Руководство аудита

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Дорогостоящая деятельность
Правильное руководство
Аудиты не должны являться «сюрпризом»
Всегда предварительно согласовывайте даты

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Сбор информации
Планирование и подготовка
Аудит
Вводное совещание
Заключительное совещание
Контрольный визит

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Проверка деятельности
и проверка подразделений

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Процесс:
Вход
Выход
Над всеми ли аспектами
установлен контроль ?
Все ли аспекты идентифицированы, выполнена их оценка?
Процессы
+
Деятельность
+
Ресурсы

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Процессы – понять взаимодействие

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Составление схемы системы
процессы
входы-выходы
элементы управления
последовательность
взаимодействие
Подготовка плана
Аудит системы

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Как составлять программу внутренних аудитов?
Учитывать:
Важность вида деятельности
Статус деятельности
Результаты предыдущих аудитов
Минимум помех в работе
Присутствие персонала

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Программа внутреннего аудита
Минимум затрат
Максимальный эффект

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Четыре этапа -
Распределение времени
подготовка 40%
выполнение 40%
составление отчетов 10%
контроль 10%

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Руководитель
программы
аудита
Проверяемое
подразделение
Аудитор(ы)

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Краткая информация о:
Проверяемой деятельности
Области аудита
Причинах проведения аудита
Датах, продолжительности, группе (при аудите третьей стороны)

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Область аудита:
Границы аудита
Объекты
Структурные подразделения организации

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Информация о проверяемой деятельности
Что именно делается?
Масштаб деятельности
Сложность процессов

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Ознакомительный визит
Сбор информации
Личные контакты
Добиться взаимопонимания
Разъяснить масштаб, цели и методы
Предотвратить проблемы

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Планирование
Определить объем работы
Подготовка плана
Подготовка рабочей документации
Информируйте проверяемое подразделение \ организацию, согласуйте дату и время

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Подготовка рабочей документации
Контрольные листы
Формы
Стандарт
Руководства

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Информируйте проверяемое подразделение - направьте:
Программу аудита
График
Контрольные листы

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Собрания:
Вводное собрание
Заключительное собрание
Совместные собрания группы

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Собрания:
Необходимо планировать
Разрабатывать повестку дня
Регистрировать присутствующих
Планировать размещение
Управляйте временем!

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Вводное и заключительное собрания:
Будьте подготовлены и не опаздывайте
Участвует вся группа
Присутствует руководство участка
Руководитель группы - председатель собрания

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Представление группы
Причины, область, критерии
Обзор программы и методов проведения аудита
Выборочный характер
Конфиденциальность
Отчетность
Классификация несоответствий
Готовность персонала к аудиту
Логистика - подтверждение
Техника безопасности
Вопросы
Повестка дня вводного собрания:

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Совместные собрания группы:
Подтвердить эффективное и планомерное выполнение аудита
Подтвердить выполнение масштаба аудита
Обобщить имеющиеся результаты
Провести анализ несоответствий

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Завершающее совместное собрание группы
Подготовка к заключительному совещанию
Анализ и обобщение
результатов
Обсуждение рекомендаций
Подготовка итоговых отчетов

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Подтвердите причины, область и критерии
Напомните о программе и методах проведения аудита
Сообщите о результатах, положительных и негативных
Повестка дня заключительного совещания:
Общее резюме
Вопросы и ответы
Корректирующие действия и график
Следующий аудит

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Контрольный визит
В согласованное время
Анализ документированных свидетельств
Повторный аудит на объекте
Только анализ корректирующих действий
Не начинайте весь аудит заново

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Документальные свидетельства для контрольного визита
Записи
Сертификаты обучения
Поправки в процедурах
Фотографии
Видеозаписи

Редакция: 16.01.2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента
Что делать, если нарушены сроки?
Предоставьте дополнительное время!