Передача товаро-сопроводительных документов в архив

1
Удостоверения качества и безопасности;
Сертификаты соответствия, ветеринарные свидетельства;
Справки на алкоголь.
ВНИМАНИЕ!!! НЕ ДОЛЖНЫ СДАВАТЬСЯ В АРХИВ И
ХРАНИТЬСЯ В МАГАЗИНЕ
УНИЧТОЖАТЬСЯ В МАГАЗИНЕ
Товаросопроводительные документы, подлежащие сдаче в АРХИВ
*В шапке документа отображаются отметки:
- Поставщик подключен к УПД
- Сформирован по УПД
*В шапке документа нет отметок об «УПД»

5
4
3
2
УНИЧТОЖАТЬСЯ В МАГАЗИНЕ
НЕ ОФОРМЛЯТЬСЯ/
НЕ РАСПЕЧАТЫВАТЬСЯ)
ВНИМАНИЕ!!! НЕ ДОЛЖНЫ СДАВАТЬСЯ В АРХИВ И
Акт приема-передачи, составленный Поставщиком;
Заявка на возврат
Акт приема-передачи;
Товарная накладная ТОРГ-12
Расходная накладная
Товаросопроводительные документы, подлежащие сдаче в АРХИВ

Действия при упаковке документов в АРХИВ
До приема документов в архив ответственность за их сохранность и организацию восстановления документов в случае утраты ложится на директора магазина. Директор магазина несет ответственность за комплектование, проверку и укладку документов для хранения в архиве.
Пачки документов скрепляются кольцевой резинкой или в пищевой фасовочный пакет, но не сшиваются.
Пачки документов укладываются в коробки размером не более 36х29х25 см в порядке возрастания дат, пока коробка не будет заполнена. "ИДЕАЛЬНЫЙ КОРОБ"
Комплектование документов производится ежедневно в соответствии с суточным «Реестром документов для сдачи в архив». Формирование реестра 1 этап Формирование реестра 2 этап
Заполненная коробка закрывается и заклеивается, наклеивается бирка. ПРИМЕР БИРКИ НА КОРОБ
Коробки с документами за отчетный месяц подлежат отправке на пункты сбора в период с 05 по 15 число месяца, следующего за отчетным. Если по договоренности с руководством дивизиона
установлены иные сроки передачи документов, информация об этом ежемесячно рассылается в торговые объекты.
Торговый объект оформляет 3 экземпляра сопроводительного акта на передачу товаросопроводительных документов. ПРИМЕР СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО АКТА Экземпляр акта с подписью и данными водителя подлежат хранению на торговом объекте в течение 12 месяцев от даты оформления. Два остальных экземпляра передаются водителю для оформления дальнейших этапов передачи документов. (1 экземпляр остается у водителя, 2-ой экземпляр передается архивариусу на пункте сбора документов).
В день передачи документов скан сопроводительного акта в обязательном порядке отправляется на электронные адреса сотрудников Управления по бухгалтерскому, налоговому учету и отчетности, которые перечислены в ежемесячной информационной рассылке «О необходимости сдачи документов в архив».
1
2
3
4
5
6
7
8

ПРИЛОЖЕНИЯ
1. «ИДЕАЛЬНЫЙ КОРОБ»
2. ФОРМИРОВАНИЕ СУТОЧНОГО РЕЕСТРА
3. ПРИМЕР БИРКИ НА КОРОБ
4. ПРИМЕР СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО АКТА

«ИДЕАЛЬНЫЙ КОРОБ»

1. ФОРМИРОВАНИЕ СУТОЧНОГО РЕЕСТРА
1.Выбираем «Типы документов» = R_Акт приема на склад
2. На рабочей панели справа нажимаем кнопку «Реестр»

2. ФОРМИРОВАНИЕ СУТОЧНОГО РЕЕСТРА
3. Система информирует о необходимости печати, нажимаем «Печать»
4. Реестр сформирован

ПРИМЕР БИРКИ НА КОРОБ