Lektsia_1_Word

Примеры требований к оформлению документов

! Стандартные настройки основного текста в отчетных документах
Шрифт - Times New Roman. Размер шрифта 12-14 пт. Начертание обычное.
Стандартные настройки абзаца
- отступ красной строки 1,25 см, отступ слева и справа 0 см.;
- междустрочный интервал – одинарный или полуторный (1,5 строки), интервалы перед и после 0.
!!Стандартные настройки нумерованных и маркированных списков такие же как у основного текста при наличии 1 уровня у списка.
!!! Во всех стилях используемых в документах шрифт - Times New Roman с настройками близкими к основному стилю документа.
!!!! При создании заголовков разного уровня для автоматического содержания, а так же для выделения ряда абзацев в тексте искусственного увеличения размера шрифта текста в отчетных документах делать не нужно.
!!!!! При необходимости переноса текста или объектов на новую страницу не используются пустые строки, используется разрыв страницы.
!!!!!! Для того чтобы оформить часть документа в другом виде (альбомная ориентация, 2 и более колонок, другие настройки полей документа и т.д.) используются разрывы разделов.
!!!!!!! При необходимости выравнивания текста по листу документа для организации оригинальных форм документа используются настройки стиля «Табуляция».

Работа со стилями в MS Word
Изменять настройки шрифта и абзаца необходимо через стили документа
Стиль с настройками табуляции часто используется для простоты работы со специальными объектами (рисунки, формулы и т.д.)
Часто в шаблонах документов уже есть специальные стили и только требуется разобраться в каком случае они применяются.
При оформлении отчетов и т.п. часто требуется создание специальных стилей, например при работе с формулами.
Изменение параметров шрифта и абзаца на главной странице MS Word приведет к тому, что при копировании и сбросе настроек текста возникнут ошибки форматирования, так как в стилях остались настройки стандартные для MS Word, которые не являются стандартными для России.

Создание собственного стиля в документах в MS Word
1 вариант создания уникального стиля в документах
Главная > Стили или Alt+Ctrl+Shift+S – всплывет окно со стилями в котором можно вызвать создание нового стиля или изменение уже имеющего (изменение можно сделать и на главной вкладке).
Создание
стиля
* Имя стиля должно быть понятным, т.е. должно быть понятно для чего стиль предназначен.
** Для того чтобы «не прихватить» какие-то не нужные настройки или дальнейшие изменения с других стилей в поле «Основан на стиле» нужно выбрать нет.
*** Настройки стиля «Шрифт», «Абзац», «Табуляция» и т.д. настраиваются согласно требований или в зависимости от целей стиля.
**** Для создания стиля списка (нумерованный или маркированный) с определенными настройками нумерации сначала требуется настроить «Нумерацию», а затем «Абзац». Иначе настройки абзаца изменяться после настройки нумерации.
***** Для того чтобы созданный стиль или изменения в существующем стиле сохранились для других документов необходимо выбрать «В новых документах, использующих этот шаблон».

Создание собственного стиля в документах в MS Word
2 вариант создания уникального стиля в документах
! Настройки во вкладке «Шрифт» позволяют изменить регистр текста, межзнаковый интервал, а так же настроить шрифт документа с различными эффектами (тень, цвет, подчеркивание, цвет подчеркивания и т.д.).
!! При работе с регистром документа может возникнуть ряд сложностей, регистр может не изменяться при выборе стилей и настроек. Таки образом требуется:
1. Очистить стиль документа;
2. Выбрать тип регистра текста все строчные;
3. Поменять регистр текста в требуемый формат.
- Настроить полностью стиль через настройки абзаца и шрифта (настройки табуляции и т.п. после такого создания стиля лучше проверить) и сохранить созданное форматирование текста как новый экспресс стиль.
- При нахождении в требуемом разделе, выделить требуемый фрагмент и нажать правую кнопку мыши. Всплывет окно меню.
- Стили > Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.
- Всплывет окно создание стиля, как на предыдущем слайде.
- Стиль так же называется понятным названием.

