Лексика официально-делового стиля. Особенности употребления отдельных категорий слов в документных текстах

Основные понятия
Слово – основная лексическая единица языка. Важнейшая функция слова – назывная. Словами обозначают предметы, явления, процессы, их свойства.
Лексическое значение – содержание слова, отображающее в сознании и закрепляющее в нем представление о предмете, свойстве, явлении. Лексическое значение у каждого слова индивидуально, хотя в значениях некоторых слово могут присутствовать некоторые общие представления.
Стилевая окраска слова – закрепленность слова за определенной сферой словоупотребления и наличие у слова экспрессивно-оценочной окраски. По сфере словоупотребления лексика подразделяется на межстилевую, книжно-письменную и разговорную (лексика устной речи).
Лексика – это словарный состав языка, то есть совокупность слов современного русского языка, обозначающих предметы, явления, понятия. Основной изучаемой единицей лексикологии является слово.

Основные понятия
Межстилевая лексика (нейтральная) – общеупотребительная лексика, слова, которые могут употребляться всеми и в любых условиях общения. Относятся слова, лишенные стилистической окраски (умный, красивый, день, ночь, метр, тонна, миллион, начальник и пр.).
Книжно-письменная лексика – слова, которые преимущественно используются в книжно-письменных стилях речи, для которых характерна письменная форма выражения основной мысли. В ее состав входят общекнижные, стилистически окрашенные слова, термины «высокие» слова, поэтизмы и пр. (интерпретация, уведомление, аспект, труженик, соратник).
Разговорная лексика – слова, присущие разговорной речи. В ее состав входят общеупортебительные слова и разговорные слова со сниженной стилевой окраской (садик, худющий, сгущёнка, подсобка, драндулет).

Особенности лексики
официально-делового стиля
Преобладает межстилевая и книжно-письменная лексика, не имеющая экспрессивно-оценочной окраски (нейтральная).
Неуместны слова и выражения устной речи, слова, имеющие выраженную экспрессивно-оценочную окраску.
Наиболее часто встречаются следующие пласты книжно-письменной лексики: делопроизводственная (канцелярская) лексика, термины, заимствованная лексика, сокращенные слова.

Делопроизводственная лексика
Делопроизводственная (канцелярская) лексика – слова, словосочетания, в том числе устойчивые, используемые преимущественно в официально-деловом стиле (канцеляризмы).
Например, контроль за исполнением, задействовать, уведомить, местонахождение, место жительства, жилой массив и пр.
Группы канцеляризмов:
наименования лиц по профессии, роду деятельности, занятию или социальной роли, например, консультант, житель, пассажир, малообеспеченный, уполномоченный;
парные наименования: заказчик - исполнитель; руководитель – работник; наймодатель – наниматель и пр.;
слова с отрицательными приставками не- и недо-: явка – неявка; исполнение – неисполнение; поставка – недопоставка; осуществление – неосуществление;
слова универсального характера: меры, мероприятия, работа, вопрос и др.

Термины
Термины (от лат. terminus – граница, предел) – слово или устойчивое слововсочетание, которое означает определенное научное понятие.
Например, документ – это информация, закрепленная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Термины и их определения фиксируются в терминологических словарях.
Группы терминов:
отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ (лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, опекун, усыновитель – терминология в области социально-правовой защиты несовершеннолетних);
термины, сложившиеся в сфере административного управления и делопроизводства (договор, контракт, акт);
юридическая терминология (истец, заявитель, постановление).

«Высокие» книжные слова. Устаревшая лексика
«Высокие» книжные слова – слова, придающие речи приподнятость, торжественность. Например, свершение, торжество, преображение, провозгласить.
Архаизмы – слова, вышедшие из активного употребления, но используемые в языке как стилистические синонимы современных слов для создания особой стилистической тональности торжественности и приподнятости. Например, град (город), лик (лицо), сего (этого).
Историзмы – устаревшие слова, вышедшие из употребления в связи с тем, что вышли из употребления или исчезли предметы, явления, которые они обозначали, например, слова: аршин, чернильница, грош.
В настоящее время устаревшие слова возвращаются в активный словарь языка: губернатор, дума, лицей, господин (обращение), коммерсант.

