Визы согласования

Понятие визы
В делопроизводстве:
виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Для чего нужны визы согласования
Визы согласования позволяют:
сразу из карточки документа увидеть, кем и когда согласован документ, или почему не согласован;
в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников,
в том числе высказанные ранее, и высказанные из других бизнес-процессов;
отразить согласование, если согласующие лица не работают
в системе;
отразить согласование, если в системе не используется подсистема Совместная работа и бизнес-процесс Согласование;
сформировать и распечатать лист согласования из карточки документа;
подтвердить факт согласования электронно-цифровой подписью.

Карточка визы согласования
В карточке визы согласования фиксируется:
Согласующее лицо,
Результат согласования:
согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями.
Комментарий,
Дата согласования,
Кто установил результат согласования,
Автор визы.

Настройка использования виз
Для включения и отключения механизма виз используется настройка Использовать визы согласования в форме настроек системы.

Режимы работы с визами
Визы согласования могут вноситься вручную или автоматически.
Работа с визами в ручном режиме может применяться в случаях:
если согласование выполняется вне системы (с помощью электронной почты
и т.п.),
если не используется подсистема Совместная работа и бизнес-процесс Согласование,
если требуется откорректировать результат согласования, проведенного
с помощью бизнес-процесса.
Работа с визами в автоматическом режиме заключается в автоматическом формировании виз из бизнес-процесса Согласование:
при создании задачи «Согласовать» выполняется добавление визы в документ,
при выполнении задачи «Согласовать» в визе отмечается результат и дата согласования.

Работа с визами в ручном режиме
Возможные действия с визами в ручном режиме:
добавление записи визы;
указания результата согласования:
в том числе за исполнителя.
изменение записи визы;
удаление записи визы;
изменение результата согласования;
помещение визы в историю.

Ручное изменение автоматически созданных виз
Визы могут быть созданы автоматически из задач БП «Согласование».
В такой визе видна ссылка на задачу, которая ее сформировала.
Если в такой визе еще не указан результат согласования, то установить его вручную нельзя (он будет установлен из задачи).
Можно вручную изменить результат после завершения процесса, например, отказаться от ошибочного решения.

Работа с визами в автоматическом режиме
В автоматическом режиме:
визы создаются при работе бизнес-процесса Согласование;
результат согласования автоматически фиксируется в визе при выполнении задачи;
таким образом в карточке документа отображаются сведения о согласовании, выполняемом при помощи бизнес-процессов.

Старт нового согласования
При старте бизнес-процесса Согласование возможно несколько вариантов:
по документу раньше не было согласований, виз согласований по документу нет;
в визах уже есть какой-то результат согласования, который был накоплен ранее, и запускается согласование, чтобы добавить мнение еще некоторых лиц;
в визах уже есть какой-то результат, который был накоплен ранее, и запускается согласование, чтобы заменить предыдущий результат.

Старт нового согласования
Поэтому при страте бизнес-процесса Согласование система анализирует текущие визы документа:
если в визах есть ранее накопленные результаты согласования других пользователей, то программа предложит либо поместить визы в Историю согласования, либо оставить их актуальными;
если в визах согласуемого документа уже есть ранее накопленные результаты согласования тех же самых исполнителей, то они будут перемещены в Историю согласования.

История согласования
Визы старых циклов согласования сохраняются в истории согласования.
Историю виз можно использовать для анализа хода согласования документа, для разбора спорных ситуаций.
Удалять или изменять записи в истории виз запрещено.

Печать листа согласования
Из карточки документа доступна печать листа согласования.
В печатную форму листа согласования выводятся все актуальные визы, представленные в списке.

Электронно-цифровая подпись
Реализована возможность подписать визу электронно-цифровой подписью:
Подписывается только факт и результат согласования, сам документ и его файлы не подписываются.
После подписи виза становится недоступной для изменения.

ЭЦП в бизнес-процессе «Согласование»
Подпись визы доступна также из бизнес-процесса Согласование.
В карточке бизнес-процесса необходимо установить флаг Подписывать ЭЦП при согласовании.
При выполнении задачи система автоматически предложит подписать визу согласования, созданную из данной задачи.