Внесення інформації в ЕСОЗ ЩОДО вакцинації від covid-19

ПОСИЛАННЯ
Пройдіть навчальний курс*
«ВНЕСЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ В ЕСОЗ ЩОДО ВАКЦИНАЦІЇ ВІД COVID-19»
на порталі Академії НСЗУ!
https://academy.nszu.gov.ua/
*Тривалість проходження навчального курсу – до 4х годин (що дорівнює 2 балам БПРЛ).

Оперативні дані про вакцинацію
https://nszu.gov.ua/e-data/dashboard/immunization-stats

КОМУ МОЖНА ВНЕСТИ ЗАПИС?
ЕМЗ можна вести для
будь-якого зареєстрованого пацієнта
Пацієнт може/міг бути зареєстрований як лікарем ПМД так і лікарем-спеціалістом
Наявність декларації на ведення ЕМЗ жодним чином не впливає

КРОК 1. Ідентифікація пацієнта
Ідентифікація пацієнта здійснюється шляхом перевірки документів пацієнта, що посвідчують особу.
Ідентифікація пацієнта необхідна для того, щоб встановити особу, яка отримуватиме медичну послугу (зокрема
вакцинацію) та для пошуку або реєстрації пацієнта в ЕСОЗ.

КРОК 2. Пошук пацієнта в ЕСОЗ
Пошук пацієнта в електронній системі охорони здоров’я здійснюється за такими ОБОВ’ЯЗКОВИМИ ПАРАМЕТРАМИ:
прізвище та ім’я пацієнта
дата народження пацієнта
Також можна використовувати ДОДАТКОВІ ПАРАМЕТРИ пошуку, зокрема:
по батькові пацієнта
РНОКПП (реєстраційний номер облікової картки платника податків) пацієнта
номер телефону пацієнта

КРОК 3. Створення або вибір епізоду вакцинації від COVID-19
При проведенні вакцинації від COVID-19 лікар може:
або СТВОРИТИ НОВИЙ ЕПІЗОД медичної допомоги з типом “ПРОФІЛАКТИКА” для знайденого або зареєстрованого пацієнта.
або знайти та ОБРАТИ ВЖЕ ІСНУЮЧИЙ ЕПІЗОД з типом “ПРОФІЛАКТИКА” у випадку, якщо в цьому епізоді вже є запис про введення першої дози вакцини та він досі
відкритий. В такому випадку лікар може внести інформацію про введення другої дози вакцини у відкритий епізод
вакцинації від COVID-19.
Додатково вказується дата відкриття епізоду, назва епізоду та лікаря, що проводить вакцинацію

КРОК 4. Створення взаємодії щодо огляду пацієнта перед вакцинацією
КЛАС ВЗАЄМОДІЇ
У випадку, коли лікар вносить дані про вакцинацію, то при заповненні поля обирається одне із запропонованих значень:
“ПЕРВИННА МЕДИЧНА ДОПОМОГА”, якщо взаємодія створюється на рівні ПМД
“АМБУЛАТОРНА МЕДИЧНА ДОПОМОГА”, якщо взаємодія створюється на
рівні СМД
У випадку, коли лікар вносить дані про вакцинацію, яку провів інший лікар, то із запропонованих значень обирається ЛИШЕ “ПЕРВИННА МЕДИЧНА ДОПОМОГА”, оскільки таку інформацію рекомендовано вносити лише лікарям ПМД.

КРОК 4. Створення взаємодії щодо огляду пацієнта перед вакцинацією
ТИП ВЗАЄМОДІЇ
Із запропонованих значень обирається:
“ВЗАЄМОДІЯ В ЗАКЛАДІ ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я”,
якщо вакцинація проводиться в ЗОЗ (в тому числі при внесенні історичних даних).
“ВІЗИТ ЗА МІСЦЕМ ПОСТІЙНОГО ПЕРЕБУВАННЯ ПАЦІЄНТА”,
якщо мобільна бригада вакцинує пацієнта за місцем його проживання або постійного перебування.
“ЗА МЕЖАМИ МЕДИЧНОГО ЗАКЛАДУ ТА МІСЦЯ ПОСТІЙНОГО ПЕРЕБУВАННЯ ПАЦІЄНТА”,
якщо, наприклад, працівника вакцинують за місцем його роботи або військового за місцем проходження військової служби.

КРОК 5. Опис причини звернення
Для опису причини звернення використовується код А44 – Імунізація/Профілактичне лікування зі словника ICPC-2
.