Работа с нумерованными и маркированными стилями в MS Word
При создании стиля для нумерованных или маркированных списков настройка стиля начинается с вкладки формата «Нумерация».
! При создании стиля можно определить «новый формат номера» и «новый маркер».
!! В качестве маркера для списка можно выбрать любой символ.
В лабораторной работе символы для маркированного списка в основном находятся в 3 вкладках
!!! Требуемый символ в качестве маркера можно найти по Unicode (Юникоду).
Созданный маркированный список
* Нумерованный или маркированный список создан с требуемыми настройками нумерации, если они отображаются в окне просмотра.

Работа с многоуровневыми списками в MS Word
При создании многоуровневого списка создается не стиль, а определяется новый многоуровневый список со своими настройка ми каждого уровня.
! Уровень списка для каждого абзаца может быть назначен и изменен.
!! Можно создавать настройки многоуровневого списка и как отдельные списки, при этом надо быть очень аккуратными с нумерацией и маркерами.
Главная
!!! Многоуровневый список нужно настроить, так что бы он достаточно хорошо «вписывался» в основной текст и не превращался в «тонкую полоску текста с права» на последнем уровне списка из-за автонастроек отступов.
«Нормальные» настройки для трехуровневого списка:
1 уровень многоуровневого списка: положение маркера – выравнивание номера 1,25 см; отступ текста 0 см; символ после номера – пробел.
2 уровень многоуровневого списка: положение маркера – выравнивание номера 2,5 см; отступ текста 0 см; символ после номера – пробел.
3 уровень многоуровневого списка: положение маркера – выравнивание номера 3,75 см; отступ текста 0 см; символ после номера – пробел.

Автоматическое создание оглавления при помощи стилей в MS Word
Автоматическое создание содержания возможно при наличии в тексте «Заголовков» разного уровня. При этом требуется настройка Заголовков 1, 2, 3 и т.д. уровня согласно с настройками основного текста. А так же настройки стилей «Оглавления».
Заголовок 1 (уровня) связан с Оглавлением 1 (уровня);
Заголовок 2 (уровня) связан с Оглавлением 2 (уровня) и т.д.
! Заголовки 1, 2 и т.д. уровня настраиваются как «Обычный» стиль. Основное условие шрифт Times New Roman, размер шрифта 12-14 пт., такой же как у основного текста. Остальные настройки могут варьироваться.
!! Если в стилях документа есть только Заголовок 1 (уровня), то как только в тексте появятся абзацы с настройками стиля Заголовок 1 (уровня), тогда в списке стилей появится стиль соответствующий следующему уровню заголовков.
!!! Если заголовки (а так же любые объекты) выровнены на листе по центру, тогда у данного стиля (объекта) не может быть отступа красной строки.
!!!! После того, как все заголовки настроены и назначены на требуемые названия разделов и подразделов или глав и подглав документа, тогда необходимо перейти на вкладку «Ссылки» и выбрать объект «Оглавление», в котором нужно будет настроить стили Оглавления разного уровня.
!!!! Стили Оглавления настраиваются в таком же всплывающем окне как и обычные стили.

Автоматическое создание оглавления при помощи стилей в MS Word
При формировании отчетного документа достаточно настроить заголовки 1,2,3… уровня согласно требованиям или на основе «Обычного» стиля документа, назначить требуемые стили документа на заголовки и при автоматическом создании «Оглавления» выбрать формат оглавления.
Форматирование каждого раздела оглавления можно настроить.
Автоматически созданное оглавление

Создание специализированных стилей для оформления объектов в MS Word
При помощи табуляций и их настроек можно создавать определенные стили для создания оригинальных объектов:
- стили со сносками для оформления формул и других объектов (*);
- стили для автоматизированного создания ведомостей согласования отчетов (**);
- оригинальные стили для оформления документации и т.д. (***).
*
**
***

