Управление портфелем проектов

Повышение эффективности сотрудников компании при работе над проектами
Улучшение качества управления проектами руководителями проектов
Повышение эффективности управления всем портфелем проектов компании – больше проектов в срок и в рамках бюджета с меньшими затратами
Оптимизация процессов в рамках выполнения проектов
Обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между проектными и функциональными службами организации.
Создание единого информационного пространства - электронный архив документации, процедуры согласования документов с внешними службами и подразделениями компании, совместная работа по созданию документов и новых версий документов.
Цели нашей системы управления портфелем проектов

Задачи, которые должна решать система управления проектным офисом
Обеспечить руководителя проекта инструментарием планирования проекта и контроля хода его реализации
Предоставить участнику проекта понятный инструмент для выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации
Руководителю подразделения дать инструмент контроля загрузки сотрудников по проектным и непроектным задачам, предоставить информацию для принятия решения о назначении сотрудников на новые проекты, перераспределения нагрузки между ними
Директору проектного офиса предоставить удобный инструмент, который позволит автоматизировать рутинные операции и установить полный прозрачный контроль за состоянием всего портфеля проектов и качеством работы конкретных руководителей проектов
Руководителю компании обеспечить единую панель мониторинга всех проектов компании с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений
Акционерам компании важно видеть соответствие портфеля выполняемых проектов стратегическим целям компании

Задачи, которые решает наша система
Управление проектным офисом
Управление внутренним взаимодействием
Управление CRM
Управление внутренней документацией:
приказы
входящая/исходящая корреспонденция
Управление оргструктурой компании
Управление совещаниями
Управление ресурсным планированием по направлениям:
проектирование
строительство
разработка программного обеспечения
HR – модуль
Интеграция со сторонним ПО: 1С (ЗУП, БИТ.Строительство, БИТ.Финанс и т.д.); мобильными приложениями, Google и т.д.

Реестр проектов
Управление проектным офисом
Проект – это очень сложный и дорогой комплекс различных работ. К работе над проектом привлекаются самые разнообразные специалисты и компании, которые должны организовать совместную работу так, чтобы проект был выполнен в срок, с требуемым качеством и, желательно, без увеличения первоначального бюджета.

Исполнение проекта
Управление проектом состоит из следующих основных этапов:
· инициация;
· планирование;
· исполнение;
· контроль;
· завершение.

Карточка (паспорт проекта)
Классификация по видам деятельности
Управление проектным офисом
Формирование шифра проекта
Управление договорами
Деление затрат по ЦФО
Роли в проекте
Формирование паспорта проекта, команды проекта, определение потребности в персонале, разработка матрицы ответственности, делегирование ответственности.
Автоматические уведомления участникам по событиям в проекте
Интеграция с сетевыми папками через AD по шифру проекта. Доступ к сетевым папкам согласно списку участников проекта
Формирование затрат по проекту для финансовой отчетности по ЦФО, выгрузка в БИТ.Финанс

Структура в рамках проекта

Информация о проекте
Задачи проекта
Структура проекта
План-график проекта
Определение конечных результатов проекта, определение структуры и графика работ

Задачи проекта
Связи в задачах
Определение длительности работ, их последовательности и взаимосвязей, определение ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта.

Общий процесс управления проектом (стадии инициации и планирования)

Визуализация на диаграмме Ганта
Формирование отчетности по проекту, анализ хода выполнения работ, управление изменениями в составе работ, анализ проблем и промежуточные результаты проекта доступны в режиме реального времени.

Подтверждение затраченного времени руководителем подразделения и руководителем проекта.
Планирование затрат и акцептование факта затраченного времени по работам,бюджетирование, учет расходов, прогноз превышений бюджета по выполненным работам.

Управление срокам, ресурсами, стоимостью
План/фактный анализ времени, затраченного на выполнение проекта по задачам.
Контроль рабочего времени сотрудников

Управление проектной документацией.
Управление проектной документацией в рамках выполнения проекта. Электронный архив документации, процедуры согласования документов с внешними службами и подразделениями компании, совместная работа по созданию документов и новых версий документов – работа в одном информационном пространстве.
Согласование финансовых документов (актов, счетов).

Управление CRM
База контрагентов и контактных лиц по видам и сферам деятельности

Карточка контрагента
Карточка контактного лица
Управление CRM

Управление внутренней документацией:
Приказы
Работа с общеорганизационными приказами компании. Электронный реестр, ознакомление.

Карточка приказа
Права доступа к приказу
Карточка ознакомления
Скачивание приказа в pdf, возможность отмены приказа, утратившего свою силу
Управление внутренней документацией:

Входящая/исходящая корреспонденция
Управление внутренней документацией

Управление внутренней документацией:
Карточка документа
Выбор проекта
Формирование задачи/задач на исполнителя/исполнителей

Исходящая корреспонденция
Карточка документа – возможность отправлять в адрес нескольких адресатов одновременно и фиксировать информацию о получении адресатом письма.

Управление оргструктурой компании
Формирование оргструктуры компании как вручную в системе, так и интеграция с 1С ЗУП. Автоматическое создание пользователей после проведения приема на работу в системе ЗУП, с формированием прав доступа к проектам и модулям.
QR код сотрудника в системе, формируется автоматически для всех сотрудников компании
Подразделение и непосредственный руководитель

Управление совещаниями
Повестки совещаний
Протоколы совещаний

Преимущества автоматизации проектной деятельности
в программе «Матрица»
Гибкое управление качеством, сроком и бюджетом проектов
Автоматизация взаимодействия бизнес-департаментов компании с помощью сквозных бизнес-процессов.
Надежность и быстрота проектной работы
Готовые шаблоны и автоматическая проверка выполнения задач проекта.
Мгновенный мониторинг результата
Прозрачная картина проекта для оперативной реакции на инциденты.
Удобная среда управления проектом
Набор инструментов для контроля актуального положения дел по проекту. Управление рисками проекта.
Организация бизнес-процессов проектного офиса
Стабильное качество проектной работы при снижении издержек на выполнение типовых операций.