Модуль «Бюджетирование»(версия 2.0)

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Основные возможности программного модуля
Настройка модели планирования (для формирования бюджетов).
Настройка модели учета (для формирования фактических отчетов).
Формирование бюджетов (в соответствии с настроенной моделью планирования).
Формирование план-фактных отчетов после завершения отчетных периодов.
Корректировка планов и бюджетов.
Настройка и контроль исполнения регламента бюджетирования

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Основные технические характеристики программного модуля
Используемая СУБД – MicroSoft SQL Server (или Access);
Использование OLAP-технологии для просмотра отчетности (в том числе ввод данных в КУБе).
Возможность импорта фактических данных из 1С («семерка и восьмерка»);

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Концепция бюджетной модели
В отличие от моделей, составляемых в электронных таблицах, в данной модели настраиваются и осуществляются вычисления не над ячейками, а над многомерными объектами.
В данном программном модуле можно создавать максимум четырехмерные строки бюджетов. Например, строкой бюджета может быть «Затраты материалов на производство продукции». Эта строка бюджета может строиться на основе двух справочников: «Продукты» и «Материалы». Третьей размерностью будет являться время, то есть выбранный период составления бюджетов. Строка бюджета «Выручка от реализации» может строиться на основе трех справочников: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта». Четвертой размерностью будет являться время.
Каждая строка бюджета может не иметь ни одного справочника, иметь один справочник, иметь два справочника или иметь три справочника. При осуществлении математических операций над строками бюджетов обязательно учитывается их тип, то есть на основе каких справочников они строятся.
В программном модуле приняты определенные правила работы со строками бюджетов, которые являются многомерными объектами:
итоговый тип строки бюджета определяется первой составляющей формулы;
при выполнении операций учитывается совпадают ли справочники, на основе которых построены строки бюджетов;
в формуле определенного уровня могут использоваться только строки бюджета более нижнего уровня (для того чтобы не было зацикленности).

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание и настройка бюджетной модели
Создание бюджетной модели
Создание бюджета
Создание строки бюджета
Создание строки ввода
Создание строки на основе журнала проводок
Создание строки на основе норматива
Создание формулы
Настройка методики формирования фактических бюджетов

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание новой бюджетной модели
Примечание: в одной базе данных можно строить несколько бюджетных моделей

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание нового бюджета
Примечание: в программном модуле можно создавать неограниченное количество бюджетов.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание новой строки бюджета
Строки бюджета могут создаваться, переименовываться или удаляться только в режиме настройки плановой модели (активизирован ярлык «План»).
После создания новой строки рядом с ее названием появляется пиктограмма со знаком вопроса. Это означает что тип строки еще не задан. Для определения типа строки бюджета нужно выбрать один из четырех возможных типов строк.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание новой строки бюджета
Выбора конкретного типа строки бюджета зависит от конкретной модели и от содержательного смысла данной строки бюджета.
В данном программном модуле можно выбрать 4 типа строк бюджета:
строка для ввода;
строка из журнала проводок;
норматив;
формула.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание строки ввода
Строку ввода можно создавать на основе трех справочников, двух справочников, одного справочника или вообще без справочников. Справочники выбираются из списка используемых в базе данных справочников. Сами справочники могут создаваться, удаляться и редактироваться и в Программном модуле «Управленческий учет» и в модуле «Бюджетирование».

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание строки на основе журнала проводок
В данном примере настраивается методика формирования фактических данных для строки бюджета «Выручка от реализации» с аналитиками «Продукты-услуги» и «Каналы сбыта»
Отчеты в КУБе выводятся по аналитикам первого счета, но есть возможность задать ограничения по второму счету.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание строки на основе норматива
В программном модуле можно создавать неограниченное количество нормативов. Одни и те же нормативы могут использоваться в разных бюджетах компании. Значения нормативов могут меняться в каждом периоде. При настройке строки бюджета, построенной на основе норматива, конкретный норматив выбирается из списка всех нормативов, настроенных в модели на текущий момент времени.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание формулы
Строки типа «Формула» используются для того, чтобы строить зависимости между различными строками бюджетов.
В программном модуле есть возможность создавать формулы 99 уровней. Номера уровней определяют порядок расчета при построении бюджетов. Уровни введены для того чтобы исключить возможность создания циклических ссылок при настройки методики формирования бюджетов.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Настройка формулы
Для настройки методики планирования (и учета) используется конструктор формул. С помощью него можно задавать различные последовательности выполнения математических операций.
Данные операции могут осуществляться над любыми строками любых бюджетов, но при условии, что уровень формул у этих строк не превышает уровень формулы в настраиваемой статье бюджета (необходимое условие для предотвращения создания циклических ссылок).