Примеры использования самостоятельно созданного стиля «Формула»

Создание нового стиля «Формула»
Создание 2-х табуляций, для простоты выравнивания формул
Создание нового стиля
Не правильное форматирование формул, выровненных по центру документа
Правильное форматирование формул, выровненных по центру документа
Левая граница рабочей зоны документа
Правая граница рабочей зоны документа
* Формулы созданы при помощи редактора формул

Создание формул при помощи редактора формул
Редакторы формул признанные во всем мире
Формулы настраиваются согласно требованиям или в рамках настроек текста, в которых используются. Размер «Обычного» индекса такой же как размер основного текста (аннотации, рисунка и т.п.).

Параметры страницы
Поля документы настраиваются согласно требованиям к публикации (отчет, диплом, статья и т.п.)
Ориентация страницы и колонки настраиваются по необходимости. Например, объемную таблицу не возможно уместить при книжной ориентации страницы.
Разрывы страницы используются для разделения глав (разделов и т.п.) текста друг от друга, текст новой главы начинается с начала нового листа.
Разрыв разделов позволяет сделать уникальные настройки для каждого раздела документа (ориентация, страницы, колонтитулы и т.д.)

Работа с разделами документа
Создание разделов на текущей странице с форматированием в виде нескольких колонок, для экономия места, создания оригинальных структур текста или представления информации в определенном виде.
Создание разделов с форматированием в виде одной колонки в документе оформленном в виде двух колонок (статья) для включения в текст больших рисунков или таблиц.
! Для создания разделов особого форматирования на странице текста используется «Разрыв разделов» – «Текущая страница» . Для того чтобы на участке страницы было сделано особое форматирование необходимо два разрыва разделов на текущей странице, если раздел рас положен между текстом.

Работа с разделами документа
Часто при создании отчетной документации появляются данные (рисунки, таблицы, схемы, чертежи и т.д.), которые становятся не читаемыми при их отображении в виде книжной ориентации страницы. Таким образом для корректного отображения материала можно (нужно) ввести сатраницу(ы) документа с альбомной ориентацией.
!! Для отображения части материала в виде альбомной ориентации листа документа необходимо использовать «Разрыв раздела» – «Следующая страница». А затем для требуемого раздела документа выбирается необходимое форматировнаие.
!!! Разрывы разделов позволяют сделать с использованием колонтитулов оригинальные названия разделов и глав документа (книги), добавить комментарии автора и т.д.
!!!! Колонтитулы так же используются для нумерации страниц.

Создание таблиц в MS Word
Заголовок таблицы начинается со слова «Таблица» и ее номера по порядку (б/н – если таблица в документе одна; сквозная нумерация 1,2,3…; нумерация по главам (разделам) 1.1,1.2,…,3.1,3.2…), заголовок размещается в правом верхнем углу таблицы (если не сказаны другие варианты настройки заголовков таблицы).
- Названия таблиц не должны быть длиннее самих таблиц.
Таблица обязательно должна иметь название и ссылку на нее в тексте!
Для ссылки по тексту статьи на таблицу 1 можно использовать сокращение табл.1.

Примеры оформления таблиц в MS Word

Подпись к рисунку начинается со слова «Рис.» и номера по порядку б/н – если рисунок в документе один; сквозная нумерация 1,2,3…; нумерация по главам (разделам) 1.1,1.2,…,3.1,3.2…), подпись располагается снизу и не должна выходить за рамки рисунка (могут быть специальные настройки для рисунков в зависимости от их положения и состава (например, рисунок содержит две диаграммы пронумерованные буквами а и б)).
Рисунок обязательно должен иметь название и ссылку на него в тексте!
Для ссылки по тексту статьи на рисунок 1 можно использовать сокращение рис.1.
Создание рисунков в MS Word
Если на элементы рисунка не требуется что-то добавлять, тогда можно его оформить при помощи таблицы, границы которой в последствии делают невидимыми
Если на элементы рисунка требуется добавлять специальные обозначения осей, подписи данный и т.п., тогда следует его оформить при помощи «Нового полотна» (Вставка/Фигуры/Новое полотно)

