Оптимизация процесса работы с документами для исполнения контракта

Руководство проектом
Заказчик проекта
Руководитель проекта
Рабочая группа проекта
Настюкова Лариса Ивановна
Экономист ПЭО
Гаевская Елена Николаевна
Экономист ПЭО
Чернявская Елена Шамильевна
Заместитель главного врача по экономическим вопросам
Гаврилов Андрей Александрович Экономист ПЭО
Тоцкая Наталья Сергеевна Экономист ПЭО
Команда проекта
Желтобрюх Андрей Владимирович
Главный врач ОГБУЗ «Центр крови
Белгородской области»
Кожевникова Ольга Михайловна
Экономист ПЭО

Обоснование выбора процесса
Опрошено 6 сотрудников
Во время работы с документами для исполнения контракта экономистами ПЭО было замечено следующее:
- много времени занимает перенос документов между кабинетами, находящимися на разных этажах;
- низкая скорость формирования и выгрузки сведений об исполнении в программах АЦК и ЕИС;
- ошибки при работе в программе и возвраты программой их на доработку достигают 2-3% от общего количества
созданных электронных документов для исполнения контрактов;
- количество поставок товаров и оказания услуг по контрактам достигает 5–8 раз в день.
Для изучения ситуации было проведено анкетирование сотрудников ПЭО. В результате получены следующие данные:
- 50% считают, что необходимо улучшить неоптимальную логистику и убрать лишние передвижения персонала; - 33% указали потерю времени при создании и размещении сведений об исполнении контрактов в ЕИС и АЦК; - 17% опрошенных все устраивает.
Возникла необходимость в решении данных проблем.
Результаты анкетирования

Проведение хронометража и картирования процесса
Фото хронометража и картирования будут добавлены

Карта текущего состояния процесса работы с документами
для исполнения контракта на 07.06.2021 г.
Кабинет № 106
Экономист составляет акт приемки товара на основании товарной накладной
8 мин 50сек – 13 мин 20 сек
Кабинет № 207
Экономист сканирует документы для последующего размещения в системах АЦК и ЕИС
2 мин 8 сек – 3 мин 4 сек
Кабинет № 106
Поступление документов для исполнения контракта в ПЭО
Кабинет № 207
Экономист делает факт поставки в АЦК
3 мин 00 сек – 3 мин 14 сек
Кабинет № 207
Экономист создает сведения об исполнении в АЦК
5 мин 5 сек – 8 мин 14 сек
Кабинет № 207
Экономист выгружает сведения об исполнении из АЦК в ЕИС
4 мин 35 сек – 6 мин 24 сек
Приемная
Члены комиссии подписывают акт о приемке товара
1 час 48 мин – 4 часа 6 мин
2мин 31 сек -3 мин 00 с
150м
4
1
ВПП1 min = 2 ч 21 мин 11 сек
ВПП1 max = 4 ч 54 мин 40 сек
КП1 = 2 ч 33 мин 29 сек
ВПП2 min = 2 ч 11 мин 38 сек
ВПП2 max = 4 ч 39 мин 58 сек
КП2 = 2 ч 28 мин 20 сек
2 мин 34 сек – 3 мин 10 сек
150м
Вход
в ПЭО
Кабинет № 106
Экономист вносит данные в таблицу регистрации, указывает источник финансирования и статью расходов на товарной накладной 2 мин 00 сек – 5 мин 40 сек
2 мин 28 сек – 2 мин 34 сек
141м
3 мин 7 сек – 3 мин 10 сек
Выход
из ПЭО
Кабинет № 102
Экономист относит документы для оплаты в бухгалтерию
173м
5
Несвоевременная подготовка акта приемки товара
Затраты времени на перемещение документов из каб.106 в приемную и обратно, из каб.106 в каб.207, из каб.207 в бухгалтерию.
Затраты времени на подписание акта приемки товара комиссией
Низкое качество сканирования документов
Длительное время работы в АЦК
Длительная выгрузка сведений в ЕИС
3
2
6

Диаграмма «Спагетти» на 07.06.2021 г.
151-180 ” -
154-190 ” -
148-154 ” -
187-190 ” -
1
1
2
3
4
3
4
2

Пирамида проблем процесса
Федеральный
уровень
Региональный уровень
ОГБУЗ «Центр крови Белгородской области»
1
5
3
2
Несвоевременная подготовка акта приемки товара
Затраты времени на перемещение документов из каб.106 в приемную и обратно, из каб.106 в каб.207, из каб.207 в бухгалтерию.
Затраты времени на подписание акта приемки товара комиссией
Низкое качество сканирования документов
Длительное время работы в АЦК
Длительная выгрузка сведений в ЕИС
4
6