Заимствованная лексика
Заимствованная лексика – слова, пришедшие в русский язык из других языков мира.
Иностранные слова, входя в русский язык, начинают к нему приспосабливаться, в результате чего некоторые слова перестают осознаваться как заимствованные, например: администрация, бухгалтер, аудитор, бизнесмен.
Заимствованные слова нередко обозначают понятия, относящиеся к профессиональной лексике: тендер, транш, оферта, менеджмент.
Эпонимы – слова иноязычного происхождения, образованные от имен людей.
Ватман – бумага для черчения тушью и рисования. Названа по имени Джеймса Ватмана, английского промышленника, наладившего производство бумаги. Хулиган – нарушитель общественного порядка. Название по имени Патрика Хулигэна, в конце 18 века хозяина постоялого двора близ Лондона. Прославился скандальным характером.

АББРЕВИАТУРЫ
Аббревиатура – существительное, состоящее из усеченных слов, входящих в исходное словосочетание, или из усеченных компонентов исходного сложного слова.
Инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подразделяются на:
Буквенные (при чтении произносятся буквы) МЧС, АТС;
Звуковые (при чтении произносятся звуки ГОСТ, АЭС, вуз;
Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть – звуками) ГУВД (Главное управление внутренних дел).
Слоговые сокращения – сокращения, образованные из начальных статей (слогов или осколков слов) главбух.
Частично сокращенные слова – сокращения, образованные из сочетания начальной части слова с целым словом (хозрасчет, Главгоссвязьнадзор).
Усечения – сокращения, образуемые из начальной части слова с отбрасыванием остальной части (спецпредложение, авиапочта).
Смешанные аббревиатуры – аббревиатуры, при образовании которых используются различные приемы из перечисленных выше. МосгорБТИ, ГИТИС, Белаз.
К склоняемым относятся слоговые (завхоз) и инициальные (звуковые) мужского рода: ГОСТ, вуз, ЗАГС, ГАЗ.

Графические сокращения
Графические сокращения – применяемые на письме сокращенные обозначения слов.
Классифицируют по нескольким основаниям: по способу оформления и по степени усечения.
По способу оформления:
точечные (стр. – страница, др. – другие, см. – смотри);
дефисные (г-н – господин, гр-н – гражданин, кол-во – количество);
косолинейные (п/о – почтовое отделение, п/п – по порядку);
нулевые, или курсивные – см, км, кг;
комбинированные (ж.-д. – железнодорожный, см. н/о – смотри на обороте и др.).
По степени усечения слов:
сокращения по начальной букве слова: г. – год, л. – лист, б/у – бывший в употреблении;
сокращение по частям слов: тыс. – тысяча, техн. – технический.
Сокращения, образуемые из сочетаний согласных букв слов: млн – миллион, млрд – миллиард.

Требования к использованию аббревиатур и сокращений в тексте документа
При включении в текст документа сокращенного слова следует тщательно проанализировать:
удобно ли такое сокращение для произнесения и запоминания;
будет ли сокращение понятно адресату;
не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации и пр.
Не допускается перегружать текст аббревиатурами и графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько сокращений в коротком отрезке текста, поскольку это делает текст непонятным.
Если организация имеет сокращенное наименование, то при адресовании ей служебных писем и в самих текстах писем следует использовать ее сокращенное наименование. Не рекомендуется употреблять сокращенные названия организаций в нормативных правовых актах и распорядительных документах.

Лексическая норма
Норма – это относительно устойчивый способ выражения, исторически принятый в языковом коллективе на основе выбора одного из вариантов употребления как обязательного для образцовой части общества.
Лексические нормы – это нормы, которые регулируют правила использования и сочетания слов в речи.

