ALFRESCO ECM

Что такое ECM?
Enterprise Content Management – управление корпоративными информационными ресурсами
ECM обеспечивает использование любой необходимой в определенный момент корпоративной информации вне зависимости от ее источника, формата и физического месторасположения
AIIM: « ECM -- Стратегии, методы и инструменты, для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важным организационным процессам»

Предпосылки для внедрения ECM решения
Затруднен поиск необходимой информации
Неопределенность стандартных процессов обработки
Существование нескольких копий одного и того же документа
Сложности в обмене опытом
Использование некорректных версий файлов и документов
Длительные процессы совместной обработки документов, низкая эффективность
Затруднен контроль действий сотрудников
Возможность случайная или преднамеренная утрата информации
Низкая надежность хранения
Gartner,2010: «ECM становится необходимым компонентом информационной инфраструктуры»

Возможности предоставляемые
ECM системой
Совместная работа сотрудников.
Создание и управление документами и записями с помощью рабочих процессов. Возможность обсуждения документов.
Создание и управление бизнес-процессами на предприятии.
Бизнес-анализ, KPI, доступ к бизнес-данным, публикация отчетов для принятия более взвешенных решений.
Task-management - поддержания списков задач и контроль их исполнения.
Обмен информацией посредством вики-страниц, блогов и веб-узлов.
Корпоративный поиск сотрудников, знаний и содержимого в бизнес-приложениях.

Структурированная и неструктурированная информация

Fulcrum research, 2010 – Более 80% корпоративного контента представлено в неструктурированном виде
Forrester research, 2010 -- Объем информации увеличивается на 200% в год
IDC: Поиск необходимой информации оказывается успешным в 50 % случаев или меньше. От 15% до 35% рабочего времени сотрудников тратится поиск и копирование данных
Структурированная и неструктурированная информация

СЭД и ECM. В чем различия?
СЭД (система электронного документооборота) автоматизируют работу с документом, имеющим определенный реквизитный состав.
ECM обеспечивают обработку произвольных контент-объектами по гибко настраиваемым бизнес-процессам.

Жизненный цикл информации
Создание
Рецензирование
Утверждение
Публикация
Архивирование
При необходимости – извлечение из архива

ALFRESCO – ЭТО…
Cистема электронного документооборота с открытым кодом, предоставляющая возможность создания бизнес-процессов согласования любой сложности
Электронный репозиторий с поддержкой полного жизненного цикла управления документами (история изменений, версионность, аудит, права доступа и т.д.)
Система управления контентом уровня предприятия (хранение и быстрый доступ к любой информации)
Мультиплатформенная система с высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью, разработанная с использованием
Java технологий

ALFRESCO - ПРЕИМУЩЕСТВА
Удобная политика лицензирования
Существенная экономия на пользовательских лицензиях
Web-приложение (возможность работы из любой точки)
Мультиплатформенность
Масштабируемость и производительность
Возможности кластеризации и репликации
Гибкая система прав доступа

Система с открытым кодом
Пакеты установки, обновления, новые версии доступны для скачивания через Интернет
Полные права на доработку и модификацию системы под требования Заказчика
Быстрое внедрение типовых решений
Тонкая настройка бизнес-процессов
Ориентация системы на работу в территориально-распределенных организациях
Множество успешных внедрений в известных компаниях по всему миру
ALFRESCO – OPEN SOURCE СИСТЕМА

ALFRESCO – ПОЛИТИКА ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ
Community edition – бесплатные лицензии, отсутствие техподдержки от разработчика и возможности перехода на новые версии системы, кластеризация настраиваемая
Enterprise edition – платная серверная лицензия, включающая техподдержку разработчика, встроенную возможность кластеризации
Enterprise-лицензия - только на используемые сервера на несколько лет (стоимость зависит от количества серверов и требуемой производительности, рассчитывается на этапе проектирования)
Стоимость Enterprise-лицензии не зависит от количества пользователей (не ограничено)
Все модули и вся функциональность включены в лицензию
Новые версии ПО и обновления - бесплатные

ALFRESCO – УДОБСТВО WEB-ПРИЛОЖЕНИЯ
Возможность работы сотрудников как в локальной сети, так и через Интернет
Возможность подключения к работе удаленных подразделений компании
Незначительные требования к ширине Интернет-канала для удаленных подразделений
Программное обеспечение устанавливается и настраивается только на сервере
Для работы пользователю требуется только браузер (MS Internet Explorer, Firefox и т.д.)

ALFRESCO – МУЛЬТИПЛАТФОРМЕННОСТЬ
Работает на платформах MS Windows и Unix
Поддержка технологий WAMP и LAMP
Поддержка MySQL, Oracle, MS SQL
Совместимость с MS Office, OpenOffice, SharePoint
Интерфейс CIFS, предоставляющий совместимость с файловыми системами MS Windows и Unix через Интернет

ALFRESCO – МАСШТАБИРУЕМОСТЬ И ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ
Рост количества пользователей не влияет на производительность (с учетом возможностей масштабирования)
Успешные внедрения в компаниях с количеством пользователей более 5000
Возможность стабильной работы с большими объемами данных,
благодаря использованию механизмов индексирования и поиска Lucene и jBPM workflow
Высокая производительность, благодаря использованию встроенной программной кластеризации и репликации

ALFRESCO – ГИБКАЯ СИСТЕМА ПРАВ ДОСТУПА
Возможность создания гибких права доступа на файлы
Возможность создания ограничений на действия (например, бизнес- процессы создания и многоуровневого согласования документов)
Избегание конфликтов при одновременной работе с документом -актуальная версия документа всегда находится на сервере (пользователь работает с локальной версией в своей рабочей области)
Возможность создания иерархии пользователей
Поддержка технологии SSO (Single Sign-on)

ALFRESCO ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Пользователь работает с системой:
через платформо-независимый web-interface (любой браузер)
как с системой виртуальных папок — через CIFS, FTP, WebDAV (для пользователя система является «папкой в Проводнике Windows»)

Результаты внедрения
ECM системы
Эффективность совместной работы
Объединение информационных ресурсов, в том числе территориально распределенных
Стандартизация типовых бизнес-процессов
Информированность сотрудников
Улучшенная безопасность
Более полная информация для принятия решений
Надежность хранения

Основные компоненты
ECM-решения
управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов);
управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);
Управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам);
управление потоками работ (или workflow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);

Основные компоненты
ECM-решения
Управление Веб-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей;
управление медиаконтентом (графическими, видео- и аудиофайлами, и др.);
управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений);
управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).