Интеграция библиотечных и архивных информационных систем

Исходные данные для разработки
Единая тематическая область
Организационное единство
Общность пользователей
Опыт автоматизации каталога библиотеки
Отсутствие опыта автоматизации в архиве
Различия в организации фондов, моделях данных, типологии документов, лингвистических средствах,

Постановка задачи
Разработка информационной системы, интегрирующей электронный каталог (ЭК) ГНПБ им К.Д. Ушинского и Справочно-поисковый аппарат Научного архива РАО

Цели интегрированной системы
Ввести в активный научный оборот ценные материалы Научного архива РАО;
Повысить эффективность информационного обслуживания пользователей архива и библиотеки;
Автоматизировать процессы справочного информационного обслуживания в Научном архиве РАО;
Производить поиск по одному запросу одновременно в СПА и ЭК;
Заложить основы для создания единой автоматизированной технологии комплектования и информационного обслуживания в библиотеке и архиве;
Автоматизировать подготовку статистической отчетности по Научному архиву РАО

Задачи разработки
Создать единое лингвистическое обеспечение интегрированной системы на основе тезауруса ГНПБ
Разработать структуру БД для СПА, совместимой с БД ЭК на основе АБИС «Ирбис»
Разработать технологию ввода существующих данных СПА в БД (ретроспективная оцифровка описей)
Разработать технологию дальнейшего ведения БД СПА при пополнении Научного архива и автоматизированного составления новых описей в БД СПА
Разработать технологию дополнительного индексирования СПА
Разработать технологию поиска в СПА
Разработать технологию сквозного поиска в БД ЭК и БД СПА
Разработать технологию ведения объединенного лингвистического обеспечения ЭК и СПА

Содержание фондов Научного архива РАО
Научный архив РАО является уникальным собранием по истории отечественной педагогики и народного образования, начиная с 18-го века и до наших дней. Он содержит разнообразные материалы, характеризующие деятельность образовательных и научных учреждений, личные фонды крупнейших ученых в сфере педагогики и психологи, материалы съездов и конференций, а также фонд диссертаций, защищенных в научных учреждениях АПН и РАО

Структура архива
Научный архив РАО включает около 140 фондов. Фонды состоят из дел, всего в совокупности во всех фондах содержится св. 100 тыс. дел
Фонды имеют 3 разновидности, отличающиеся по источнику комплектования, составу документов и по структуре СПА:
Фонды организаций, в которых выделяются два подтипа – документы организаций и персональные данные.
Личные фонды
Архивные коллекции
Для каждого фонда составлена одна или несколько описей, в зависимости от однородности дел в фонде. Некоторые новые фонды не имеют описей.
Особая структура у диссертационного фонда (около 6 тыс. диссертаций). Опись отсутствует, но имеется ручная картотека, включающая минимум библиографических сведений (автор, наименование, место защиты, дата).

Справочно-поисковый аппарат
СПА реализован в виде описей. Для каждого фонда (кроме фонда диссертаций) составлена опись, иногда описей для одного фонда несколько. Всего СПА включает до 200 описей. Каждая опись включает;
Титульный лист, содержащий номер и наименование фонда, номер описи и дате составления.
Пояснительную записку (предисловие), в которой в свободной форме описывается содержание фонда, история его формирования, для личных фондов – приводятся биографические сведения о фондообразователе и другая информация. Может быть несколько отдельных предисловий.
Оглавление, в котором перечисляются разделы описи, иногда снабженные цифровыми индексами с указанием первой страницы раздела описи или диапазона страниц.

Структура описи
№ дела
Индекс дела
Заголовок дела
Дата
Количество листов
Примечание

Классификации в СПА
Классификации дел могут иметь вид:
Систематической классификации
Хронологической
Алфавитной (только для персональных данных)
Систематическая классификация используется для каждого фонда своя. Для фондов организаций характерными являются рубрики, именующие структурные подразделения организаций, для коллекций - содержание классификаций уникальное.

Общие принципы интегрированной системы
БД ЭК остается в неизменном виде, в соответствии с АБИС «ИРБИС»
Для СПА создается отдельная БД в «ИРБИС», состоящая из 2 связанных файлов:
Фонды и описи
Дела
Библиографические описания диссертаций вводятся в общий ЭК ГНПБ по стандартным правилам каталогизации.
Поиск в БД СПА отдельный, исходя из структуры данной БД.
При просмотре описания фонда выдаются идентификаторы всех дел фонда, при просмотре дела – описание фонда.

Сквозной поиск в БД ЭК и СПА
Сквозной поиск для БД СПА организуется
по полю «Наименование дела» и «Рубрика» - лексический поиск по ненормированной лексике ;
по наименованию организации - по нормированному словарю и (фасету тезауруса), но на первом этапе - просто показывая пользователю значения, имеющиеся в БД;
по виду документов - по нормированному словарю
по ФИО - показывая пользователю значения, имеющиеся в БД
по тематической классификации (ББК) – поиск только фонда целиком
по дескрипторам тезауруса – основной рекомендуемый режим предметного и тематического поиска

Лингвистическое обеспечение интегрированной системы
Основной инструмент сквозного поиска – тезаурус по педагогике и психологии
Рубрики систематических классификаций включаются в тезаурус
1) в виде дескрипторов, если рубрики дескриптороспособны
2) в виде аскрипторов, заиндексированных дескрипторами – существующими или новыми
Дополнительно формируются фасеты тезауруса
Виды архивных документов, объединенный со словарем видов документов из ЭК
Хронологический
наименования организаций со специальной парадигматикой, указывающей переименования, слияния и проч..
Словарь личных имен, объединенный с словарем значений полей «Автор» из ЭК.

Основные технологические операции создания БД СПА
Оцифровка описей и ввод их в БД,
Обработка систематических классификаций описей, и пополнение тезауруса ГНПБ
Индексирование рубрик и ввод ПОДа в БД
Создание формализованных описаний фондов и описей,
Интеллектуальная обработка наименований дел, включая выделение корпоративных и личных имен, и определение вида документов дела,