Электронное хранилище юридически значимых первичных бухгалтерских документов и повышение управляемости холдинговых структур

Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО): история
2010 г. – изменения в Налоговый кодекс РФ
(Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ) -
возможность составления и обмена счетами-фактурами в электронном виде.
2011 г. - Минфин России утвердил «Порядок выставления и получения
счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам
связи с применением электронной цифровой подписи»
(Приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н)
2011 г. – Новые возможности работы с налогоплательщиками
при налоговых проверках. ФНС России утвердила
Порядок направления требования и предоставление документов (информации)
в электронном виде по ТКС. Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@
2011 г. - Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137
«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок ведения и оформления документов един
как для бумажной, так и для электронной формы.
2012 г. - ФНС разработала и утвердила форматы ТОРГ-12 и «Акт приемки-сдачи работ», Приказ ФНС России от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@

Постановка задачи
Переход на работу с электронными юридически значимыми первичными и договорными документами с целями:
Электронного взаимодействия
с налоговыми органами
Электронного взаимодействия
с контрагентами
Повышение эффективности
при взаимодействии
подразделений ЭЛАР

Структура решения.
Интеграция с операторами ЭДО
Система создает
для сотрудников бухгалтерии электронный аналог «шкафа с папками»,
в котором традиционно хранится первичная бухгалтерская документация
в бумажном виде

Федеральная налоговая служба
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ОПЕРАТОРЫ
ОРГАНИЗАЦИИ
Учетная система
Учетная система
Учетная система
КОНТРАГЕНТЫ
Учетная система
Учетная система
Учетная система
…
Организация обмена юридически значимыми электронными бухгалтерскими документами

Структура движения электронных первичных бухгалтерских документов
ПО оператора ЭДО – единый центр коммуникаций и автоматизации регламентов обмена
САПЕРИОН –
единое хранилище электронных копий
и электронных документов
Учетная система –
единый пользовательский интерфейс
Бухгалтеры

Создание информационного ресурса
«бумажных» первичных документов
Сканирование документов
на местах (филиалы)
Проверка образов ответственным бухгалтером и загрузка документов
в систему электронного репозитория
Консолидация документов центрального офиса
и всех территориально-распределенных филиалов
в едином электронном хранилище

Технология ввода бумажных документов
и привязка к информационной системе
Тип документа: Акт п\п
Контрагент: ООО «Роса»
Дата: 25.05.2007

Департамент бухгалтерского учета,
служба главного бухгалтера

В результате при взаимодействии
с контролирующими органами
По нужной проводке
в учетной системе
Все это сделать
за считанные секунды!
Просмотреть копии документов непосредственно
из учетной бухгалтерской системы
Распечатать комплект необходимой документации
Сформировать подборку документов по заданным аналитическим признакам (периоду, контрагенту)

Преимущества для организации
Исполнение законодательных требований по хранению ПБД как
в бумажном, так и электронном виде
Сведение к минимуму возможности вывода о занижении налогооблагаемой базы и отказа в предоставлении налогового вычета вследствие отсутствия первичного учетного документа: оперативное предоставление документов и возможности их восстановления
Возможность избежать выемки документов и наложения штрафа
в соответствии со ст.126 НК РФ
Отсутствие конфликтных ситуаций
Конфиденциальность обмена
Доставка электронных документов гарантируется!

Финансовый департамент
и служба внутреннего аудита

Упрощение исполнения
контрольных функций:
online-доступ к документам
нижестоящих структур
Полный документально подтвержденный контроль финансовых потоков
Существенное сокращение издержек, экономия
на внутренних аудиторских
проверках
Упрощение внутреннего аудита и повышение управляемости холдинговых структур
Обеспечение прозрачности бизнеса
и эффективности внутреннего аудита

Проект в Группе ОМК: итоги
Возросла оперативность учетной работы
Увеличилась скорость документооборота
Упростилось ведение бухгалтерского и налогового учета
Поиск нужного документа стал быстрым и легким
Результат:
Высокое качество работы Пользователей
Увеличения уровня удовлетворенности Пользователей

Проекты по внедрению электронного хранилища «первички»

Цифры и факты
Год основания: 1992
Персонал: 8 000
Сеть производственных центров
и региональных представительств
Информационные системы
Более 10 информационных систем специального назначения
ECM-платформа управления бизнесом
Собственный Электронный Архив ПБД
Корпорация ЭЛАР: 2012