Тема 12. Научно-историческая и практическая ценность документа

Содержание
Определение ценности документов и документной информации
Нормативно-методическая основа экспертизы ценности документов.

Рекомендуемая литература
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004.
Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001.
Альбрехт Б.В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. 2004. №10.
Альбрехт Б.В. Номенклатура дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело. 2004. №4.
Альбрехт Б.В. Создание архива фирмы // Секретарское дело. 2004. №11.
Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов // Секретарское дело. 2004. №12.
Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерного общества // Секретарское дело. 2004. №1.
Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.95 № 2
Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) РФ. Утв.приказом Росархива от 17.03.98 № 19

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает стадии:
документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

К критериям происхождения относятся:
роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли,
значимость выполняемых ею функций,
значение физического лица в жизни общества,
время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:
значимость события (явления), отраженного в документе,
значение имеющейся в документе информации,
повторение информации документа в других документах,
вид документа,
подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся:
форма фиксирования и передачи содержания,
удостоверения,
оформления документа,
его физическое состояние.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

ФЗ №125 «Об архивном деле в РФ» ст.6
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.

ФЗ РФ от 26 декабря 1995 "Об акционерных обществах" установил
обязанность акционерных обществ по хранению целого ряда документов
устав,
решение о создании общества,
свидетельство о его регистрации,
годовой финансовый отчет,
документы бухучета,
финансовой отчетности и др.

ФЗ РФ от 21 ноября 1996
"О бухгалтерском учете РФ"
не только обязал организации хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность,
но и установил срок их хранения - "не менее пяти лет".

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ - 15 лет;
2) для документов органов государственной власти, иных госорганов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;
3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
4) для отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, хозяйственных книг - 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;
д) патентов на изобретение, промышленный образец - 20 лет;
е) научной документации - 15 лет;
ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;
з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Для проведения экспертизы ценности документов следует использовать разработки Росархива:
Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.
Основные положения Государственной системы ДОУ. - М., Главархив 1991
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.95 № 2
Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) РФ. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98 № 19