Ошибки в употреблении паронимов
Паронимы – слова, частично совпадающие по морфемному составу, относящиеся к одной части речи, имеющие сходство в звучании, но различающиеся по значениям. Паронимы могут различаться чередованием согласных или гласных в корне или только ударением.
Учитывая смысловые различия между этими словами, правильным будет: заявка будет представлена, но кредиты будут предоставлены; представляем на утверждение, но просим предоставить документы (информацию) для решения вопроса о..

Ошибки в употреблении паронимов
Адресат – лицо или организация, которому адресовано почтовое отправление (получатель). Адресант – лицо или организация, посылающие почтовое отправление (отправитель).
Командированный – отправленный со служебным поручением. Командировочный – связанный с командировкой: командировочные деньги, командировочное удостоверение.
Подпись – собственноручно написанная фамилия. Роспись – расписывание красками каких-либо поверхностей.
Фактор – причина, движущая сила процесса, явления. Факт – действительное, реальное событие, явление.
Инцидент – происшествие, столкновение. Прецедент – случай, имевший место ранее и служащий примером или оправданием для последующих случаев такого рода.

Ошибки в употреблении синонимов
Синонимы – тождественные или близкие по значению, но разные по звучанию слова или словосочетания.
Типичная ошибка – нарушение норм лексической сочетаемости слов.
Пример 1.
Возвести торговые палатки (надо: поставить, установить)
Соорудить гаражные боксы (надо: построить)
Глаголы возвести, соорудить должны употребляться только со словами, обозначающие крупные сооружения: возвести здание, возвести жилой комплекс, соорудить постамент, соорудить памятник.
Пример 2.
Слова роль и значение синонимичны в значении «мера влияния, степень участия», но сочетаемость у них разная: играть роль, но иметь значение.
Пример 3.
Повтор синонимов придает речи особую выразительность, эмоциональность, в письменной речи стилистический повтор не используется. Нарушение правил эксплуатации газовых приборов может привести к несчастным случаям, к трагическим ситуациям. (стилистический повтор не оправдан).

Многословие. Тавтология
Многословие (плеоназм) – употребление в речи близких по смыслу и потому излишних слов, например, поступательное движение вперед; лично я; в общем и целом.
Тавтология – повтор в пределах предложения или близком контексте одного и того же слова, родственных слов.
Примеры ошибок.
…следует учитывать следующие факты…
…наряду с достижениями отмечен ряд недостатков…..
…продолжительность процесса длится несколько часов….
…авторские слова – это слова автора…..
….сгруппировать в группы…..
….прогноз на будущее…
….коллега по профессии…
Чтобы уйти от тафтологии, надо заменить повторяющееся слово его синонимом.

Ошибки в употреблении терминов
При использовании в документных текстах терминологической лексики нужно обязательно учитывать, будет ли понятно значение данного термина корреспонденту.
Для обеспечения адекватности восприятия текста, в случаях, когда может возникнуть недопонимание или неправильное понимание значения термина, рекомендуется использовать следующие приемы:
при употреблении термина дать ссылку на документ (словарь, стандарт), содержащий официальное определение данного термина;
дать определение термина в скобках после его первого упоминания в тексте;
исключить из текста термин, а его значение передать словами общелитературной лексики.

Ошибки в употреблении
заимствованной лексики
Наиболее типичные ошибки:
необоснованное употребление заимствованного слова, когда оно не несет нового значения по сравнению с давно существующим русским словом или более ранним заимствованием, например, пролонгировать вместо продлить, анонс вместо объявление;
употребление нескольких заимствованных слов в небольшом отрезке текста: должна идти селекция рентабельности форм собственности (лучше написать: должен идти отбор наиболее прибыльных (эффективных) форм собственности);
использование иноязычных слов в сочетании с другим словом русского происхождения (близким по значению): ландшафт местности, главный приоритет.