финансовых подразделений
для повышения управляемости
Финансовое управление,
бухгалтерия
Контролирующие органы, ФНС, внешний аудит
Внутренний аудит

Финансовое управление:
получение достоверной отчетности
Обеспечение интересов собственника
Соответствие требованиям законодательства
Гарантия внутренней безопасности бизнеса
Документально подтвержденный контроль финансовых потоков:
платежей, уплату налогов, исполнение
кредитных обязательств и выплат по ним и т.д.
Контроль хода исполнения поручений
нижестоящими структурными подразделениями,
дочерними предприятиями и филиалами
Получение точной документально подтвержденной информации по срокам и состоянию выполнения заданий, приказов, распоряжений, исполнению контрактов
и кредитных обязательств и пр.

Взаимодействие с контролирующими органами
Доступ к бухгалтерской документации удаленных подразделений
Задача формирования подборок первичных документов во время камеральных
и выездных налоговых проверок,
для оформления документов
по возмещению НДС
Документальное обоснование налогооблагаемой
базы

Задачи повышения управляемости
и оперативного контроля
Обеспечить доступ
к документам
нижестоящих структур
Документально подтверждать контроль финансовых потоков
Осуществлять внутренние аудиторские проверки

Для решения этих задач необходимо
Создать информационный ресурс
оцифровать «первичку» за последний период (1 год)
Создать распределенные центры ввода (оцифровки) и обработки документов
Построить Единое хранилище документов и данных
Внедрить систему управления ресурсом и организовать online-доступ к документам

Создание информационного ресурса первичных документов
Сканирование документов
на местах
Проверка образов ответственным бухгалтером и загрузка документов
в систему электронного архива
Консолидация документов центрального офиса
и всех территориально-распределенных филиалов в едином электронном хранилище

Единое хранилище документов и данных (ЕХДД) и источники его наполнения

В результате при взаимодействии
с контролирующими органами
По нужной проводке
в учетной системе
Все это сделать
за считанные секунды
Просмотреть копии документов непосредственно
из учетной бухгалтерской системы
Распечатать комплект необходимой документации
Сформировать подборку документов по заданным аналитическим признакам (периоду, контрагенту)

Упрощение исполнения
контрольных функций:
online-доступ к документам
нижестоящих структур
Полный документально подтвержденный контроль финансовых потоков
Существенное сокращение издержек, экономия
на внутренних аудиторских
проверках
Упрощение внутреннего аудита и повышение управляемости холдинговых структур
Обеспечение прозрачности бизнеса
и эффективности внутреннего аудита

Преимущества внедрения
Упрощение исполнения контрольных функций благодаря online-доступу
к документам нижестоящих структур
Существенное сокращение издержек
на мероприятия внутреннего контроля и аудита
Упрощение формирования документально подтвержденных финансовых отчетов, обеспечение достоверности консолидированной управленческой отчетности
Сведение к минимуму возможности вывода о занижении налогооблагаемой базы
и отказа в налоговом вычете по НДС
Возможность избежать выемки документов и наложения штрафа в соответствии со ст.126 НК РФ

Пример реализованного проекта:
внедрение в ОАО «СУЭК»
5 региональных центров управления
35 производственных подразделений (разведка, добыча, транспортировка, переработка, реализация)
Объём документов
520 000 листов в месяц

Проект:
Более 100 высокопроизводительных промышленных сканеров
Более 500 клиентских лицензий и 1000 пользователей в сети
Объем 520 000 листов в месяц (более 6 млн документов в год)
Более 4 Тб данных в год
СУЭК вчера
Трудности и риски:
Обеспечение ведения бухгалтерского учета с соблюдением
учетной политики (1С:РКК, 1С:ИТРП) - ведение бухгалтерии «в слепую», принятие решений до получения документов
Пересылка документации от РПО, ДЗО в филиалы и ОЦО
(Почта DHL, Почта России) – утеря документов во время пересылки,
дополнительные издержки
Время доставки документов 3-7 дней - недостаточно времени
на своевременную обработку платежных документов,
время обработки документов содержащих ошибки резко возрастает

Результат проекта в ОАО «СУЭК»
Оперативный доступ и к электронным копиям документов непосредственно из учетных систем (1С, SAP)
On-line доступ к бухгалтерской документации удаленных подразделений
Надежное централизованное хранение всей бухгалтерской документации
Организации документооборота для оптимизации процессов и контроля исполнения БУ и НУ
Сегодня: отставание в обработке бухгалтерских документов
3-4 часа из за разницы в часовых поясах
Стоимость подготовки к налоговым проверкам сократилась в 10-15 раз

Электронный архив – как эталонная база
документов при замене систем

Автоматизированный ввод документов в электронный архив реализуется при помощи технологии штрих-кодирования.
Основной принцип – получение индексных данных из внешних систем
с помощью предварительной однозначной идентификации документа, которую обеспечивает уникальный штрих-код.
ОГК-1: распределенный ЭА первичной бухгалтерской и финансовой документации

Эффективное управление договорами за счет организации оперативного доступа к электронным образам документов сотрудникам, вовлеченным
в процесс формирования и контроля исполнения контрактов
Интеграция Oracle EBS, 1С Предприятие и другими АИС в том числе
и с системами управления контрактами
Надежное централизованное хранение электронных копий договоров
и всей сопутствующей документации
Внедрение решения позволило существенно снизить внутренние издержки и повысить эффективность договорной работы.
ОГК-1: автоматизация подготовки, заключения и контроля исполнения договоров

Единое информационное пространство дочерних обществ ОАО «Газпром»
Электронный архив Департамента имущественного комплекса объединяет более 60 дочерних обществ
по всей территории РФ
Газпром ПХГ
Газпром трансгаз Москва
Газпром трансгаз Санкт-Петербург
Газпром трансгаз Томск
Газпром трансгаз Сургут
Газпром трансгаз Екатеринбург
Газпром трансгаз Уфа
Газсвязь
Межрегионгаз
Газпром добыча Астрахань
Газпром добыча Уренгой
Газпром добыча Оренбург
и д.р.

Единое информационное
пространство организации
Автоматизация подразделений
Финансовые службы
Бухгалтерия
Договорной отдел
Кадровые подразделения
Проектные и конструкторские
подразделения

Берлин
Париж
Вена
Минск
Киев
Москва
Астана
Бишкек
Красноярск
Калининград
Тюмень
Казань
Санкт-Петербург
2011: Корпорация ЭЛАР
Екатеринбург
¼ млрд. документов
уже в электронном виде!