КРОК 6. Опис стану пацієнта
1
Приклади заповнення поля при внесенні інформації про ОСНОВНИЙ діагноз у випадку ПРОВЕДЕНОЇ вакцинації:
А98 - “ПІДТРИМАННЯ ЗДОРОВ’Я/ПРОФІЛАКТИКА”
або А97 - “ВІДСУТНІСТЬ ЗАХВОРЮВАННЯ” (для лікарів ПМД)
Z25.8 - “НЕОБХІДНІСТЬ ІМУНІЗАЦІЇ ПРОТИ ІНШОЇ
УТОЧНЕНОЇ ОДНІЄЇ ВІРУСНОЇ ХВОРОБИ” (для лікарів СМД)
У випадку ПРОВЕДЕНОЇ вакцинації код
СУПУТНЬОГО діагнозу обирається
відповідно до стану пацієнта на момент звернення, якщо такі стани існують.
У цьому Кроці лікар вказує зокрема КОД діагнозу/стану пацієнта:
лікарі ПМД обирають код з класифікатора IСРС-2
лікарі СМД обирають код Національного класифікатора НК 025:2019
2

КРОК 6. Опис стану пацієнта
У випадку НЕ ПРОВЕДЕНОЇ вакцинації з медичних причин (наявні протипокази) код ОСНОВНОГО діагнозу обирається відповідно до стану пацієнта на момент звернення (лікарі ПМД вказують код з класифікатора IСРС-2, а лікарі СМД - код НК 025:2019).
A13 - “ЗАНЕПОКОЄННЯ /СТРАХ, ПОВ’ЯЗАНІ З ЛІКУВАННЯМ”
(на рівні ПМД)
Z28.1 - “ІМУНІЗАЦІЯ НЕ ПРОВЕДЕНА У ЗВ'ЯЗКУ З ВІДМОВОЮ ПАЦІЄНТА”,
або Z28.8 - “ІМУНІЗАЦІЯ НЕ ПРОВЕДЕНА З ІНШИХ ПРИЧИН”, або Z28.9 - “ІМУНІЗАЦІЯ НЕ ПРОВЕДЕНА З НЕУТОЧНЕНОЇ
ПРИЧИНИ”
(на рівні СМД)
У випадку НЕ ПРОВЕДЕНОЇ вакцинації, якщо пацієнт
здоровий, але відмовляється від проведення
вакцинації з певних причин, лікар може вказати код ОСНОВНОГО діагнозу, наприклад:
При цьому і лікарі ПМД і лікарі СМД додатково, вказують код з НК 025:2019
Z28.0 - “ІМУНІЗАЦІЯ НЕ ПРОВЕДЕНА У ЗВ'ЯЗКУ З МЕДИЧНИМИ ПРОТИПОКАЗАННЯМИ” як СУПУТНІЙ діагноз.

КРОК 7. Опис проведених дій (інтервенцій)
Під час створення ВЗАЄМОДІЇ лікар має також вказати ДІЇ (ІНТЕРВЕНЦІЇ), що були проведені під час огляду та вакцинації пацієнта. Для кодування дій (інтервенцій) на рівні ПМД використовуються коди з класифікатора ICPC-2. Використоуються коди «А44» - Імунізація/Профілактичне лікування та «А31» - Часткове медичне обстеження.
Для кодування дій (інтервенцій) на рівні СМД використовуються коди з довідника ЕСОЗ, який зокрема містить коди
Національного класифікатора НК 026:2019 (Класифікатор медичних інтервенцій).

КРОК 8. Створення медичного запису про вакцинацію
Зверніть увагу, що медичний запис про вакцинацію створюється як у випадку ПРОВЕДЕНОЇ вакцинації, так і у випадку НЕ ПРОВЕДЕНОЇ вакцинації.
Лікар реєструє медичний запис щодо факту НЕ ПРОВЕДЕНОЇ
вакцинації у випадку, якщо вакцинація була запланована, але не була проведена з об’єктивних причин.
Після створення взаємодії, реєстрація запису про вакцинацію відбувається шляхом створення окремого медичного запису “ІМУНІЗАЦІЯ” (Вакцинація) в рамках вже створеної взаємодії у КРОЦІ 4.

КРОК 9. Створення медичного запису про вакцинацію
ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ, зокрема:
Дата вакцинації
Виконавець
Ознака первинного джерела даних (Так/Ні)
Ознака відміни вакцинації (Так/Ні)
Причина вакцинації (довідник) або
Причина невиконання вакцинації (довідник)

КРОК 9. Створення медичного запису про вакцинацію
ОПИС ПАРАМЕТРІВ ВАКЦИНАЦІЇ, зокрема:
ВИРОБНИК вакцини
(назва, не країна)
СЕРІЯ ВАКЦИНИ
(зазначена в маркуванні на флаконі)
ТЕРМІН ПРИДАТНОСТІ
(дата останнього дня місяця – якщо на флаконі термін зазначений до місяця)
МІСЦЕ ВВЕДЕННЯ вакцини
(довідник)
ШЛЯХ ВВЕДЕННЯ ВАКЦИНИ
(довідник)
КІЛЬКІСТЬ ВВЕДЕНОЇ ВАКЦИНИ
(значення та одиниці виміру)

КРОК 9. Створення медичного запису про вакцинацію
ОПИС ПАРАМЕТРІВ ВАКЦИНАЦІЇ, КОД вакцини:
З довідника ЕСОЗ обирається КОД ВАКЦИНИ, що була введена пацієнту:
SarsCov2_nRVv - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі вірусного вектора без здатності до реплікації
SarsCov2_mRNA - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі мРНК
SarsCov2_Pr - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі білкової субодиниці
SarsCov2_Inact - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі інактивованого вірусу
SarsCov2_RVv - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі вірусного вектора зі здатністю до реплікації
SarsCov2_Rc-lp - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі рекомбінантної коронавірусо-подібної частинки
SarsCov2_DNA - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі ДНК
SarsCov2_RNA - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі РНК

КРОК 9. Створення медичного запису про вакцинацію
Для вакцин Pfizer та Moderna код:
SarsCov2_mRNA - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі мРНК
Для вакцин CoviShield та AstraZeneca використовується код:
SarsCov2_nRVv - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі вірусного вектора без здатності до реплікації
Для вакцини СoronaVac код:
SarsCov2_Inact - Вакцина від коронавірусної хвороби на платформі інактивованого вірусу

КРОК 9. Створення медичного запису про вакцинацію
ОПИС ПРОТОКОЛУ ВАКЦИНАЦІЇ:
ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР ДОЗИ
(ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР ДОЗИ вакцини, введеної пацієнту)
КІЛЬКІСТЬ ДОЗ ПО ПРОТОКОЛУ
(КІЛЬКІСТЬ ДОЗ ВАКЦИНИ, що необхідно ввести для завершеного курсу вакцинації)
ХВОРОБА проти якої вакцинували
(одна або декілька з довідника)
АВТОР ПРОТОКОЛУ
(довідник)
ОПИС ПРОТОКОЛУ
(вказується НАЗВА ПРОТОКОЛУ, за яким було зроблено вакцинацію)
ЕТАП ВАКЦИНАЦІЇ
(вказується НАЗВА ЕТАПУ ВАКЦИНАЦІЇ, яка була проведена)

КРОК 10. Передача медичних записів до ЦБД ЕСОЗ
Для того, щоб передати до ЕСОЗ медичні записи щодо огляду пацієнта перед вакцинацією та щодо проведеної/не проведеної вакцинації, ці електронні медичні записи мають бути обов’язково ЗБЕРЕЖЕНІ та
ПІДПИСАНІ чинним КЕП лікаря.
Залежно від інтерфейсу МІС, ВЗАЄМОДІЯ разом з ІМУНІЗАЦІЄЮ можуть
бути відправлені до ЕСОЗ автоматично після підписання КЕП, або лікар має додатково натиснути відповідну кнопку.
У випадку, якщо при створенні ВЗАЄМОДІЇ або ІМУНІЗАЦІЇ було допущено ПОМИЛКУ, яка підпадає під АВТОМАТИЧНУ ПЕРЕВІРКУ, то дані не будуть передані до ЕСОЗ, оскільки система вкаже на помилку і НЕ ЗАРЕЄСТРУЄ такі медичні записи.
Помилку потрібно буде виправити, а відповідні медичні записи повторно підписати КЕП та знову надіслати до ЕСОЗ.

Реєстрація медичних записів в ЕСОЗ щодо виявлення НППІ
31044-1
«Несприятлива подія, що пов'язана з проведеною вакцинацією»
ВНЕСЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ ПРО НЕСПРИЯТЛИВУ ПОДІЮ,
ЩО ПОВ’ЯЗАНА З ВАКЦИНАЦІЄЮ відбувається через створення медичного запису «Спостереження»
Для внесення інформації про НППІ в ЕСОЗ використовуйте код Спостереження:

Реєстрація медичних записів в ЕСОЗ щодо фіксації до групи пацієнтів
Можливі отриманні значення:
Працівники медичної сфери
Працівники соціальної сфери
Працівники сфери освіти
Працівники закладів з надання довгострокового догляду та підтримки
Резиденти закладів з надання довгострокового догляду та підтримки
Пацієнти з супутніми захворюваннями віком від 18 до 59 років
Інші
ВНЕСЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ ПРО ФІКСАЦІЮ ПРИНАЛЕЖНОТІ ДО ПЕВНОЇ ГРУПИ також відбувається через створення медичного запису «Спостереження»
Для внесення інформації про приналежність пацієнта до певної групи в ЕСОЗ використовуйте код Спостереження «Приналежність пацієнта до цільової групи для вакцинації від СOVID-19». Категорія спостереження – «Соціальні ознаки», метод спостереження – «Збір анамнезу»

Питання та відповіді

Між літерами та цифрами в серії вакцини є пробіл.
Інформація про серію вакцини заповнюється без пробілів. Наразі, заповнення серії вакцин у багатьох місів є автоматизованим, на основі даних від державного підприємства “Медичні закупівлі України”, тому, в більшості випадків серія підставляється автоматично на основі внесених лікарем даних про вакцину.
У випадку, якщо це не є автоматизовано, лікарі, як клієнти МІС можуть вимагати від МІС забезпечити необхідну автоматизацію для уникнення такої помилки

Пацієнт скаржиться, що його дані не були внесені до електронної системи охорони здоров’я.
Лікар перед створенням запису про нового пацієнта в системі повинен пересвідчитися, що пацієнт не має облікового запису в ЦБД ЕСОЗ для запобігання створення дублів.
При цьому, пацієнт повинен впевнитися, що запис про проведену вакцинацію було передано в систему у зв’язку з тим, що дані про вакцинацію обов’язково повинні бути внесені реєстр медичних записів та записів про направлення електронної системи охорони здоров’я (підписані КЕП лікаря та відправлені в ЕСОЗ).
Заклади, що не отримали вакцину і не проводили вакцинальну кампанію також можуть вносити дані щодо проведеної вакцинації пацієнта. Для цього, при створені такого запису, необхідно вказати, що дані є вторинними (відмітивши поле “первинне джерело даних” як - “ні” та вказавши що інформація була отримана з паперової документації). Існує ряд обов’язкових параметрів, які повинні бути внесені при створенні такого запису: джерело даних, код вакцини, дозування вакцини, порядковий номер введенної дози вакцини, причина проведення вакцинації, протокол вакцинації, захворювання, проти якого проведена вакцинація. Без даної інформації лікар не зможе зареєструвати запис про проведену вакцинацію.

Помилка типу епізоду.
У зв’язку з тим, що в інструкціях до застосування вакцин, що затверджені ДЕЦ ці препарати мають загальновживану назву “Вакцина для профілактики COVID-19 та з тим, що з медичної точки зору вакцинація від COVID-19 є профілактичною процедурою, для внесення медичного запису щодо вакцинації, необхідно створити епізод з типом “Профілактика”.

Невірно вказано кількість введеної вакцини.
По факту проведення вакцинації, необхідно вказати кількість (дозу) препарату, який було реально введено пацієнту (згідно інструкції до застосування лікарського засобу).
Наприклад, згідно з інструкціями до застосування лікарських засобів, що розміщені на сайті ДРЛЗ:
Вакцина Комінарті (Файзер) має дозування 0,3 мл.
Вакцина Коронавак має дозування 0,5 мл.
Вакцина Ковішилд має дозування 0,5 мл.
Вакцина Спайквакс (Модерна) має дозування 0,5 мл.

У пацієнта з певних причин відсутній РНОКПП (раніше – ідентифікаційний код чи ІПН) та для такого пацієнта не можливо створити запис в ЕСОЗ
В ЕСОЗ вже зареєстровано більше 30 млн пацієнтів. Тому, випадків, коли пацієнта необхідно буде реєструвати не так багато. В першу чергу, лікар повинен спробувати знайти пацієнта в ЦБД ЕСОЗ, а вже потім переходити до створення запису про нового пацієнта в системі, якщо такого пацієнта не було знайдено.
Є певні причини, за якими пацієнт не надає інформацію про РНОКПП:
Він не хоче надавати інформацію про нього або не приніс із собою РНОКПП. У цьому випадку, буде неможливо створити запис про нового пацієнта в ЦБД ЕСОЗ. Пацієнта необхідно повідомити, що запис про нього неможливо внести в ЕСОЗ без повного комплекту документів.
2. Пацієнт відмовився від РНОКПП з певних причин. У цьому випадку, пацієнт повинен мати відмітку у паспорті про відмову від РНОКПП.
В ЕСОЗ немає заборони на створення запису про нового пацієнта, що не має РНОКПП з певних причин. Якщо факт відмови підтверджено інформацією в паспорті, при створенні запису про нового пацієнта необхідно вкзати цей факт та додати скани документу, що це підтверджує.
.