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Преобразования над статьями бюджетов при настройке формул
При настройках формул может возникнуть необходимость осуществления некоторых преобразований над статьями бюджетов.
В этом программном модуле предусмотрены следующие преобразования:
«сдвиги» значений строк влево и вправо;
расчет строки бюджета нарастающим итогом;
обмен справочников у строки бюджета;
удаление размерности у строки бюджета;
задание условий для расчета строки бюджета.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
«Сдвиги» значений строк влево и вправо

Компания РиК (www.rik-company.ru)
«Сдвиги» значений строк влево и вправо
Очевидно, что при настройках «сдвигов» значений строк нужно как-то определиться с расчетом граничных значений строк бюджетов. В рассмотренном примере нужно зафиксировать, каким образом рассчитать объем продаж при расчете объема производства в последнем отрезке выбранного временного периода. Ведь для расчета по данной формуле потребуется знать объем продаж в первом отрезке следующего временного периода. Например, если бюджет составляется на год с помесячной разбивкой, то для расчета объема производства в декабре по данной формуле нужно будет знать объем продаж в январе следующего года.
В программе данную настройку можно сделать двумя способами:
интерполяция;
установить процент изменений.
Если выбрать пункт «Интерполяция», то программа самостоятельно интерполирует соответствующую строку бюджета на основе предыдущих значений.
Если выбрать пункт «Процент», то нужно будет установить величину процента изменений по отношению к предыдущему/последующему значению строки бюджета. Если выбрать 0%, то значение будет равно предыдущему/последующему. В рассмотренном примере с объемом производства это означает, что при расчете объема производства в декабре запасы готовой продукции на конец декабря будут равняться рассчитанным запасам готовой продукции на конец ноября.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Расчет строки бюджета нарастающим итогом
В некоторых случаях при настройках формулы может понадобиться получать значения некоторых строк бюджета нарастающим итогом с начала периода планирования.
На представлен пример использования данной возможности для расчета остатка денежных средств на конец периода. В этом примере остаток денежных средств на конец каждого отрезка периода планирования рассчитывается как поступления денежных средств (нарастающим итогом) минус выплаты денежных средств (нарастающим итогом).

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Обмен справочников у строки бюджета
Если при настройках формулы используется строка бюджета, состоящая из двух справочников, то в некоторых случаях требуется поменять местами справочники у этой строки бюджета. Например, расходы на материалы могут рассчитываться путем перемножения технологической матрицы (определяет удельный расход материалов на производство единицы продукции) и объема производства. При этом если у строки бюджета «Технологическая матрица» первый справочник «Продукты», а второй – «Материалы», то итоговая строка также будет иметь два справочника «Продукты» и «Материалы». При этом если в бюджете удобнее смотреть объемы материалов сначала в разрезе материалов, а потом в разрезе продуктов, то можно использовать преобразование «Обмен справочников».

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Удаление размерности у строки бюджета
В некоторых случаях при настройках формулы может потребоваться удаление одной из размерности строки бюджета. Например, если нужно сложить две строки бюджета одна из которых имеет только один справочник, а вторая – два. При этом в результате нужно получить строку, имеющую только один справочник.
На рисунке приведен пример расчета прямых затрат на производство продукции. В данном примере складываются две строки: материальные затраты и трудовые затраты. Строка «Материальные затраты» имеет два справочника: продукты и материалы. Строка «Трудовые затраты» имеет только один справочник – продукты. В результате нужно получить строку с одним справочником (Продукты). Поэтому у строки «Материальные затраты» удаляется второй справочник – материалы.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Задание условий для расчета строки бюджета
По каждой строке бюджета или папке в конструкторе формул могут быть определены условия. Условия определяются последовательным заполнением появляющихся окошек.
Сначала нужно задать значение, с которым будут сравниваться значения строки бюджета, для которой определяются условия. Затем определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они больше сравниваемой величины. После этого определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они совпадают со сравниваемой величиной. И, наконец, определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они меньше сравниваемой величины.
На следующем слайде приведет пример настройки условий для расчета налога на прибыль. В данном случае умножается строка «Прибыль» с условиями на строку «Прибыль» без условий. Условия определяются следующим образом. Если прибыль (до уплаты налога на прибыль) больше нуля, то коэффициент равняется 0.24 (24% налог на прибыль), если равна нулю или меньше нуля, то коэффициент равняется нулю. Это значит, что если прибыль за соответствующий период больше нуля, то начисляется налог на прибыль в размере 24%. Если меньше или равна нулю, то налог на прибыль не начисляется.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Задание условий для расчета строки бюджета (пример)