Древо проблем (5 почему?)
Несвоевременная подготовка акта приемки товара
Длительное
время работы в АЦК
Затраты времени на перемещение документов из каб.106 в приемную и обратно, из каб.106 в каб.207, из каб.207 в бухгалтерию
Длительная выгрузка сведений в ЕИС
Долго создаются сведения об исполнении, долго прикрепляются сканы документов
Файлы со сканами документов хранятся не упорядочено
Кабинеты ПЭО № 106 и № 207, приемная и бухгалтерия находятся на разных этажах, далеко друг от друга
Дополнительные затраты времени на исправление ошибок в актах, возвраты их на доработку
Сканер не может обеспечить требуемую четкость сканированных документов
Программа «зависает»
Коренная причина
Коренная причина
Коренная причина
Коренная причина
Коренная причина
Почему?
Почему?
Почему?
Почему?
Почему?
Почему?
Низкое качество сканирования документов
Почему?
Неоптимальная логистика
Использование в работе устаревшей оргтехники
Большая нагрузка на сервер, слишком много пользователей подключились одновременно
Сотрудники не в полной мере используют возможности программы
Почему?
Почему?
Коренная причина
Почему?
Упорядочить хранение файлов со сканами документов
Разработать СОК процесса
Разработать график работы по размещению сведений в программе
Почему?
Почему?
Коренная причина
Затраты времени на подписание акта приемки товара комиссией
Коренная причина
Отсутствие четкого алгоритма процесса подписания актов
Члены комиссии не всегда своевременно подписывают акты
Почему?
Почему?
Отсутствие единого шаблона для создания акта приемки товара
Почему?
Почему?

Анализ причин проблем

Анализ причин проблем

Паспорт проекта
«Оптимизация процесса работы с документами для исполнения контракта»

Диаграмма Ганта Мероприятия по реализации проекта
«Оптимизация процесса работы с документами для исполнения контракта»

Карта целевого состояния процесса работы с документами для исполнения контракта на 14.09.2021 г.
Кабинет № 207
Экономист составляет акт приемки товара на основании товарной накладной
8 мин 50сек – 13 мин 20 сек
Кабинет № 207
Экономист сканирует документы для последующего размещения в системах АЦК и ЕИС
2 мин 8 сек – 3 мин 4 сек
Кабинет № 207
Поступление документов для исполнения контракта в ПЭО
Кабинет № 207
Экономист делает факт поставки в АЦК
3 мин 00 сек – 3 мин 14 сек
Кабинет № 207
Экономист создает сведения об исполнении в АЦК
5 мин 5 сек – 8 мин 14 сек
Кабинет № 207
Экономист выгружает сведения об исполнении из АЦК в ЕИС
4 мин 35 сек – 6 мин 24 сек
Приемная
Члены комиссии подписывают акт о приемке товара 1 час 48 мин – 2 часа 00 мин
29-36 сек
28м
ВПП1 min = 2 ч 14 мин 36 сек
ВПП1 max = 2 ч 41 мин 8 сек
КП1 = 26 мин 32 сек
ВПП2 min = 2 ч 5 мин 1 сек
ВПП2 max = 2 ч 26 мин 25 сек
КП2 = 21 мин 24 сек
29-36 сек
28м
Вход
в ПЭО
Кабинет № 207
Экономист вносит данные в таблицу регистрации, указывает источник финансирования и статью расходов на товарной накладной 2 мин 00 сек – 5 мин 40 сек
Выход
из ПЭО
Кабинет № 102
Экономист относит документы для оплаты в бухгалтерию
3 мин 5 сек – 167м 3 мин 9 сек

Диаграмма «Спагетти» (целевое состояние)
29 - 36 ” -
29 - 36 ” -
185 - 189 ” -
2
1
3
3
2
1

Карта идеального состояния процесса
работы с документами для исполнения контракта
Кабинет № 207
Экономист сканирует документы для последующего размещения в системах АЦК и ЕИС
2 мин 8 сек – 3 мин 4 сек
Кабинет № 207
Поступление документов для исполнения контракта в ПЭО уже с актами приемки товара
Кабинет № 207
Экономист делает факт поставки в АЦК
3 мин 00 сек – 3 мин 14 сек
Кабинет № 207
Экономист создает сведения об исполнении в АЦК
5 мин 5сек – 8 мин 14 сек
Кабинет № 207
Экономист выгружает сведения об исполнении из АЦК в ЕИС
4 мин 35 сек – 6 мин 24 сек
ВПП1 min = 14 мин 48 сек
ВПП1 max = 20 мин 56 сек
КП1 = 6 мин 8 сек
ВПП2 min = 5 мин 5 сек
ВПП2 max = 8 мин 49 сек
КП2 = 3 мин 44 сек
Вход
в ПЭО
Кабинет № 207
Экономист вносит данные в таблицу регистрации, указывает источник финансирования и статью расходов на товарной накладной 2 мин 00 сек – 5 мин 40 сек
Выход
из ПЭО
Кабинет № 102
Экономист относит документы для оплаты в бухгалтерию
3 мин 5 сек – 167 м 3 мин 9 сек

на 14.09.2021 г.