Современные информационные технологии в документационном обеспечении управления
Организация делопроизводства и документооборота с использованием средств электронных коммуникаций. Основные термины и понятия Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций, совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации Основные понятия электронного делопроизводства и документооборота Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронный документооборот. Основные преимущества внедрения: сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов; эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании; интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений; создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии; оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии;