Подготовка проекта

Подготовка проекта – учебные цели
Определить и объяснить важность согласования потребностей ключевых заинтересованных сторон в проекте
Определить, оценить и проранжировать основные риски, связанные с проектом
Оценить осуществимость проекта и определить необходимые поправки, для того чтобы достичь поставленных целей в рамках имеющихся ограничений
Четко определить свой уровень полномочий
и ответственности за деятельность по проекту, ресурсы
и решения
Подготовить определяющий документ или резюме проекта

Что такое проект?
Проект – это одноразовая, неповторяющаяся деятельность или совокупность действий, в результате которых за определенное время достигаются четко поставленные цели

Большинство проектов имеют общие характеристики:
Они являются целевыми, т.е. вся деятельность направлена на достижение определенных результатов или выходов
Они имеют четкое начало и конец
У них есть определенные ограничения, которые лимитируют и определяют процесс
Достигнутые результаты могут быть измерены
с помощью согласованных показателей
(Мейлор (Maylor), 1996)

Три ключевых изменения проекта:
Бюджет
Время
Качество

Основные признаки неудачи проекта
Бюджет: проект может не укладываться в рамки запланированного бюджета (или должен быть прекращен, не достигнув поставленных целей, из-за недостаточного финансирования)
Время: проект может занять время значительно большее, чем запланировано для достижения поставленных целей (или должен быть прекращен до достижения поставленных целей в связи с окончанием намеченного срока)
Качество: проект может быть завершен в рамках намеченного времени и бюджета, но не удовлетворяет требованиям по качеству (и, таким образом, будет представлять меньшую ценность, чем ожидалось)

Общие недостатки в проектах
В команде были сомнения по поводу целей проекта
Команда не была уверена в том, что должно быть сделано
К концу проекта цели были достигнуты только частично
Работы выполнялись позже намеченных в графике сроков
Запланированный бюджет был превышен
(Elbeik & Thomas), 1998)

Критические факторы успеха проекта
Ясно поставленные цели
Четкое планирование и контроль
Высокая квалификация менеджера проекта
Хорошая административная поддержка
Достаточное количество времени и ресурсов
Выполнение своих обязательств всеми участниками
Широкое привлечение потребителей
Хорошие коммуникации
Хорошая организация и структура проекта
Возможность прекратить реализацию проекта
(Elbeik & Thomas), 1998)

Определение потребностей
Появление потребностей
Признание потребностей
Формулирование потребностей
(Frame, 1987)

Заинтересованные стороны и их потребности
Покровитель проекта – человек или группа людей, которые инициируют и поддерживают проект, обеспечивают ресурсами и поручают Вам его реализацию
Команда проекта – группа людей, готовых выполнять поставленные задачи и осуществлять необходимые виды деятельности
Функциональные менеджеры и другие люди, которые управляют необходимыми Вам ресурсами и обладают полезными для Вас опытом и знаниями
Влиятельные люди или группы, которые, вероятно, подвергаются воздействию проекта или его результатов

Управление проектами: PRINCE (Projects IN Controlled Environments)
Деловое поручительство
Четкая организационная структура управленческой команды проекта
Подход к планированию, ориентированный на производство с акцентом на результатах
Деление проекта на управляемые
и контролируемые стадии
Гибкость, которую можно применить на подходящем для проекта уровне

Принцип SMART - цели должны быть:
конкретными (specific) – т.е. Вы должны ясно представлять себе, чего хотите достичь;
измеримыми (measurable) – Вы должны разработать критерии для измерения процесса достижения целей;
достижимыми (achievable) – т.е. Вы должны быть уверены в достижении поставленных целей в существующем окружении и при имеющихся ресурсах;
реалистичными (realistic) – т.е. Вам не следует пытаться достичь невозможного;
определенными по времени (timebound) – т.е. сроки достижения поставленных целей должны диктоваться реальными потребностями.

Проверка осуществимости проекта включает в себя следующие аспекты:
Финансовые
Технические
Влияние внешнего окружения и общества
Управленческие
Ценностные

Затраты и выгоды
Затраты
Стоимость разработки
Операционные затраты
Выгоды
Осязаемые выгоды
Неосязаемые выгоды

Методы оценки денежных потоков
по проекту
Чистая текущая стоимость (NPV)
Внутренняя норма отдачи (IRR)
Срок окупаемости
Анализ эффективности затрат

Управление риском
Выявление риска
Оценка влияния
Планирование запасных вариантов с целью снижения влияния наиболее вероятных рисков
Обеспечение того, что риски всегда находятся в поле зрения

Основные категории риска
Материальные риски
Технические риски
Кадровые риски
Социально-политические риски
Правовые риски

Оценка риска и анализ влияния: ключевые вопросы
Что такое риск – как я его узнаю, если он возникнет?
Какова вероятность его осуществления – высокая, средняя или низкая?
Насколько серьезную угрозу он представляет для проекта – высокую, среднюю или низкую?
Каковы признаки или причины риска, которые нам следует искать?