Электронный документооборот

Содержание
Введение
Основные понятие и принципы электронного документооборота
Цели и принципы перевода документов в электронную форму
Работа, заполнение готовых электронных документов
Компьютерное делопроизводство

Введение

Введение
На смену эпохе бумажных носителей информации пришло время крупных информационных систем, направленных как на подержание внутренних функций, так и на решение задач управления.
Одним из глобальных задач – это улучшить степень структурированности информационной среды и процессов работы с документами, что необходимо для эффективного управления организацией в целом, а также взаимодействия со структурными подразделениями (филиалами).

В современных условиях, документационное обеспечение немыслимо без введения системы электронного документооборота.
Введение
В настоящий момент внедрение электронного документооборота обусловлено как экономическими выгодами, так и реальной необходимостью

Управление электронным документооборотом — одна из основных частей информационной системы, что обеспечивает эффективное управление за счет автоматического контроля выполнения
Введение

Понятие электронного документооборота
Использование информационных компьютерных технологий позволяет автоматизировать основные операции: работа с документами, ведение внешнего документооборота, организация и ведение делопроизводства, предоставление электронных государственных услуг, а также предоставляет сотрудникам инструменты для организации совместной работы над документами
Под информационной компьютерной технологией понимается система методов и сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты информации на основе применения средств вычислительной техники и связи, развитого программного обеспечения, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам

Для новой информационной технологии характерны:
централизованное хранение и обработка информации (традиционная автоматизированная система управления);
безбумажный процесс обработки документов;
интерактивный режим решения задач;
возможность адаптивной перестройки форм и способа представления информации в процессе решения задачи;
коллективное исполнение документов на основе сетевой технологии клиент-сервер, объединенных средствами коммуникации и многое другое
Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации

Основные понятия и принципы
Документооборот — комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации.
Широко используются и офисные программы, которые помогают автоматизировать работу с документацией.

Основные понятия и принципы
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Основные понятия и принципы
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно.
Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Сегодня наблюдается интенсивное внедрение информационных технологий в различные области медицины: создание медицинских баз данных,
автоматизация рабочего места врача, создание единой электронной карты, распространение интеллектуальных систем поддержки принятий врачебных решений, применение и широкое распространение новейших медицинских технологий, автоматизированная система диагностики, системы искусственного интеллекта в медицине, экспертные медицинские системы, развитие телемедицины и много е другое.

ЦЕЛИ И ПРИНЦИПЫ ПЕРЕВОДА ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ
На сегодняшний день электронный документооборот — это самое разумное во всех сферах деятельности, что позволяет:
сократить количество бумажных документов;
сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
избавиться от потерь документов, создавать резервные копии
Мощные программно-аппаратные средства создают комфорт в работе. Сквозная информационная поддержка на всех этапах работы с информацией, предусматривает унифицированную форму поиска, представления, хранения, отображения, восстановления и защиты данных.

Цели и принципы перевода документов в электронную форму
Задача перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
Документооборот - движение документов в рамках документационного обеспечения управления.
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием
Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Источник информации
Системы электронного документооборота [Электронный ресурс].URL: https://www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota
Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО [Электронный ресурс]. URL: https://pro-rko.com/elektronnyj-dokumentooborot-chto-eto-takoe-funkczii-sistemy-edo/
Компьютерное делопроизводство [Электронный ресурс]. URL: https://refdb.ru/look/1425647-pall.html
В.П. Омельченко, А.А. Демидова «Информатика» / Издательская группа «ГЭОТАР-Медиа», 2014г.
А.А. Хлебников «Информатика» (6-е издание) / Издательская группа «ФЕНИКС», 2015г.