Создание рисунков при помощи рабочего полотна

Рис. 2.1. Общая схема контакта двух упругих тел:
с учетом (б, в) и без учета (а) прослойки
Примеры оформления рисунков в MS Word

Примеры оформления рисунков в MS Word
Часто приходиться экономить объем страниц документа, а так же количество рисунков, тогда применяются сборки рисунков под одним номерном с литерами (а), (б) и т.д.
Рисунки, схемы и т.п. собираются в «Новом полотне», таким образом это будет единый объект, который можно сгруппировать, а так же легко отредактировать под любой формат.
! Текст и формулы помещаются в отдельные надписи, без заливки и линий границы (*).
!! Текст выравнивается по линиям сетки вертикальной оси при помощи междустрочного интервала.
!!! Текст выравнивается по линиям сетки горизонтальной оси при помощи пробелов.
*
!!!! Можно настроить специальный стиль для надписей рисунка с отступом слева и справа по -0,2 см, что позволит максимально эффективно использовать надписи в рисунки и экономить рабочую зону. При этом остальные настройки шрифта могут варьироваться в зависимости от содержания текста в надписи.
В отчетных документах часто происходит создание или доработка схем, используемых в постановке задачи, которая осуществляется с использованием «Нового полотна», «Надписей», «Формул», «Стандартных фигур», «Текста» и т.д.
! Вставка графического материала (диаграмм) в новое полотно без потери качества выполняется через
Главная > Вставить > Специальная вставка > Метафайл Windows (EMF) или Рисунок (метафайл Windows)
!! Инструменты MS Word позволяют создать и оформить качественно любой графический материал, для которого требуется качественная визуализация при создании отчетной документации, а так же научных статей, тезисов и материалов конференции.

Библиографический список (Список литературы, References) оформляется отдельным разделом в конце документа (отчет, диплом, статья и т.п.), при этом литературные источники располагаются в порядке их использования по тексту в виде нумерованного списка.
Нумерация:
По мере упоминания источников;
По алфавиту.
Ссылка на источник по тексту статьи оформляется как число в квадратных скобках [1], [2], [3]. Возможна нумерация группы ссылок [1-10], [3-5 и др.].
Один источник не оформляется в виде библиографического списка. В этом случае не нужно делать ссылку на источник.
Особенности формирования списка литературы:
- Источники в списке литературы считаются актуальными, если с момента их издания прошло не более 5 лет.
- Список литературы может включать литературу, изданную более чем 5 лет назад, но количество ссылок на такие источники не должно быть много.
- Список литературы должен включать отечественные и международные источники в русскоязычных документах (отчет, диплом, статья и т.п.).
- Список литературы должен включать в основном источники из международных баз цитирования в англоязычных документах (статья и т.п.).
Оформление списка литературы в MS Word

Оформление ссылки на статью:
№ по порядку. ФИО авторов через запятую Название статьи // Название журнала. – Год издания. – №, том. – страницы.
Пример ссылки на статью:
3. Тукашев Ж.Б., Адилханова Л.А. Исследование напряженно-деформированного состояния дорожного покрытия // Геология, география и глобальная энергия. – 2010. – № 2. – C. 163-166.
Оформления ссылки на книгу:
№ по порядку. ФИО авторов книги через запятую Название книги. – Город издания: Издательство, Год издания. – Количество страниц.
Пример ссылки на книгу:
9. Александров В.М., Мхитарян С.М. Контактные задачи для тел с тонкими покрытиями и прослойками. – М.: Наука, 1983. – 488 с.
Одно из стандартное оформление ссылок на книги и статьи в России

Пример 1 оформление списка литературы в MS Word