Що вказувати в полі «Етап вакцинації»
Тут вказується інформація про серійність введення доз вакцини.
За календарем вакцинації, деякі вакцини необхідно повторювати через певний проміжок часу. Наприклад, вакцинація від дифтерії, правцю та кашлюка проводиться з певними проміжками часу, а з 6 річного віку - проводиться ревакцинація (відповідно до календаря проведення профілактичних щеплень). У такому випадку “Етапом вакцинації” до 6 років буде “Вакцинація”, з 6 років - “Ревакцинація”.
Деякі вакцини вносяться одноразово, наприклад, вакцина від туберкульозу на 3-5 добу життя дитини. Тому, в цьому полі може бути вказано текстове значення “Вакцинація”.
В контексті вакцинації від COVID-19 в це поле може бути внесено текстове значення “Вакцинація”.

Не вірно заповнене інформація про кількість доз за протоколом
Більшість вакцин, що використовується в Україні є дводозними (Коронавак, Комінарті, Спайквакс).
При введенні першої дози, під час створення запису про проведену вакцинацію необхідно вказати, що порядковий номер дози - 1, з кількості доз по протоколу - 2.
Відповідно, при створенні запису про введення пацієнту другої дози, порядковий номер дози - 2 з кількості доз за протоколом - 2. Це означатиме, що протокол вакцинації від ковід 19 було успішно завершено.
Для вакцин виробництва Джонсон і Джонсон, що є однодозними, необхідно зазначити, що це перша доза з однієї.

Чи може сімейний лікар внести зміни або відмінити не коректний запис про проведену пацієнту вакцинацію?
Відповідно до наказу Міністерства охорони здоров’я України №587, У випадку, якщо пацієнт (його законний представник) або інша особа відповідно до прав доступу виявила недостовірну інформацію у медичному записі, записі про направлення або рецепті, такий пацієнт (його законний представник) або така особа мають право особисто, у тому числі засобами комунікацій, звернутись до осіб, які внесли запис до Реєстру.
Наразі розробляється технічне рішення, яке дозволить іншому лікарю, за потреби, відмінити неправильний медичний запис про вакцинацію та створити на його основі новий, коректний запис.
Окремо зазначаємо, що відповідальність за правильність та коректність медичного запису несе лікар, що підписав такий запис власним КЕП.

Лікар не бачить проведену пацієнту вакцинацію в ЕСОЗ
Пацієнт повинен впевнитися, що запис про проведену вакцинацію було передано в систему у зв’язку з тим, що дані про вакцинацію обов’язково повинні бути внесені реєстр медичних записів та записів про направлення електронної системи охорони здоров’я (підписані КЕП лікаря та відправлені в ЕСОЗ).
Електронна система охорони здоров’я складається з центральної бази даних та медичних інформаційних систем. Відповідно, існує декілька причин, чому лікар може не бачити запис про проведену пацієнту вакцинацію:
Лікар, що проводив вакцинацію не вніс інформацію в систему (наприклад, - зберіг запис локально в своїй МІС).
Лікар, що шукає запис, виконує локальний пошук в своїй МІС, а не в центральній базі даних ЕСОЗ.
Пацієнт має дублюючий обліковий запис і запис про проведену вакцинацію було внесено туди.

Лікар не бачить проведену пацієнту вакцинацію в ЕСОЗ
Лікар, що проводив вакцинацію не вніс інформацію в систему (наприклад, - зберіг запис локально в своїй МІС).
У цьому випадку, пацієнту необхідно звернутися до лікаря, що проводив вакцинацію для внесення цих даних в ЦБД ЕСОЗ. Або, якщо вакцинацію було внесено в систему, пацієнт може запросити підтвердження - щоб лікар роздрукував інформацію про проведену вакцинацію.
2. Лікар, що шукає запис, виконує локальний пошук в своїй МІС, а не в центральній базі даних ЕСОЗ
- Якщо запис було передано до реєстру медичних записів та записів про направлення, то лікар зможе знайти його, виконавши пошук не в локальному середовищі медичної інформаційної системи, а виконавши пошук запису в ЕСОЗ або, синхронізувавши дані з ЕСОЗ
3. Пацієнт має дублюючий обліковий запис і запис про проведену вакцинацію було внесено туди.
- Пацієнту необхідно перевірити це у свого сімейного лікаря. Система автоматично видаляє дублі пацієнтів, а, за необхідності, лікар зможе створити запис про проведену вакцинацію в основному обліковому запису пацієнта.

Дякую за увагу!