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Настройка методики формирования фактических бюджетов
Методика формирования фактических бюджетов настраивается аналогичным образом, как и в случае с методикой планирования. Для этого необходимо активизировать ярлык «Факт» после чего, можно выбирать варианты настройки.
В отличие от плановых бюджетов типы фактических строк бюджетов можно изменять. Например, сначала может быть решено, что по какой-то строке бюджета факт будет вводиться вручную, а затем появиться необходимость получать факт из журнала проводок. Для того чтобы изменить принцип формирования фактических данных по этой статье сначала нужно отменить установленный тип. После этого можно присвоить новый тип получения фактических данных.
При настройке методики формирования фактических значений необходимо следить за тем, чтобы тип строк по плану и по факту совпадали. То есть необходимо обеспечить соответствие размерности плановой и фактической строки бюджета. Если такого соответствия не будет, то при построении бюджетов данный факт можно будет легко установить, поскольку структура плановой и фактической строк бюджетов не будут совпадать. После обнаружения такого несоответствия можно будет перенастроить методику формирования фактических значений строк бюджетов.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Ввод фактических данных
Фактические данные об исполнении бюджетов могут вводиться в систему тремя способами:
ввод данных с помощью модуля «Управленческий учет»
Если в компании используется концепция параллельного ведения управленческого учета, то для этих целей может использоваться модуль «Управленческий учет». Тогда ввод фактических данных о выполняемых хозяйственных операциях осуществляется сразу непосредственно в общую базу данных, к которой есть доступ и из модуля «Управленческий учет» и из модуля «Бюджетирование».
импорт из 1С
Если компания предполагает получать фактическую информацию для составления план-фактных отчетов на основе бухгалтерской базы данных 1С, то для этих целей необходимо осуществлять импорт данных из 1С в специальную базу, формат которой удобен для использования возможностей OLAP-куба и построения необходимой управленческой отчетности. Соответственно все настройки модели бюджетирования нужно будет осуществлять в этой базе данных, а перед составлением план-фактных отчетов, за соответствующий период, импортировать в эту базу данные из базы 1С за новые отчетные периоды.
ввод вручную
В некоторых случаях (по ряду причин) фактические данные могут вводиться вручную. Для этих целей реализована такая возможность – фактические данные можно вводить в ручную в режиме «Факт».

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Просмотр и редактирование бюджетов
Для просмотра и редактирования бюджетов в данном модуле используется OLAP-куб. Использование OLAP-технологии (On-Line Analytic Processing) для ввода и просмотра отчетности позволяет с одной стороны существенно экономить время на построение запросов к базе данных, а с другой стороны получать более детализированные отчеты в различных аналитических срезах.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Различные режимы просмотра бюджетов
В КУБе можно смотреть только плановые бюджеты, плановые и фактические, а также плановые, фактические и план-фактные отклонения.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Пример бюджета продаж, построенного на основе одной аналитики "Продукты"

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Пример бюджета продаж, построенного на основе двух аналитик "Продукты" и "Филиалы"

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Пример бюджета продаж, построенного на основе трех аналитик "Продукты", "Филиалы" и "Каналы сбыта"

Компания РиК (www.rik-company.ru)
тот же самый бюджет продаж "разворачивается" сначала по продуктам, затем по каналам сбыта, а потом по филиалам

Компания РиК (www.rik-company.ru)
тот же самый бюджет продаж "разворачивается" сначала по филиалам, затем по продуктам, а потом по каналам сбыта

