Электронное письмо

I. Заполнение поля "Тема"
Делайте информацию предельно подробной. Например, "Договор. Счет. Акт" вместо "Документы".
Старайтесь не использовать восклицательные знаки и смайлы.
Строго по назначению используйте заглавные буквы.

II. Приветствие
Обязательно в деловых письмах обращайтесь к человеку по имени/имени и отчеству.
При отсутствии всякой информации об имени адресата используйте любую из фраз: "Добрый день!" или "Здравствуйте!".
Не стоит употреблять в приветствии фразу "Доброго времени суток!".

Приветствие
Вариант ответа № 1 Здравствуйте!
Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от Вас реквизиты компании Вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.
Вариант ответа № 2 Здравствуйте, Маша!
Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от Вас реквизиты компании Вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.

III. Выражение слов признательности за обращение в компанию/к вам
Следующие фразы демонстрируют адресату, что его ценят и дорожат его выбором:
Спасибо за Ваш интерес к…
Спасибо за Ваше письмо.
Мы рады, что Вы обратились к нам.
Спасибо, что выбрали нас.
Спасибо, что выбрали нашу компанию.
Мы признательны Вам за Ваш интерес.
Благодарим Вас за обращение в нашу компанию.
Мы благодарны за Ваш интерес к нашему …!
Мы признательны, что при многообразии предложений Вы остановили свой выбор на…
Нам очень приятно, что Вы откликнулись на наше предложение.
Я рада, что Вы откликнулись на наше предложение.

III. Выражение слов признательности за обращение в компанию/к вам
Здравствуйте, Маша!
Прежде всего, спасибо Вам за то, что Вы остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны сотрудничеством с нами.
Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от Вас реквизиты компании Вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.

IV. Информационный блок
Требования:
1. Четкая структура письма.
2. Объем письма, комфортный для восприятия.
3. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.
4. Характер предложения (объем и структура).

1. Четкая структура письма
Фразы для лаконичного написания начала письма:
Пишу, чтобы уточнить/пояснить/проговорить/сообщить…
Пишу Вам в связи с…
Мое письмо – в связи с…
Повод для данного письма -…
Отвечу по порядку на Ваши вопросы…
В этом письме описываю продукты и виды сервисов, которые мы готовы предложить для решения Ваших задач.
Отвечаю на Ваш вопрос…
В продолжение телефонного разговора высылаю Вам…
Выполняю данное Вам обещание и высылаю в письме…
Согласно нашей договоренности…
Если я правильно Вас понял, для принятия решения Вам необходима более подробная информация. Высылаю ее…
Обобщу итоги нашего телефонного разговора и коротко суммирую варианты, на которых мы с Вами остановились.

1. Четкая структура письма
Пример:
Тема: Заказ баннеров
Владимир, добрый день!
В продолжение нашего телефонного разговора высылаю Вам наш заказ:
Баннер 1 х 6 м (1 м – высота, 6 м – длина). Материал – ткань габардин. Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.
Баннер 2 х 1,5 м (2 – высота, 1,5 – длина). Материал – ткань или винил. Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.
Во вложении наш логотип.
Готовые баннеры нужны нам 9 февраля.
Ждем от Вас макеты обоих баннеров. Вышлите, пожалуйста, несколько вариантов нам на выбор.
Заранее благодарю.
С уважением,
Валентина Иванова
Помощник бренд-менеджера
XXXGroup
Тел.[phone]
Факс [phone]

1. Четкая структура письма
Уберите лишние слова :
Основные критерии, по которым мы оцениваем перспективность наших партнеров, - это не только количественные, но и качественные критерии.

1. Четкая структура письма
Уберите лишние слова :
Теперь перейду к еще одному очень важному в нашем общении вопросу.

1. Четкая структура письма
Уберите лишние слова:
Сразу скажу о формате и сроках, дабы избежать часто возникающих вопросов, когда наши авторы не укладываются в сроки, отведенные редакцией на написание и подготовку статей. Ваша статья должна иметь объем 3-5 тысяч знаков с пробелами, прислать ее следует не позднее 12 декабря.

2. Объем письма, комфортный для восприятия адресата
1). Объем вашего письма - "один экран" монитора.
2). Не выходите за границы листа формата А4 (шрифт Times New Roman размером не меньше 11 с межстрочным интервалом 1,5). Объем знаков в письме не должен превышать 2 тысячи знаков с пробелами.
3). Создавайте прикрепленные файлы.

3. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация
Тема: Документация за июнь-июль
Наташа, привет!
Документы за июнь и июль по вчерашним договоренностям отправлены сегодня, и также высылаю еще в приложении закрывающие документы. То, что отправили с курьером сегодня, у вас уже должно быть. Отправили для Петровой Натальи. Как получишь, отпишись, пожалуйста. Если чего-то не хватает, дошлем обязательно. Также сообщи, все ли в порядке с документами в приложении.
Еще я не высылал тебе закрывающие документы по клиентам «Экспресс-1» и «Экспресс-2» за июнь-июль. Так как у нас нет от вас денег по ним. Когда ждать от вас денег?
По доп.бюджету за июль высылаю закрывающие документы в электронном виде. Можем подписывать, если все нормально.
С уважением,
Иван Иванов

Правильно:
Вариант № 1.
Тема: Документация за июнь-июль
Наташа, привет!
О документах.
1. Документы за июнь и июль (по вчерашней договоренности) отправлены сегодня на имя Петровой Натальи. Пожалуйста, подтверди получение и сообщи, все ли в порядке.
2. Закрывающие документы клиентам «Экспресс-1» и «Экспресс-2» за июнь-июль пока не выслал. Вышлю сразу по получении от вас оплаты. Пожалуйста, сообщи, как только она будет произведена.
3. По доп.бюджету за июль. Закрывающие документы высылаю в приложении. Если все в порядке, сообщи, и будем подписывать.
С уважением,
Иван Иванов

4. Характер предложения (объем и структура)
Разбейте длинное предложение на короткие.
Наша бухгалтерия сообщила, что электронные версии закрывающих документов при работе с поставщиками нас не устраивают, мы не можем их использовать в работе, нам нужны сканированные варианты с подписью и печатью, и, пожалуйста, пришлите их, по возможности, до конца текущей недели.

Правильно:
Наша бухгалтерия сообщила, что электронные версии закрывающих документов при работе с поставщиками нас не устраивают. Мы не можем их использовать в работе. Нам нужны сканированные варианты с подписью и печатью. Пожалуйста, пришлите их, по возможности, до конца текущей недели.
4 предложения.

4. Характер предложения (объем и структура)
Разбейте длинное предложение на короткие.
Наша аналитика показывает, что региональные клиенты более охотно обращаются к серьезным специалистам, работающим в их регионе, что на самом деле хорошо видно на примере того быстрого старта, который взяла Ваша компания.

Правильно:
Наша аналитика показывает, что региональные клиенты более охотно обращаются к серьезным специалистам, работающим в их регионе. Это на самом деле хорошо видно на примере того быстрого старта, который взяла Ваша компания.
2 предложения.

4. Характер предложения (объем и структура)
Поставьте подлежащее и сказуемое в начало предложения.
Организация должна по письменному запросу Поставщика предоставлять ему в течение одного рабочего дня со дня получения запроса с сопроводительным письмом, подписанным ответственным сотрудником ЕИРЦ, копию извещения, подтверждающего факт оплаты Услуг.

Правильно:
Организация должна предоставлять Поставщику копию извещения, подтверждающего факт оплаты услуг. Для этого Поставщик должен прислать письменный запрос. Запрос должен иметь сопроводительное письмо и должен быть подписан сотрудником ЕИРЦ. Копия извещения предоставляется в течение дня со времени получения запроса.

V. Завершение письма

V. Завершение письма

V. Завершение письма

V. Завершение письма
Буду рад сотрудничеству!
Будем рады сотрудничеству с Вами!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у Вас возникли трудности с оформлением или отправкой отчетов, пожалуйста, напишите об этом. Мы постараемся помочь. Благодарим за содействие!
Если у Вас возникнут вопросы по заполнению документов, позвоните или напишите нам. Мы обязательно поможем.
Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь.
Мы обязательно на них ответим!
Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните.
Мы непременно Вам ответим!
С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.
С искренним уважением…
С уважением…
С уважением к Вам…
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…
Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным!
Будем рады Вашему решению стать нашим клиентом!

1. Способ корректно настоять на быстром ответе
"Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов".
"Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат".
"Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – и я сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления".
"Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату".
"Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение".
"Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты".

2. Финальная фраза должна быть созвучна смыслу письма
Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.
Хорошего настроения и удачного дня!
Валентина Иванова
Руководитель службы персонала

В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:
"Благодарим Вас за понимание" / "Спасибо за понимание"
"Спасибо за внимание"
"Всего доброго!"
"Всего наилучшего!
"Удачи!"

Фраза "Благодарим Вас за понимание!" / "Спасибо за понимание"
имеет смысловой оттенок извинения, используется ТОЛЬКО в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Фразы "Спасибо за внимание" / "Спасибо за внимание, которое вы мне уделили"
уместны ТОЛЬКО, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос.

Фразы "Всего доброго!"/"Всего наилучшего!"
уместны ТОЛЬКО в ситуациях, когда Вы заинтересованы в прекращении диалога.

Фраза "Удачи!"
вообще неуместна, т.к. отдаляет автора письма от удач адресата.

VI. Подпись и блок контактной информации
Контактная информация должна поместиться в 5–7 строк. Важно указать:
- свои имя и фамилию,
- должность,
- контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт).

Подпись
Не используйте в подписи сокращений: вместо А. С. Сидорова лучше написать Анна Сергеевна Сидорова.
Оформляя подпись, указывайте в ней свое имя в той форме, в какой вам бы хотелось видеть обращение к себе: "Анна Сидорова" или "Анна Сергеевна Сидорова".
При указании имени и фамилии предпочтительна последовательность: имя + фамилия.

Функции контактной информации:
- указание имени и фамилии показывает адресату, что с ним общается конкретный, "живой" человек;
- указание должности дает адресату понимание границ ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
- указание координат обеспечивает возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.