Коммуникации в организациях

Понятие, функции и значимость организационных коммуникаций
Коммуникация в организации– процесс обмена информацией внутри организации и с внешней средой
Организационные коммуникации – система и процесс передачи информации сотрудникам внутри организации и институтам за пределами организации, обеспечивающие координацию деятельности по горизонтали и вертикали управления.
Значение коммуникаций:
Хорошо отлаженная система коммуникаций необходима для эффективного управления. Подсчитано, что руководители большую часть своего времени тратят на коммуникации, поскольку именно они обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля.
Организационные коммуникации включают систему правил, норм отношений между людьми в рамках организации, связанную с выполнением ими закрепленных функций, а также систему документооборота.
Функции организационных коммуникаций:
Информативная (передача сведений, необходимых для принятий управленческих решений)
Мотивационная (побуждение работников к исполнению и улучшению работы с помощью различных методов управления поведением – убеждения, внушения, просьбы, приказа и т.д.)
Контрольная – корректировка деятельности работников на основе иерархии и формальной подчиненности
Экспрессивная – выражение переживаний и эмоций, отношения к происходящему

Процесс коммуникации и его структура

Основные типы коммуникаций в организации

Формы и методы коммуникации
Устная коммуникация наиболее эффективна с точки зрения привлечения
и сохранения внимания получателя информации и быстрой обратной связи.
Письменная – обеспечивает более высокую степень чистоты информации
и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного
времени
Электронная коммуникация – имеет высокую скорость передачи и обратной связи, позволяет снизить издержки, увеличить интенсивность информационного обмена, позволяет решить проблему взаимодействия географически удаленных подразделений.

Основные направления коммуникаций
Коммуникации сверху вниз – передача информации от руководителя к подчиненным. От этих коммуникаций зависит способность сотрудников выполнять свои производственные функции и обеспечивать достижение целей организации. Основные формы таких коммуникаций – приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. Информация проходит через несколько организационных уровней и риск ее искажения велик.
Коммуникация снизу вверх – передачи информации от нижестоящих уровней к вышестоящим. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством и целью информирования о результатах работы, текущих проблемах, доведения мнения сотрудников. Руководители полагаются на эту информацию при анализе существующего положения дел и принятии управленческих решений.
Горизонтальная коммуникация – осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном уровне организационной иерархии – заместителями директора, начальниками отделов, сотрудниками одного подразделения. Ее основная цель – обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников и обеспечения достижения целей организации. Значение этих коммуникаций возрастает при сокращении числа иерархических уровней организации
Коммуникации с внешней средой – обмен информацией с поставщиками, вышестоящими организациями , потребителями, проверяющими организациями и т д.

Роль организационных коммуникаций в различных концепциях

Типы личностных коммуникационных сетей

Коммуникационные сети в малых группах
л
л
л
«Штурвал»
«Цепь»
«Круг»
«Игрек»
«Дом»
«Палатка»
«Паутина»

Коммуникационные роли в организации

Коммуникационные барьеры (структурные)

Решение проблем структурных коммуникаций
Регулирование информационных потоков, путем создания банка информационных данных, отслеживания и сортировки информации, отслеживания мест информационных перегрузок
Контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами
Организации системы сбора информации от подчиненных к руководству без системы фильтров. «Ящики для предложений»
Создание дополнительных каналов для исключения искажения информации, путем повторения распоряжений и приказов в специальных бюллетенях, информационных листках, доски объявлений и т.д.
Использование современной системы информационных технологий ( эл. почта, Интернет и т.д.)
Планирование рабочих мест с учетом функциональных особенностей деятельности организации. Создание коммуникационных сете сотрудников, функционально связанных в процессе работы
Предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами

Коммуникационные барьеры (межличностные)

Способы преодоления межличностных коммуникативных барьеров:
Предварительная подготовка к передаче сообщения, разъяснение основных положений, содержания сообщения
Снятие семантических барьеров, путем исключения
двусмысленных, многозначных понятий
Постоянное внимание к невербальной символической коммуникации – тону подачи сообщения, жестам, мимике и т.д.
Проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений
Установление обратной связи, с помощью вопросов и т.д.