Приёмка товаров в аптеке и её документальное оформление

1. Поступление товаров в аптеку
Особенности транспортировки товаров
Перевозка большей части лекарств осуществляется рефрижераторами, в кузове которых устанавливается определенный диапазон температуры и влажности.
Основным требованием к транспортировке медицинских препаратов является возможность максимально защитить лекарства от воздействия окружающей среды, а также возможных загрязнений и механических повреждений. Перевозка таких лекарств во влажной среде приводит к тому, что они разбухают, напитываются водой, и входящие в их состав вещества могут вступить в реакцию с окружающей средой. Соответственно, изменяя при этом свои лекарственные свойства.
Транспортная тара представляет собой самостоятельную транспортную единицу и предназначена для перевозки, складирования и хранения продукции. Транспортная тара – в нее упаковывают лекарственные средства при транспортировке (ящики, коробки, барабаны и т. п.).

Приёмочная комиссия и приёмочный контроль

Приемочный контроль заключается в проверке поступающих в аптеку лекарственных средств на соответствие требованиям по показателям «Описание», «Упаковка», «Маркировка», наличия сертификатов качества (паспортов) производителя и других документов, подтверждающих качество лекарственных средств, а также в проверке правильности оформления товарно-транспортных документов.
По факту проведения приемочного контроля лицо, ответственное за качество поступающих лекарственных средств, или провизор-аналитик аптеки должен в приходных документах указать «Приемочный контроль проведен» и заверить своей подписью с указанием даты.

В случае сомнения в качестве:
образцы направляются в территориальную испытательную лабораторию по акту отбора образцов установленного образца
Указанные лекарственные средства с обозначением «Забраковано при приемочном контроле» хранятся в аптеке изолированно от других лекарственных средств с ограничением доступа к ним сотрудников аптеки
После получения заключения испытательной лаборатории о их пригодности или непригодности, они передаются в реализацию или возвращаются поставщику. Заключение лаборатории является основанием для их возврата

2. Особенности приёмки термолабильных лекарственных средств
Для соблюдения условий холодовой цепи при их транспортировке необходимо предусмотреть, чтобы иммунобиологические лекарственные средства комплектовались в специальные контейнеры, а термолабильные лекарственные средства – в групповую транспортную тару с соответствующими обозначениями
При поступлении в аптеку, проводится их разгрузка и маркировка. Согласно Надлежащей практике допускается отклонение от требуемых условий хранения на краткосрочный период, если при этом специальные условия не оговорены отдельно (например, постоянное хранение в холоде).
Приемку термолабильных и иммунобиологических лекарственных средств необходимо провести не позднее 24 часов с момента доставки груза продавцом либо при вывозе груза самим покупателем со склада продавца

3. Особенности приёмки наркотических и психотропных лекарственных средств
Для приема наркотических средств и психотропных веществ в аптеке готовых лекарственных форм, производственной аптеке и аптеке организации здравоохранения создается приемная комиссия, состав которой определяется руководителем.

При приеме наркотических средств и психотропных веществ комиссия проверяет соответствие количества поступивших наркотических средств и психотропных веществ сопроводительным документам, целостность вторичной упаковки. При обнаружении недостачи, излишков, боя, нарушения целостности упаковки и маркировки наркотических средств и психотропных веществ комиссия составляет отдельный акт, который подписывается членами комиссии, производившими приемку наркотических средств и психотропных веществ.
Наркотические средства независимо от лекарственной формы и психотропные вещества в ампулах (флаконах) и в виде фармацевтических субстанций в аптеках готовых лекарственных форм, производственных аптеках и аптеках организаций здравоохранения подлежат предметно-количественному учету

4. Стандартизация и оптимизация приемки товаров в аптеке
РИ и СОП – документы, содержащие детальное описание процедуры (способа или процесса), которые должны быть выполнены с соблюдением требований законодательства, регулирующего осуществление фармацевтической деятельности, а также мер предосторожности, прямо или косвенно относящихся к изготовлению, контролю за качеством и(или) реализации лекарственных средств.

На первой странице каждой РИ (СОП) должна содержаться следующая информация:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения организации;
- номер и наименование РИ (СОП);
- номер версии РИ (СОП) (при первом внедрении РИ (СОП) присваивается номер версии 1, при последующих изменениях номер версии изменяется);
- номер экземпляра и общее количество экземпляров;
- ФИО, подпись лица, ответственного за фармацевтическую деятельность (разработавшего РИ или СОП);
- ФИО, подпись руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя), дата утверждения;
- дата введения в действие версии РИ (СОП).
На первой странице также размещаются разделы РИ (СОП) «Цель», «Область применения», «Ответственность». Раздел «Область применения» содержит сведения о месте выполнения процедуры и описание ситуаций, в которых она выполняется. В разделе «Ответственность» указывается должность работника или работников, выполняющих процедуру, а при необходимости и должности работников, контролирующих правильность ее выполнения

Вторая и последующие страницы РИ (СОП) должны содержать следующую информацию:
- наименование организации;
- номер и наименование РИ (СОП);
- номер версии РИ (СОП).
Со второй страницы начинается раздел «Основная часть», в нем даются ясные и четкие указания по выполнению каждого действия, изложенные в хронологическом порядке, которым должен следовать работник. При необходимости в основной части выделяются подразделы, например, «Подготовительные операции», «Расчет». При необходимости могут быть изложены только фундаментальные принципы.
В последнем разделе РИ (СОП) «Отражение в учетных регистрах» необходимо указать:
- куда заносить результаты выполнения процедуры,
- что предпринять, если возникают проблемы при выполнении процедуры (действия);
- кому сообщать об окончании процедуры (действия)

5. Приёмка товаров по количеству
Приемка по количеству товаров, поставленных в закрытой таре, обеспечивающей их сохранность, осуществляется по массе брутто и (или) количеству грузовых мест на соответствие данным о массе брутто и количестве грузовых мест, указанным в договоре и (или) в транспортных и сопроводительных документах.
Приемка по количеству товаров, поступивших без тары, в открытой или поврежденной таре, осуществляется по массе нетто и количеству товарных единиц.
Не допускается определение массы нетто путем вычитания массы тары из массы брутто по данным, указанным в сопроводительных и транспортных документах, без проверки фактической массы брутто и массы тары.
Приемка товаров по количеству товарных единиц проводится путем сплошного подсчета с полной выкладкой товара из тары (при необходимости и возможности из упаковки)

6. Приёмка товаров по качеству
Приемка товаров по качеству предусматривает их проверку на соответствие требованиям в отношении качества товаров, установленным договором, техническими нормативными правовыми актами, в том числе соответствие образцам (эталонам).
Одновременно проверяется тара и упаковка, маркировка на таре (упаковке) и товарах (при необходимости), выполнение иных условий, направленных на обеспечение сохранности и целостности товаров, на соответствие требованиям, установленным техническими нормативными правовыми актами и (или) другими обязательными правилами упаковки, маркировки, хранения и перевозки данных товаров. В процессе приемки товаров по качеству также проверяется их комплектность.
Приемка товаров по качеству может не проводиться в отношении товаров, которые предназначены для их последующей продажи (поставки) покупателем и продаются в оригинальной упаковке изготовителя (либо в соответствующих случаях – таре или упаковке продавца), имеющей исправное состояние и ненарушенное контрольное обеспечение сохранности, если иное не предусмотрено законодательством

Покупатель может установить несоответствие качества товаров после проведения их приемки, в том числе в процессе хранения (при соблюдении необходимых для обеспечения сохранности товаров условий), при подготовке товаров к розничной торговле или дальнейшей продаже, в случае их возврата последующим покупателем либо использования в производственных процессах при выявлении скрытых недостатков.
Выявленные скрытые недостатки отражаются в акте, который составляется покупателем в течение 24 часов с момента их обнаружения.
Продавец или покупатель вправе в порядке, установленном законодательством, опротестовать заключение экспертизы качества товара, а также потребовать проведения повторной или дополнительной экспертизы.
Повторная или дополнительная экспертиза товара может производиться в соответствии с законодательством.

7. Документальное оформление приёмки товаров
Основанием для получения товаров в аптеке является требование. В настоящее время товар на складе заказывается с использованием факс-модемной связи. Заказ поступает в отдел организации лекарственного обеспечения и реализации для корректировки. После корректировки требований в отделе на ЭВМ выписываются товарно-транспортные накладные (ТТН-1 или ТН-2). Они являются первичными учетными документами.
Накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы.
Накладная ТН-2 используется для отпуска и приемки товаров, если их перемещение осуществляется без участия автомобиля (почтой или нарочным).

Бланки накладных ТТН-1 и ТН-2 являются бланками строгой отчетности, приобретение и уничтожение которых осуществляется в порядке, установленном Инструкцией о порядке разработки, производства, учета. Хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в государственном реестре бланков строгой отчетности.

Накладная ТТН-1 оформляется грузоотправителем в четырех экземплярах:
первый, третий и четвертый экземпляры передаются водителю, экспедитору либо другому лицу, принявшему товар к перевозке, при этом первый экземпляр предназначен грузополучателю и является основанием для оприходования товара;
Второй экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товара с учета;
Третий и четвертый экземпляры предназначены перевозчику, при этом третий является основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги, а четвертый является основанием для учета транспортной работы.

Накладная по ф. ТН-2 оформляется грузоотправителем в двух экземплярах:
Первый экземпляр передается лицу, принявшему товар к доставке, и является основанием для оприходования товара у грузополучателя;
Второй экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товара с учета
Для получения товаров необходимо предъявление доверенности. На заведующего аптеки и его заместителя бухгалтерией УП «Фармация» ежегодно оформляется на склад генеральная доверенность по форме №М-2. На получение аптеками лекарственных средств, содержащих лекарственные средства списка «А», наркотические средства, психотропные вещества и этиловый спирт выписывается доверенность сроком до 3 месяцев. Другим лицам аптеки товар с аптечного склада отпускается по разовой доверенности (ф.№М-2а), срок действия которой 15 дней.

Все поступающие в аптеку товары регистрируются в «Журнале регистрации поступления товаров (ф. № 2-АП). В котором указываются дата получения, наименование поставщика, номер и дата накладной поставщика стоимость по ценам приобретения, стоимость по розничным ценам.
Лекарственные средства списка «А», наркотические лекарственные средства, психотропные вещества и этиловый спирт учитываются дополнительно в «Журнале предметно-количественного учета лекарственных средств и спирта этилового в аптеках (27-АП).
Поступившие в течение месяца товары в хронологической последовательности учитываются по каждой ТТН заведующим аптеки или МОЛ в приходной части «Товарного отчета» (ф. № 12-АП) по ценам приобретения и по розничным ценам

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Приемка товаров является важной составляющей частью работы аптеки. Данная операция обеспечивает выполнение последующих материальных функций, связанных с организацией рациональной продажи товаров. При организации приемки товаров в аптеке учитываются все основные нормы и правила, обеспечивающие эффективность данного процесса.
Для правильного руководства деятельностью аптеки необходимо располагать полной, точной и объективной информацией о приемке товаров.
Приемка товаров должна осуществляться в соответствии с правилами, установленными нормативными документами. Лица, участвующие в приемке товаров, должны хорошо знать эти документы и уметь ими пользоваться.