Этапы разработки базы данных

Введение
Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен.
Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.

Разработка технического задания
Этап 1

При подготовке технического задания составляют:
список исходных данных, с которыми работает заказчик;
список выходных данных, которые необходимы заказчику для управления структурой своего предприятия;

Дополнительно:
Составляют список выходных данных, которые не являются необходимыми для заказчика, но которые он должен предоставлять в другие организации:
в вышестоящие структуры,
в органы статистического учета,
в прочие административные и контролирующие организации.

Разработка структуры базы данных
Этап 2
Разработка структуры основных таблиц.

Шаг 1
Работа начинается с составления генерального списка полей - он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.

Шаг 2
В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

Шаг 3
Распределяют поля генерального списка по базовым таблицам.

Шаг 4
В каждой из таблиц намечают ключевое поле.
В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут.
Можно сделать составное ключевое поле.

Например:
Для таблицы данных о студентах таким полем может служить индивидуальный шифр студента.

Например:
Для таблицы, в которой содержатся расписания занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей “Время занятия” и “Номер аудитории”.
Эта комбинация неповторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия.

Если в таблице вообще нет никаких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик.
Такое поле не может содержать повторяющихся данных по определению.

Шаг 5
С помощью карандаша и бумага (или графического редактора) расчерчивают связи между таблицами, составляющими одну базу данных.
Такой чертеж называется схемой данных.

Разработкой схемы данных заканчивается “бумажный” этап работы.
Эту схему можно согласовать с заказчиком, после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.

Непосредственное создание базы данных
Этап 3

Для создания компьютерной базы данных используем
СУБД Microsoft Access.

Замечание 1
При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства - работать в режиме Конструктора.

Замечание 2
При разработке форм и отчетов наоборот лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами.
Дизайн этих объектов весьма трудоемок, поэтому его лучше поручить приложению.
Результат мастера всегда можно творчески переработать.

Замечание 3
Использование макросов и модулей позволяет создать действительно ценное офисное приложение.
Их разработка в MS Access доступна непрограммирующему пользователю.

Давайте отдохнем!