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Связи в финансовой модели бюджетов
Для оценки настроенных связей между строками бюджетов можно воспользоваться графическими возможностями программного модуля. В окошке с цифрой «0» содержатся строки ввода и нормативы. В окошке с цифрой «1» содержатся формулы первого уровня. В окошке с цифрой «2» формулы второго уровня и т.д. Линии показывают на какие строки бюджетов ссылается формула в каждом бюджете.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Связи в финансовой модели бюджетов
Конечно же, в такой «паутине» (см. предыдущий слайд) очень трудно разобраться. Она в целом показывает, насколько сложной получилась финансовая модель.
Для более содержательного изучения связей в формулах финансовой модели можно поступить следующим образом: мышкой «сворачивать» большинство окошек с формулами. Тогда можно анализировать каждую формулу в отдельности. Например, на этом слайде видно, что в формуле второго уровня используются только формулы нулевого уровня (строки ввода и нормативы). Это значит, что уровень формулы можно понизить до первого.
Кроме связей во всей модели можно просматривать связи в каждом бюджете и в каждой строке бюджетов. Причем возможны различные варианты визуализации таких связей (см. следующие три слайда).

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Пример связей (структуры ссылок) для строки «Операционная прибыль»
(режим «Формула»)

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Пример связей (структуры ссылок) для строки «Операционная прибыль»
(режим «Ссылки»)

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Пример связей (структуры ссылок) для строки «Операционная прибыль»
(режим «Граф»)

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Настройка регламента бюджетирования
Регламент бюджетирования позволяет контролировать процесс подготовки и согласование бюджетов.
Регламент бюджетирования составляется для каждой модели бюджетирования.
Регламент бюджетирования имеет следующий формат.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Создание регламента бюджетирования
В программном модуле предусмотрена возможность создания нескольких регламентов бюджетирования. Это нужно, например, для того чтобы можно было использовать одну модель на разных периодах бюджетирования. Сама финансовая модель (не числа, а модель) может оставаться неизменной в течение нескольких периодов, но регламент должен иметь четкую привязку к конкретным срокам. Кроме того, в ходе реализации бюджетов может потребоваться их корректировка. Поэтому должна быть возможность создания нескольких регламентов бюджетирования в рамках одной модели.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Форма для настройки регламента бюджетирования
В начале определяются ответственные и сроки подготовки бюджетов. Затем ответственные и сроки проверки бюджетов и их согласования, которое должно быть сделано перед окончательным утверждением.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Пример настройки регламента бюджета продаж
В данной модели в бюджете продаж есть строка ввода «Объем продаж» и норматив «Цена продукции». В соответствующих колонках зафиксированы ответственные и сроки подготовки, проверки и согласования данных строк бюджета продаж.
Когда пользователь, отвечающий за подготовку бюджета, посчитает, что он свою работу выполнил, он открывает регламент и ставит галочку в поле «Подготовка». Поле «Дата» заполняется автоматически. При этом появится форма, в которую нужно внести название сообщения. После этого появится форма для записи сообщения. Сообщение может состоять всего из пары слов. Либо в нем могут быть даны комментарии, поясняющие, почему строка бюджета была спланирована именно так.

Компания РиК (www.rik-company.ru)
Информирование о подготовки бюджета
Когда регламент откроет пользователь, отвечающий за проверку и согласование данной строки бюджета, то он увидит, что ответственный за подготовку, свою функцию выполнил. Это будет видно потому, что в поле «Подготовка бюджетов» будет стоять галочка и дата подготовки. Кроме того, в поле «Сообщение» будет высвечиваться количество не просмотренных сообщений.
Ответственный за проверку и согласование бюджета может либо поставить галочку в поле «Согласован», либо, при наличии замечаний, снять галочку в поле «Подготовка».
В первом случае (если ставится галочка о согласовании) автоматически заполняется поле с датой согласования. И если ответственный за утверждение бюджетов откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что соответствующая строка бюджета согласована. Он также может либо поставить галочку в поле «Утверждено» либо снять галочку в поле «Согласовано».
Если ответственный за подготовку бюджета снова откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что его проект бюджета не принят, и нужно устранить замечания.